Das Herzstück der WBI®Methode
Das Wissensdokument
Das Wissensdokument – kurz WiDok – ist das Herzstück der WBI®Methode und das primäre Medium, um relevantes Unternehmenswissen zu erfassen und es in weiterer Folge wieder im Arbeitsalltag zu nutzen. Nach seiner ersten Veröffentlichung in einem Wissensmanagement-System (WMS) und durchläuft ein WiDok regelmäßig den WBI-Prozess. Das bedeutet, dass das darin befindliche Wissen laufend verteilt, genutzt, weiterentwickelt und gesichert wird.
Das Wissensdokument (WiDok)
Ein WiDok bildet eine managebare und standardisierte Einheit bzw. »Wissensportion«. Ähnlich einem »Frachtcontainer«, haben Wissensdokumente eine eindeutige Nummer und ein standardisiertes Aussehen, das auf einer Vorlage für Wissensdokumente basiert. Diese Vorlage gibt gewisse Bestandteile − sogenannte »Metadaten« − vor, die verpflichtend auf jedem Wissensdokument angeführt werden müssen. WiDoks sind immer dokumentenbasiert und in einem gängigen Dateiformat wie Word®, Excel®, PowerPoint® oder als PDF-Datei verfügbar. Dadurch können die meisten Benutzer in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung bleiben und der Schulungsaufwand reduziert sich auf ein Minimum.
Klassische Beispiele für Wissensdokumente sind Anleitungen, Auswertungen, Checklisten, Firmenpräsentationen, Formulare, Richtlinien, Schulungsunterlagen, Vorlagen usw.
Die folgende Liste mit potenziellen WiDoks soll Ihnen einen Anhaltspunkt bei der Suche nach bestehenden Wissensdokumenten bieten. Denn auch in Ihrem Unternehmen gibt es sicherlich schon viele potenzielle WiDoks, mit denen Sie jetzt gleich durchstarten können. Haken Sie auf der Liste einfach jene WiDoks ab, die Sie bereits im Unternehmen verwenden und markieren Sie diejenigen, die Ihnen noch fehlen, aber zukünftig relevant sein könnten.
Alles begann im Jahr 1994 bei Meusburger. Der Firmengründer und damalige Geschäftsführer Georg Meusburger nutzte seine täglichen Betriebsrundgänge dazu, um sich ein Bild über die Abläufe im Betrieb und deren Optimierung zu machen. Bei einigen Stationen in der Produktion fiel ihm auf, dass Mitarbeiter sich Notizen gemacht hatten. Die Notizen der Mitarbeiter waren wertvolle und brauchbare Informationen, denn jeder Einzelne von ihnen dokumentierte damit seine Erfahrungswerte bzw. sein Wissen. Da diese Erfahrungen nicht nur für die einzelnen Mitarbeiter relevant waren, sondern auch für alle anderen Facharbeiter an baugleichen Maschinen, ließ Georg Meusburger die Notizen elektronisch erfassen und verteilte sie dann an alle betroffenen Mitarbeiter. Diese Notizen erleichterten somit auch deren Arbeit und steigerten damit die Effizienz.
Immer mehr Notizen kamen hinzu, wodurch immer mehr Dokumente mit relevantem Unternehmenswissen entstanden. Mit der steigenden Anzahl an Wissensdokumenten, stiegen auch die Anforderungen an deren Verwaltung.
Jedes Wissensdokument verfügt über Metadaten. Ein Teil dieser Metadaten wird im Sinne der WBI®Methode bewusst auf dem WiDok angezeigt. Es ist dadurch als solches erkennbar. Der Rest der Metadaten wird im entsprechenden Wissensmanagement-System im Hintergrund verwaltet.
Bei einem Wissensdokument, das nur für den internen Gebrauch bestimmt ist, wird der sogenannte Dokumentenkopf dargestellt. Dieser beinhaltet den Titel des Dokumentes, die Dokumentennummer, die Kontaktinformationen des Inhaltsverantwortlichen sowie das Datum der letzten Bearbeitung. Der Dokumentenkopf sollte auf jedem Word®– und Excel®-Dokument im Unternehmen eingefügt werden.
Wissensdokumente, die für den Austausch mit externen Personen gedacht sind, verfügen hingegen über ein externes Layout. Dieses inkludiert standardmäßig eine Fußzeile, in welcher der Adressblock der Firma sowie die Dokumentennummer angeführt sind, sowie das jeweilige Firmenlogo. Das Layout unterscheidet sich also sichtlich von einem internen WiDok.
WiDoks sollten überschaubar und ansprechend gestaltet werden. Mittels einer allgemein verständlichen Sprache soll das WiDok das darin festgehaltene Wissen im Arbeitsalltag vermitteln. Es sollte dem Leser innerhalb kürzester Zeit möglich sein, den Inhalt eines WiDoks zu erfassen. Ein WiDok darf also nicht zu komplex bzw. zu lang sein, da es sonst nicht mehr praktikabel ist. „So wenig wie möglich, so viel wie nötig“ lautet die Devise.
In unserem Handout „Dokumente leicht verständlich gestalten“ erfahren Sie unsere Tipps & Tricks für das Erstellen von Wissensdokumenten.
Natürlich sind nicht alle Dokumente in einem Unternehmen so relevant, dass sie im Wissensmanagement-System gespeichert werden müssen. WBI fokussiert dabei auf wertvolles Wissen, das für einen reibungslosen Unternehmensalltag benötigt wird. Es gibt daher klare Kriterien für die Erstellung von Wissensdokumenten, die wir Ihnen gerne als kostenlosen Download zur Verfügung stellen.
