Funktionen
WIVIO – das optimale Tool für Wissensmanagement
Cloudbasierter, unlimitierter Zugang weltweit und klare Zuständigkeiten durch definierte Verantwortungsbereiche – das ist WIVIO. Unser digitales, leistungsstarkes Wissensmanagement-System überzeugt durch zahlreiche praktische Funktionen und ist sehr einfach und intuitiv in der Bedienung. Gerade das schätzen auch unsere Kunden, für die WIVIO ein wichtiger Bestandteil ihres Arbeitsalltags geworden ist. Denn WIVIO fördert den Wissensaustausch, verbindet Menschen und integriert die Wissensarbeit einfach in den Arbeitsalltag.
Testen Sie unser Wissensmanagement-Tool WIVIO jetzt für 30 Tage kostenlos und integrieren Sie die strukturierte Wissensdatenbank in Ihren Unternehmensalltag.
WIVIO – ein erster Überblick
Erste Schritte mit WIVIO
Mit WIVIO können Sie erfolgreiches Wissensmanagement im Unternehmen schnell und unkompliziert umsetzen. In diesem Video erhalten Sie einen Überblick über die Benutzeroberfläche und lernen die Basis-Funktionen des Tools kennen wie:
- Suchen
- Filtern
- Ihr erstes Wissensdokument (WiDok) erstellen
Durch das konsequente Sichern von Wissen in WIVIO, wird das kollektive Know-how zentral, transparent und effizient verwaltet und langfristig verfügbar gemacht.
Mit unserem Wissensmanagement-Tool WIVIO erhalten Sie einen strukturierten Überblick über das gesamte Unternehmenswissen und alle gesammelten Wissensdokumente. Das Tool unterstützt Sie in Ihrem Berufsalltag und hilft Ihnen, den innerbetrieblichen Wissensaustausch geordnet und intuitiv zu gestalten. Die benutzerfreundliche Oberfläche und reibungslose Integration von Microsoft Office macht die Wissensmanagement-Software zu einem unverzichtbaren Begleiter in Ihrem Unternehmen.
Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie WIVIO 30 Tage lang kostenlos.
WIVIO – das Menü
Softwareoberfläche und Menü im Überblick
WIVIO bietet Ihnen eine übersichtliche und intuitive Benutzeroberfläche, auf der sich User auch ohne großen Schulungsaufwand zurechtfinden können.
- Die Hauptnavigation unterscheidet zwischen dem gemeinsamen und dem persönlichen Bereich (Mein Bereich)
- Die Menüpunkte Management und Konfiguration sind nur für Wissensmanager und Administratoren sichtbar
- Entsprechende Einstellungen im System & Auswahl verschiedener Features
WIVIO – personalisierter Bereich
Mein Bereich
Im persönlichen Bereich des Wissensmanagement Tools bekommen Sie als User einen Überblick über alle Ihre Wissensdokumente, Ihre Entwürfe und Ihre Aufgaben. Die wesentlichen, praktischen Features sind:
- Neue WiDoks erstellen & veröffentlichen
- Entwürfe verwalten
- Favoriten anzeigen
- Auflistung aller offenen ToDos
- Health-Dashboard zur Überprüfung der Dokumentenqualität
WIVIO Funktionen
Durchdachte Suchfunktion
Die intelligente und optimierte Suche in WIVIO ist ein wichtiges Kernelement von WIVIO. Diese umfasst:
- integrierte Volltextsuche
- Semantik
- Autovervollständigung
- praktische Filter (Wissensgebiete, Zuständiger, Datum, usw.)
Die Suchergebnisse werden durch den Suchalgorithmus nach Relevanz gereiht und können im zweiten Schritt variabel nach mehreren Parametern gefiltert werden. (z. B. nach Wissensgebiet, Inhaltsverantwortlichem, Format usw.)
Zugriff auf das Wesentliche
Sichtbarkeits- und Benachrichtigungsgruppen
Bei jedem Dokument können in den Dokumentendaten die Sichtbarkeit und die Benachrichtigungen eingestellt werden. Es können jeweils einzelne Benutzer oder ganze Gruppen hinzugefügt werden. Dadurch ist das Wissen zielgruppen-spezifisch sichtbar und wird an die relevanten Personen verteilt.
