Was KI für die Zukunft des Wissensmanagements bedeutet

Durch den Einsatz von KI-Tools wie Chat GPT, Bard & Co wird die Beschaffung von Wissen, sowie die Generierung von Content, zwar erleichtert, der Einsatz von KI bringt jedoch auch zahlreiche neue Herausforderungen mit sich. So besagen erste Studien, dass rund 70 % der Mitarbeitenden zwar schon KI-Tools beruflich nutzen, allerdings nur im Geheimen. Einerseits, da sie sich aufgrund er oftmals schlechten oder widersprüchlichen Ergebnisse von kostenlosen KI-Tools nicht trauen, ebendiese Ergebnisse mit Kolleg:innen zu besprechen. Andererseits, weil das Thema schlichtweg noch nicht in allen Unternehmen angekommen ist, geschweige denn akzeptiert wird.

Wäre es hier nicht viel sinnvoller, das Thema als Unternehmen zentral anzugehen, das optimale Tool zu recherchieren und es den Mitarbeitenden mit den notwendigen Tipps und Vorgaben zur Verfügung zu stellen? Dadurch können etliche Stunden der parallelen Recherchen und Tests eingespart werden und stattdessen der Wissensarbeit dienen.

• Doch welche Anbieter und Tools gibt es überhaupt?
• Welche Tools eignen sich beispielsweise für eine KI-gestützte Wissensarbeit?
• Und welche Tipps & Tricks gilt es zu beachten?

Einige wichtige Fragen, die es vor der Implementierung einer firmeneigenen KI zu klären gilt. Doch noch viel wichtiger ist die Frage, auf welche Datenbasis sich dieses KI-Tool überhaupt stützen soll. Und genau hier kommt Wissensmanagement als grundlegende Komponente ins Spiel.

Wissensmanagement bildet die Datenbasis der KI

Damit eine firmeninterne KI richtig arbeiten kann, braucht sie Zugriff auf eine umfassende, qualitativ hochwertige und aktuelle Datenbasis. Im ersten Schritt muss das relevante Unternehmenswissen also erfasst und zentral zur Verfügung gestellt werden. Dazu braucht es Mitarbeiter mit relevantem Wissen, die den Sinn von Wissensmanagement verstanden haben und bereit sind ihre Expertise mit anderen zu teilen.

Diesen wertvollen „Wissensarbeitern“ muss ein einfaches und intuitives Tool wie WIVIO an die Hand gegeben werden, mit dem sie schnell und unkompliziert ihr Wissen im Arbeitsalltag erfassen können, ohne von ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten zu werden. WIVIO setzt hier bewusst auf Microsoft^® Word, Excel oder PowerPoint, denn mit diesen weit verbreiteten Programmen können Mitarbeiter ihr Wissen schnell und unkompliziert erfassen und bleiben dennoch in ihrer gewohnten Softwareumgebung.

KI als Erleichterung im Arbeitsalltag

Erst im zweiten Schritt, kann ein KI-Tool das erfasste Wissen als Datenbasis heranziehen und damit Erleichterungen im Arbeitsalltag der Benutzer schaffen. Die Qualität der Ergebnisse der KI ist dabei maßgeblich von der Qualität des erfassten Unternehmenswissens abhängig. Wenn die KI also mit schlechten, veralteten oder falschen Inhalten gespeist wird, werden auch die Antworten auf die Prompts der Mitarbeiter entsprechend unzufriedenstellend sein. Man könnte auch sagen „Shit in – Shit out“. Kann die firmeninterne KI hingegen auf eine umfassende Sammlung von aktuellen und relevanten Wissensdokumenten (WiDoks) zugreifen, stellen die ausgegebenen Antworten eine enorme Arbeitserleichterung dar.

Hatte wir das nicht schon einmal?

Doch auch wenn das Wissen erfasst wurde, gibt es noch eine weitere Hürde: die Gewährleistung der Aktualität von Inhalten. Denn selbst wenn Wissen zentral in einem Wiki oder einem Laufwerk erfasst wurde, besteht im Laufe der Zeit die Gefahr, dass diese Inhalte veraltet oder fehlerhaft sind. Die Dynamik der Geschäftswelt erfordert jedoch ständige Aktualisierungen und Anpassungsfähigkeit. Es ist also eine Herausforderung, sicherzustellen, dass die interne Wissensbasis immer auf dem neuesten Stand ist. Hier kann nur ein Wissensmanagement-System (WMS) mit entsprechenden Wiedervorlage- und Aktualisierungsmechanismen Abhilfe schaffen. Dieses sollte sich, wie WIVIO, optimal in die bestehende Softwarelandschaft eingliedern und alle relevanten Personen durch proaktive, zielgerichtete Benachrichtigungen zeitnah über Änderungen und Korrekturen informieren.

Unausweichlich

Wissensmanagement wird durch KI also nicht verdrängt – ganz im Gegenteil: Wissensmanagement ist die notwendige Grundlage für jede firmeninterne KI-Lösung. Es wird in Zukunft daher immer wichtiger sein, eine verlässliche Wissensdatenbank zu haben, auf die sich die KI beziehen kann, um Ergebnisse in einer entsprechenden Qualität ausgeben zu können. Denn KI ist ein exponentiell wachsendes Thema und unaufhaltbar!

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Hands-on KI Workshops am 27. Juni 2024

Auch das Handling von KI-Tools, sowie beispielsweise das richtige Prompten und der Einsatz der richtigen Tools will gelernt sein. Daher öffnen wir von WBI am 27. Juni 2024 unsere Türen und laden zum 5. Treffpunkt | WISSEN zu uns nach Hohenems/Österreich. Unter dem Motto „Future Work Skills“ treffen sich an diesem Nachmittag Experten, Praktiker und Interessierte, um sich über die neuesten Trends und Entwicklungen im Bereich Wissensmanagement auszutauschen und sich inspirieren zu lassen. Die Veranstaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, von renommierten Keynote-Speakern zu lernen, Erfolgsgeschichten aus der Praxis zu hören und die WIVIO-Software sowie KI-Tools live zu testen.

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