Das Herzstück der WBI®Methode
Das Wissensdokument
Das Wissensdokument – kurz WiDok – ist das das primäre Medium, um relevantes Unternehmenswissen zu erfassen und es in weiterer Folge im Arbeitsalltag zu nutzen. Nach der ersten Veröffentlichung in einem Wissensmanagement-System (WMS) durchläuft ein WiDok regelmäßig den WBI-Prozess. Dadurch wird das Wissen laufend verteilt, genutzt, weiterentwickelt und gesichert.
WiDoks für interne und externe Zwecke
Metadaten eines WiDoks
Jedes Wissensdokument verfügt über spezifische Metadaten. Ein Teil dieser Metadaten wird bewusst auf dem WiDok angezeigt. Es ist dadurch als solches erkennbar und die wichtigsten Informationen sind somit gleich zur Hand. Die restlichen Metadaten werden in WIVIO im Hintergrund verwaltet.
Bei einem WiDok, das nur für den internen Gebrauch bestimmt ist, wird der sogenannte Dokumentenkopf dargestellt. Dieser beinhaltet den Titel des Dokuments, die eindeutige Dokumentennummer, die Kontaktinformationen des Inhaltsverantwortlichen, sowie das Datum der letzten Bearbeitung.
Wissensdokumente, die für den Austausch mit externen Personen gedacht sind, verfügen hingegen über ein externes Layout. Dieses inkludiert standardmäßig das Firmenlogo sowie eine Fußzeile mit der Firmenanschrift und der Dokumentennummer.
Wie alles begann…
Entstehungsgeschichte der Wissensdokumente
Alles begann im Jahr 1994 bei der Firma Meusburger. Der Firmengründer und damalige Geschäftsführer Georg Meusburger nutzte seine täglichen Betriebsrundgänge dazu, um sich ein Bild über die Abläufe im Betrieb und deren Optimierung zu machen. Bei einigen Stationen in der Produktion fiel ihm auf, dass Mitarbeiter sich Notizen gemacht hatten. Die Notizen der Mitarbeiter waren wertvolle Erfahrungen und brauchbare Informationen. Da diese Erfahrungen nicht nur für die einzelnen Mitarbeiter relevant waren, sondern auch für anderen Arbeiter an baugleichen Maschinen, ließ Georg Meusburger die Notizen elektronisch erfassen und verteilte sie dann an alle involvierten Mitarbeiter. Diese Notizen erleichterten somit auch deren Arbeit und steigerten damit die Effizienz. Immer mehr Notizen kamen hinzu, wodurch immer mehr Dokumente mit relevantem Unternehmenswissen entstanden. Mit der steigenden Anzahl an Wissensdokumenten, stiegen auch die Anforderungen an deren Verwaltung.
So wenig wie möglich, so viel wie nötig
Inhalt, Umfang & Kriterien
WiDoks sollten überschaubar und ansprechend gestaltet werden. Mittels einer allgemein verständlichen Sprache soll das WiDok das darin festgehaltene Wissen im Arbeitsalltag vermitteln. Ein WiDok darf also nicht zu komplex bzw. zu lang sein, da es sonst nicht mehr praktikabel ist. Es sollte innerhalb kürzester Zeit möglich sein, den Inhalt eines WiDoks zu erfassen. In unserem Handout „Dokumente leicht verständlich gestalten“ erfahren Sie unsere Tipps & Tricks für das Erstellen von Wissensdokumenten.
Natürlich sind nicht alle Dokumente in einem Unternehmen so relevant, dass sie im Wissensmanagement-System gespeichert werden müssen. WBI fokussiert dabei auf wertvolles Wissen, das für einen reibungslosen Unternehmensalltag benötigt wird. Es gibt daher klare Kriterien für die Erstellung von Wissensdokumenten, die wir Ihnen gerne als kostenlosen Download zur Verfügung stellen.
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