Wissensverlust durch Pensionierung

Die Pension ist der krönende Abschluss eines erfolgreichen Berufslebens. Doch während die ehemaligen Mitarbeiter ihren wohlverdienten Ruhestand genießen, kann eine große Lücke im Unternehmen entstehen. WBI hat es sich zur Aufgabe gemacht, dem Wissensverlust durch Pensionierungen, Umstrukturierungen und Co. gezielt vorzubeugen.

Wie verhindert werden kann, dass jahrzehntelange Erfahrung einfach mit der Pensionierung verschwindet, zeigt WBI anhand der Geschichte von Franz:

Franz ist kein Mann für große Reden. Er braucht keine Bühne, keine Präsentation, keinen Applaus.
Franz ist einfach da. Immer schon gewesen. Er kennt jede Maschine, die Kunden mit ihren Eigenheiten, die Lieferanten und jeden einzelnen Mitarbeiter, der nach ihm angefangen hat. Seit 1988 arbeitet er in der Firma. Zuerst als Maschinenschlosser, später als Einrichter und zuletzt als ruhender Pol der gesamten Produktion.

Es gab Tage, da stand alles still – bis Franz kam. Wenn eine Anlage streikte, hörte er zuerst zu, dann schaute er sich alles in Ruhe an – und dann kam fast immer die passende Lösung: „Das ist die Kupplung. Die mag keine schnelle Anfahrt, schon gar nicht bei den schweren Teilen. Fahr sie weicher hoch.“ Kein Maschinenbauer hätte das vermutlich so in seiner Anleitung beschrieben – aber Franz wusste es und er hatte Recht. Es funktionierte.

Der stille Schatz und die große Lücke: Im Frühjahr steht Franz‘ Ruhestand an. Die Kollegen planen eine kleine Feier. Es gibt ein Geschenk, vielleicht eine goldene Schraube mit Gravur, vielleicht ein Fotobuch. Und viele werden sagen: „Schade, dass du gehst Franz. Du wirst fehlen.“

Wissensverlust im Unternehmen vermeiden

Zurück bleibt nicht nur eine freie Stelle. Sondern eine riesige Lücke. Nicht auf dem Papier. Nicht im ERP. Nicht im Intranet. Sondern im gesamten Betrieb. Sein wertvolles Wissen und seine jahrelange Erfahrung gehen mit ihm. Dieses Wissen ist nicht schriftlich festgehalten, sondern steckt in Köpfen, in Erfahrungen, in Routinen.

Und genau da liegt das Problem: Sein Wissen ist nirgends vermerkt. Es ist implizit, erfahren, gefühlt. Es wurde nicht digitalisiert, geschweige denn in einem System oder Unternehmenshandbuch festgehalten. Und doch ist es in jedem zweiten Handgriff wirksam und wird ständig benötigt.

Die Realität ist: Wissenstransfer passiert nicht von allein

Die kleinen Abweichungen im Prozess und das, was zwischen den Zeilen der Kundengespräche steht, sind nirgends niedergeschrieben. Selbst die „schlauen Umwege“, mit denen man Stillstand vermeiden kann, sind nicht erfasst. Und das passiert nicht aus Boshaftigkeit oder Absicht. Sondern weil der Alltag oft keine Zeit dafür lässt und Dokumentation oft zu kurz kommt. Weil „man das eh weiß“ – bis es niemand mehr weiß.

Dokumentation, die für Franz funktioniert

Mit dem Fiasko vom letzten Austritt im Hinterkopf, startet man dieses Mal anders: nicht mit einem riesigen Projekt, sondern mit einer einfachen Frage: „Franz, könntest du uns bitte ein paar Sachen aufschreiben – so wie du’s machst, nicht wie’s im Handbuch des Herstellers steht?“

Franz fühlt sich geehrt, ist aber keiner, der gerne stundenlang in einem System oder Wiki rumklickt. Word und Excel kennt er aber. Und die ein oder andere Präsentationen für die Azubis hat er auch schon gemacht. Deshalb muss eine unkomplizierte Lösung her, mit der Franz gut zurechtkommt. Die Anforderungen sind klar:

• Arbeiten mit vertrauten Programmen – ohne neues Tool, ohne Schulung
• Automatische Ablage am richtigen Ort – kein langes Suchen
• Durchsuchbarkeit und Nachvollziehbarkeit bei jedem Dokument – inklusive automatischer Versionisierung

So entsteht Woche für Woche ein ganzer Fundus an praktischem Wissen – Baustein für Baustein. Es wird alles gesammelt, was von erfahrenen Mitarbeitern mühsam erlernt werden musste. Franz nennt ihn seinen „digitalen Werkzeugkasten“. Darin sammelt er alles, was er seinem jüngeren Ich gern früher mit auf den Weg gegeben hätte – und was anderen heute Zeit, Nerven und Umwege ersparen kann:

• Checklisten für die Maschinenfreigabe
• Hinweise für spezielle Werkzeuge
• Anleitungen mit Fotos zum Troubleshooting, um Standzeiten zu verhindern
• Tipps für die Produktionsplanung
• Erfahrungswerte für Materialien und deren Tücken

Generationsübergreifender Wissenstransfer

Und das Wichtigste: Beide lernen dabei. Franz erkennt, wie viel Wissen er eigentlich hat. Leon saugt es auf wie ein Schwamm, konserviert es und weiß, dass er nicht allein ist. So bleibt das wichtigste Gut des Unternehmens erhalten. Wissen wird nachhaltig dokumentiert und an die nachfolgende Generation weitergegeben – ganz ohne Wissensverlust bei Personalwechseln.

Das Wissensmanagement-Tool im Hintergrund – WIVIO von WBI

Die Technik dahinter? Nahezu unsichtbar und somit zweitrangig für Franz. Einfach und verlässlich sollte es sein. Keinen Mehraufwand verursachen, sondern langfristigen Nutzen stiften.
Und genau hier unterscheidet sich WIVIO von vielen anderen Wissensmanagement-Tools am Markt:

• Erfassung in Word, Excel oder PowerPoint
• Intuitive Ablage – kein Systemwechsel, kein Schulungsaufwand
• Automatische Versionierung und Freigaben
• Suchbar, auffindbar, aktualisierbar
• Voll integriert in die tägliche Arbeit

So entsteht kein großes Projekt, das Mitarbeiter komplett vereinnahmt, sondern ein laufender Prozess, der sich niederschwellig in den Arbeitsalltag eingliedert. Und dieser Prozess ist nachhaltig und baut einen echten Wissensschatz auf.

Fazit: Es geht auch ohne Wissensverlust

Der Tag ist gekommen, an dem Franz in Pension geht. Mit Dank, Respekt und vielleicht einer goldenen Schraube mit Gravur.

Aber vor allem: Mit dem guten Gefühl, dass sein Wissen erhalten bleibt und er seinen Kollegen auch weiterhin helfen kann. Selbst wenn er längst daheim im Liegestuhl liegt und den Ruhestand genießt.

Denn das Unternehmen hat es geschafft, das Wissen aus seinem Kopf in einer Wissensdatenbank zu erfassen. Es ist nun fixer Bestandteil des Unternehmens. Nicht theoretisch. Nicht akademisch. Sondern echt, nachvollziehbar, lebendig.

Entdecken Sie mit WIVIO von WBI die passende Lösung für innerbetriebliche Wissensdokumentation, Wissensmanagement und professionellen Wissenstransfer für Ihr Unternehmen – damit Erfahrung dort bleibt, wo sie gebraucht wird: im Unternehmen!

Wissen geht mit in Pension – oder bleibt. Die Entscheidung liegt bei Ihnen!