Funktionen

Das optimale Tool für Wissens­management

Cloudbasierter, unlimitierter Zugang weltweit und klare Zuständigkeiten durch definierte Verantwortungsbereiche.

WIVIO Funktionen

Softwareoberfläche und Menü im Überblick

Durch die übersichtliche und intuitive Benutzeroberfläche von WIVIO finden sich die Benutzer auch ohne großen Schulungsaufwand schnell zurecht. In der Hauptnavigation wird zwischen dem gemeinsamen und dem persönlichen Bereich (Mein Bereich) unterschieden. Die Menüpunkte Management und Konfiguration sind nur für Wissensmanager und Administratoren sichtbar. Sie können hier entsprechende Einstellungen am System und an den verschiedenen Features vornehmen.

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Mein Bereich

Im persönlichen Bereich kann sich jeder Benutzer Favoriten erstellen und seine persönlichen Wissensdokumente sowie seine Entwürfe verwalten. Hier kann auch mit einigen wenigen Klicks ein neues WiDok erstellt und veröffentlich werden. Zudem werden beim Menüpunkt „Aufgaben“ alle offenen ToDos des jeweiligen Users übersichtlich aufgelistet.

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Durchdachte Suchfunktion

Die intelligente und optimierte Suche ist ein wichtiges Kernelement von WIVIO. Durch die integrierte Volltextsuche, die Autokorrektur, die Autovervollständigung und die Verbindung von Dokumenten zu
Wissensgebieten kommen die User gezielt und schnell an das benötigte Wissen. Die Suchergebnisse werden durch den Suchalgorithmus nach Relevanz gereiht und können im zweiten Schritt variabel nach mehreren Parametern gefiltert werden. (z. B. nach Wissensgebiet, Inhaltsverantwortlichem, Format usw.)

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Sichtbarkeits- und Benach­richtigungs­gruppen

Bei jedem Dokument können in den Dokumentendaten die Sichtbarkeit und die Benachrichtigungen eingestellt werden. Es können jeweils einzelne Benutzer oder ganze Gruppen hinzugefügt werden. Dadurch ist das Wissen ziel­gruppen-­spezifisch sichtbar und wird an die relevanten Personen verteilt.

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Wiedervorlage & Aktualitäts­kontrolle

In regelmäßigen Abständen werden die Inhaltsverantwortlichen automatisch durch das Wiedervorlage-Feature von WIVIO daran erinnert, ihre Wissensdokumente zu überarbeiten. Den jeweiligen Zeitraum für diesen praktischen Reminder kann jeder Inhaltsverantwortliche für jedes Dokument selbst auswählen. Im Rahmen der Über­arbeitung müssen die Dokumente vom Zuständigen dann auf Aktualität, Relevanz und Richtig­keit überprüft und ggf. überarbeitet, erneuert oder gelöscht werden. Die jeweiligen Änderungen werden im sogenannten Änderungs­kommentar erfasst und mit der Benach­richtigung an alle Beteiligten versendet.

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Versionierung & Historie

In WIVIO verfügt jedes veröffentlichte WiDok über eine durchgängige Bearbeitungs-Historie, über welche der Versionsverlauf nachvollziehbar wird. Während ein Dokument überarbeitet wird, bleibt stets die letztgültige Version des Wissens­dokuments für alle anderen Benutzer sichtbar. Den aktuellen Stand der Über­arbeitung sehen sie nicht. Das WiDok ist in diesem Zeitraum auch zur Über­arbeitung durch alle andern Wissens­arbeiter gesperrt. Die Versionierung sowie die Darstellung aller Vorgänger­versionen ist speziell für Betriebe mit ISO-Zertifizierung relevant.

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Wissensgebiete & Verlinkungen

Wissensgebiete (WG) dienen der Gliederung und übersichtlichen Darstellung des gesammelten Unternehmenswissens. Sie dienen der kontextabhängigen Klassifizierung und können vom Inhaltsverantwortlichen bei jedem Dokument einzeln hinterlegt werden. WIVIO generiert für alle Wissensgebiete und Wissensdokumente „stabile Links“. Daher können diese Links sehr elegant in andere Umgebungen wie z. B. ein ERP-System, ein CRM System, ins Intranet oder in anderen Tools integriert werden.

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AD Anbindung & Benutzer­verwaltung

WIVIO Enterprise ermöglicht die praktische Anbindung an das firmeneigene Active-Directory via Azure AD (Cloud) oder Microsoft Windows AD (on-prem). Dadurch müssen die Benutzerdaten nicht manuell eingepflegt werden, sondern werden über das AD zentral übernommen. Die doppelte Verwaltung und Pflege entfällt. Zusätzlich werden auch die AD-Gruppen sowie die Organisations-Struktur aus dem Active Directory übernommen, wodurch die hinterlegten Hierarchien praktische WIVIO-Features, wie die Benachrichtigungen des Vorgesetzten, begünstigen.

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Statistiken & Auswertungen

Über den Menüpunkt „Management“ können verschiedene Themen anonymisiert ausgewertet und gefiltert werden. Diese Auswertungen umfassen offene Aufgaben, Suchanfragen und Suchtreffer innerhalb von frei definierbaren Zeiträumen, Interaktionen mit WiDoks sowie Statistiken über Inhalts­verantwortliche und gelöschte WiDoks. Aus den wichtigsten Kennzahlen kann dann eine detaillierte Wissens­bilanz erstellt und im Laufe der Zeit erweitert werden. Dadurch sieht man nicht nur die Entwicklung der Wissens­datenbank im Zeitverlauf, sondern kann Miss­stände erkennen und Maßnahmen setzen.