Wissensmanagement in der Hotel- und Tourismus-Branche
Mehr Effizienz in Tourismus und Hotellerie
Die Tourismus- und Freizeit-Branche gehört zu den wenigen Wirtschaftssektoren, der trotz der wirtschaftlichen Lage noch wächst. Doch hoher Kostendruck, Personalmangel und kurze Vertragslaufzeiten gehören für viele Betriebe längst zum Alltag. Mehr Effizienz in Tourismus und Hotellerie gewinnt an Bedeutung. Neue Mitarbeitende starten oft unter Zeitdruck und ohne strukturierte Einarbeitung. Sprachbarrieren erschweren zudem die Kommunikation.
Gleichzeitig steigen die Erwartungen der Gäste: Sie verlangen das perfekte Urlaubserlebnis. Das inkludiert neben freundlichem, kompetentem Personal auch reibungslose Abläufe und verlässlichen Service auf höchstem Niveau.
Doch wenn Prozesse nicht klar dokumentiert sind und Wissen ausschließlich in den Köpfen einzelner Fachkräfte steckt, entstehen Lücken. Es wird improvisiert – und genau das bleibt nicht unbemerkt.
Mehr als 150 Kunden
in Österreich, Deutschland und der Schweiz vertrauen auf WIVIO von WBI
Viele Erwartungen – harte Beurteilung: Kundenzufriedenheit im Fokus
Kleiner Fehler – langwierige Folgen
In Zeiten von Google-Bewertungen und Booking.com-Rezensionen wirkt sich mangelnde Servicequalität direkt auf die Reputation des Betriebs aus. Bereits kleine Probleme können Gäste dazu bewegen, ihren Unmut online kund zu tun.
Gäste spüren, ob ein Team eingespielt agiert oder ob Unsicherheit herrscht. Hier zählt oft der erste Eindruck. Doch in manchen Betrieben steht Wissen einfach nicht schnell genug zur Verfügung. Genau hier setzt Wissensmanagement an!
Ob Check-in-Prozess, Sonderwünsche der Stammkunden, Reinigungsprotokolle oder Notfallpläne: Alles ist klar beschrieben, auffindbar, aktuell und versioniert. Zuständigkeiten sind hinterlegt, Inhalte können aktualisiert und Abläufe verbessert werden. Keine doppelten Rückfragen, keine ineffizienten Einschulungen und kein Informationsverlust bei vermehrtem Personalwechsel.
Schwierige Vorrausetzungen in Hotel- und Tourismusbetrieben
Herausforderungen der Branche
Unternehmen in der Hotellerie, Gastronomie und in der Freizeitwirtschaft bilden zusammen eine wichtige Säule der Wirtschaft. Neben saisonalen Schwankungen stehen viele Betriebe in Österreich, Deutschland und der Schweiz vor zahlreichen Herausforderungen, die es zu lösen gilt:
- Sprachbarrieren führen zu Verunsicherung und Missverständnissen
- Wissen ist verstreut, unvollständig und veraltet
- Saisonbetrieb erhöht die Fluktuation im Unternehmen
- Lange Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen
- Wichtige Erfahrungen sind an einzelne Personen gebunden
- Rückfragen stören und zeugen von einer schlechten Auskunftsfähigkeit
- Redundante Dokumente und Listen verunsichern das Team
Dokumentenbasierte Wissensarbeit als Arbeitserleichterung für alle im Team
Schaffen Sie die Basis für Exzellenz
Von betrieblichem Wissensmanagement sowie vom Einsatz des Wissensmanagement-Tools WIVIO profitieren nicht nur Hotelmanager:innen und andere Führungskräfte. Es ist eine Bereicherung für alle Abteilungen und Teammitglieder:
Rezeption: Formulare, Vorlagen & notendige Infos jederzeit zur Hand
Küche: Allergenlisten & Lieferantenprozesse – zentral verfügbar
Service: Standards, fachspezifisches Wissen & Mitarbeiter-Knigge
Housekeeping: Standards, Sonderwünsche & Abläufe sind stets abrufbar
Instandhaltung: Pläne & Anleitungen prompt verfügbar – auch am Handy
HR: Strukturierte Einschulung & standardisiertes Onboarding
Management: alles Wesentliche im Blick sowie Platz für neue Ideen
WBI als Lösung für Hotellerie und Tourismus
WIVIO – die perfekte Wissensdatenbank für Ihren Betrieb
WIVIO ist ein dokumentenbasiertes Wissensmanagement-Tool, das sich für Betriebe mit hoher Personalfluktuation, mit vielen Teilzeit- oder Saisonkräften, sowie hoher Sprachvielfalt eignet. Es dient als zentrale, strukturierte Wissensbasis für alle Mitarbeitenden und bietet zahlreiche Vorteile:
Sofort einsatzbereit
✅ Zentraler 24/7 Zugriff auf Informationen
✅ Smarte KI Suche und KI Chatbot
✅ Checklisten und Vorlagen teilen & nutzen
✅ Förderung der Digitalisierung
Teams stärken
✅ Klare Zuständigkeiten definieren
✅ Verbesserte Zusammenarbeit
✅ Automatisierte Abläufe als Erleichterung
✅ Missverständnissen vorbeugen
Intuitives System
✅ Minimaler Einschulungsaufwand
✅ Einfacher Upload bestehender Dateien
✅ Gezielte Benachrichtigungen
✅ Automatische Erinnerungen
Verbessertes On- und Offboarding
✅ Effiziente Übergaben bei Personalwechsel
✅ Niederschwellige Mitarbeiterschulungen
✅ Kürzere Einarbeitungszeiten
✅ Standardisierte HR-Prozesse
Optimal für mehrsprachige Teams
✅ Fragen in der Muttersprache stellen
✅ Übersetzte Antworten mittels KI Chatbot
✅ Verständliches, kontextspezifisches Wissen
✅ Sprachbarrieren & Fehler minimieren
Einheitliche Kommunikation
✅ Fehlern und Widersprüchen vorbeugen
✅ Einheitliche Wissensquelle als Basis
✅ Befähigtes, kompetentes Personal
✅ Erhöhte Kundenzufriedenheit
Praktische Anwendungsfälle im Arbeitsalltag und für Krisenzeiten
Wo WIVIO sie zudem unterstützt
Die folgenden Herausforderungen lassen sich durch eine strategische Verknüpfung von Wissensmanagement und Organisationsentwicklung langfristig lösen:
- Standardisierte Prozesse für Top-Servicequalität
- Förderung einer Lernkultur, in der Wissen aktiv weitergegeben wird
- Aufbau einer digitalen Lernplattform für Lehrlinge
- Einführung von Mentoring- und Schulungsprogrammen zur internen Weiterbildung
- Etablierung eines Offboarding-Prozesses zur Wissenssicherung
- Aufbau eine digitalen Notfallplans & Krisenhandbuchs für den Ernstfall
- Entwicklung, Dokumentation und Schulung von Standards für Nachhaltigkeit im Betrieb (z. B. Green Tourism Labels)
Ausbildung der Fachkräfte von Morgen
Lehrlinge ausbilden & halten
Gerade in Lehrberufen wie Restaurantfachmann/frau, Koch/Köchin, Hotel & Gastgewerbeassistenz oder Eventkauffrau/-mann wird betriebliches Wissen meist von Generation zu Generation mündlich weitergegeben. Es sind oft die kleinen Dinge, die hier einen großen Unterschied ausmachen und es daher wert sind, langfristig gesichert zu werden.
WIVIO unterstützt Lehrbetriebe in Deutschland, Österreich und der Schweiz daher gezielt beim Aufbau einer digitalen Lernplattform für Auszubildende und Lehrlinge, in der dieses wertvolle Erfahrungswissen schriftlich erfasst werden kann. Praktische Tipps und Erfahrungswerte verbleiben so im Betrieb, selbst wenn Mitarbeiter wechseln. Wertvolles Wissen wird bewahrt und ist auch von unterwegs für die Fachkräfte von Morgen zugänglich.