- Zuordnung einzelner Benutzer oder ganzer Gruppen
- Alle Beteiligten werden bei Änderungen gezielt benachrichtigt
- Einstellung zielgruppen-spezifischer Sichtbarkeit
- Anbindung via AD für Admins möglich
WIVIO – immer aktuell dank Reminder
Wiedervorlage & Aktualitätskontrolle
Durch das Wiedervorlage-Feature unseres Wissensmanagement Tools werden die Inhaltsverantwortlichen in regelmäßigen Abständen automatisch an die Überarbeitung der Wissensdokumente erinnert. Dabei profitieren Sie von folgenden praktischen Funktionen:
- Zeitraum kann selbst definiert werden
- Dokumente werden auf Aktualität, Relevanz und Richtigkeit überprüft
- Die regelmäßige Überarbeitung und Erneuerung versichert verlässlichen Wissenserhalt und hebt die Dokumentenqualität
- Änderungskommentar wird an alle Beteiligten versendet und gibt Aufschluss darüber, was überarbeitet wurde
WIVIO – versionsgesichert & nachvollziehbar
Versionierung & Historie
In unserem Tool verfügt jedes veröffentlichte WiDok über eine durchgängige Bearbeitungshistorie, in der der Versionsverlauf zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar dargestellt wird.
- Bei Bearbeitung bleibt die letztgültige Version für andere User sichtbar, ist jedoch schreibgeschützt
- Der aktuelle Stand ist während der Bearbeitung nicht einsehbar
- Versionierung & Darstellung aller Vorgängerversionen ist besonders relevant für Betriebe mit ISO-Zertifizierung
WIVIO – Wissen klar strukturiert
Wissensgebiete & Verlinkungen
Wissensgebiete (WG) dienen der Gliederung und übersichtlichen Darstellung des gesammelten Unternehmenswissens. Für Wissensgebiete bietet WIVIO folgende Optionen:
- Kontextabhängige Klassifizierung
- Einzelne Zuteilung durch den Inhaltsverantwortlichen
- Generierung “stabiler Links” für alle Wissensgebiete und Wissensdokumente
- Flüssige Integration in andere Umgebungen und Tools
- Linkgenerierung für ERP-Systeme, CRM-Systeme & Intranet
WIVIO – zentrale Userverwaltung für Administratoren
AD Anbindung & Benutzerverwaltung
WIVIO Enterprise ermöglicht die praktische Anbindung an das firmeneigene Active-Directory, wodurch die Benutzerdaten nicht manuell eingepflegt werden müssen, sondern zentral über das AD übernommen werden.
- Keine doppelte Pflege dank zentraler Verwaltung
- Praktische Anbindung an das firmeneigene Active-Directory via Azure AD (Cloud) oder Microsoft Windows AD (onPremises)
- Übernahme der AD-Gruppen & Organisationsstruktur möglich
- Integration der hinterlegten Hierarchien in Features des Tools (z. B. Benachrichtigungen der Vorgesetzten)
WIVIO – Überblick bewahren und Wissenslücken erkennen
Statistiken & Auswertungen
Über den Menüpunkt „Management“ können verschiedene Themen anonymisiert ausgewertet und gefiltert werden. Diese Auswertungen umfassen:
- Offene Aufgaben
- Suchanfragen & Suchtreffer innerhalb von frei definierbaren Zeiträumen
- Interaktionen mit WiDoks
- Inhaltsverantwortliche
- Gelöschte WiDoks
- Wissenslücken
WIVIO erstellt aus den wichtigsten Kennzahlen eine detaillierte Wissensbilanz, die im Laufe der Zeit erweitert werden kann. Dadurch kann nicht nur die Entwicklung der Wissensdatenbank im Zeitverlauf rückverfolgt werden – es können auch Missstände erkannt und Maßnahmen gesetzt werden.
Jetzt WIVIO als Demo-Version für 30 Tage kostenlos testen:
