Die 8 Bausteine des Wissensmanagements

Der Kreislauf des Wissens im Unternehmen

Der Kreislauf wird üblicherweise ausgehend von den Wissenszielen abgearbeitet bzw. durchlaufen. Er endet jedoch nicht bei der Wissensbewertung, denn die Ergebnisse der Wissensbewertung fließen ständig wieder in die neue Definition der Wissensziele ein:

1. Baustein: Die Wissensziele sollen in einem Unternehmen oder in einer Organisation eine eindeutige Strategie bzw. Richtung vorgeben. Es wird definiert, wo Bedarf herrscht, und festgelegt, in welchen Bereichen welche Kompetenzen zukünftig aufgebaut werden sollen.

Bei WBI geben die definierten Wissensgebiete an, welche Themen jetzt und künftig relevant sind. Ziel ist es, WiDoks mit entsprechendem Inhalt zu erarbeiten.

2. Baustein: Die Wissensidentifikation soll einen Überblick über interne und externe Daten, Informationen und Fähigkeiten im Wissensumfeld des Unternehmens schaffen.

Bei WBI wird durch die gemeinsame Wissensdatenbank, und die darin enthaltenen aktuellen WiDoks, Transparenz über das wichtige Wissen hergestellt. Durch die Regelung der Verantwortung sind auch die Experten zu jedem Thema bekannt. Mit dem Personenmodul von WIVIO ist zu jeder Zeit sichtbar, wer welche Wissensdokumente bzw. Wissensgebiete (Themen) verantwortet.

3. Baustein: Beim Wissenserwerb geht es um die Nutzung von externem Know-how bzw. um die Akquise von neuen, kompetenten Mitarbeitern.

Bei WBI wird mit externen Experten zusammengearbeitet. Spezielle Rechte für externe Benutzer ermöglichen es, dass Wissen von außerhalb in die WiDoks mit einfließt und eine gemeinsame Weiterentwicklung erfolgen kann. Wissensgebiete ohne verantwortliche Person zeigen Wissenslücken auf und können mit neuen Mitarbeitern gezielt geschlossen werden.

4. Baustein: Bei der Wissensentwicklung geht es, im Gegensatz zum externen Wissenserwerb, um die interne Entwicklung von Kompetenzen und das interne Aneignen von neuem Wissen.

Bei WBI werden täglich neue Erkenntnisse aus dem Arbeitsalltag in WiDoks gesichert. Das Zusammenführen von Theorie und Praxis ermöglicht ein ständiges Vorankommen. Die Definition wichtiger Wissensgebiete zu denen neue WiDoks entstehen sollen, schafft die Entwicklung neuer Wissensbestände.

5. Baustein: Bei der Wissens(ver)teilung geht es darum, wer was und in welchem Umfang wissen muss bzw. bekommen soll. Das Wissen soll an der richtigen Stelle zu finden sein. Mitarbeiter werden dazu angehalten zuerst die Wissensdatenbank zu durchsuchen und erst dann Kollegen um Hilfe zu bitten.

Bei WBI gibt es zwei Arten von Gruppen, die pro WiDok hinterlegt werden können: Die Benachrichtigungsgruppe regelt, welche Benutzer eine aktive Benachrichtigung vom System erhalten sollen, wenn sich bei ihren Themen etwas Neues ergibt. Die Sichtbarkeitsgruppe regelt hingegen, ob ein Benutzer über die notwendigen Sichtbarkeitsrechte verfügt, um eine WiDok in der Wissensdatenbank zu finden und zu lesen.

6. Baustein: Die Wissensnutzung sieht den produktiven Einsatz des Unternehmenswissens im Betrieb vor.

Bei WBI fordert die Aufgabe Lesen alle Mitarbeiter auf, das neue Wissen zu lesen und im Anschluss zu nutzen. Die automatische Aktualitätskontrolle von längstens einem Jahr garantiert aktuelle und richtige Inhalte. Dadurch nutzen die Mitarbeiter die WiDoks umso lieber, was die Motivation der Inhaltsverantwortlichen weiter fördert. Die Inhalte der WiDoks sind jeweils auf einem aktuellen, gültigen Stand, auf den man sich beziehen kann und auch soll. Die WiDoks bilden also die gemeinsame Basis für Besprechungen, Handlungen und Entscheidungen.

7. Baustein: Die Wissensbewahrung befasst sich mit dem Speichern und Aktualisieren von Wissen im Unternehmen.

Bei WBI wird das Wissen durch die zentrale Ablage langfristig gespeichert. Ältere Versionen des Dokuments werden in einer „Historie“ gesichert und können dadurch später erneut betrachtet oder wiederhergestellt werden.

8. Baustein: Beim letzten Baustein, der Wissensbewertung, steht die Erreichung der Wissensziele im Vordergrund. Das Ergebnis der Wissensbewertung fließt daher auch wieder in die Aktualisierung bzw. Definition der neuen Wissensziele ein. Hier schließt sich der Kreislauf aller 8 Bausteine schließlich.

Bei WBI liefert die Auswertung des Wissensmanagement-Systems erste Anhaltspunkte für die Messung des Erfolgs. Die Anzahl der WiDoks liefert Informationen darüber, wie stark Wissensmanagement im Unternehmen gelebt wird. Das Clustern von themenbezogenen WiDoks mittels Wissensgebieten liefert Kenntnisse über besonders wissensintensive Prozesse oder Aufgaben.