Wie viel Zeit verschwenden Mitarbeitende mit Suchen und Versionensalat?
WIVIO: Digitales Dokumentenmanagement
Digitales Dokumentenmanagement bezeichnet die softwaregestützte Verwaltung sämtlicher relevanter Unternehmensdokumente: von internen Prozessbeschreibungen, über Arbeitsanweisungen und Handbücher bis hin zu praktischen Vorlagen. Ziel ist es, dass Mitarbeitende jederzeit Zugriff auf die aktuell gültige Version eines Dokuments haben, ohne langes Suchen, ohne Versionschaos und ohne Informationsverlust. Ein System für Dokumentenmanagement beantwortet vier wesentliche Grundfragen:
- Wo liegt das Dokument? ➡️ Ablage & Struktur
- Wer darf es sehen? ➡️ Zugriffssteuerung & Berechtigungen
- Ist es aktuell? ➡️ Versionierung & automatische Wiedervorlage
- Wer ist verantwortlich? ➡️ Rollen, Freigaben & Änderungshistorie
Diese Anforderungen lassen sich nicht mit einfachen Ordnerstrukturen oder allgemeinen Cloud-Speichern lösen. Was Unternehmen brauchen, ist ein spezialisiertes System, das Struktur, Verantwortlichkeiten und Aktualität konsequent zusammenführt und dabei so einfach bleibt, dass es im Alltag tatsächlich genutzt wird. Unsere smarte Software WIVIO ist eine cloudbasierte Wissensmanagement-Plattform, die genau das alles in einem Tool vereint.
Mehr als 160 Kunden
in Österreich, Deutschland und der Schweiz vertrauen auf WIVIO von WBI
Oft fehlt das passende System – nicht der Wille der Mitarbeitenden!
6 Zeichen, dass euer betriebliches Dokumentenmanagement nicht funktioniert
Digitale Dokumentenverwaltung scheitert selten am Willen, sondern meistens an der Struktur und der fehlenden Lösung. Viele Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz kennen diese fünf Situationen aus ihrem Arbeitsalltag nur zu gut:
1. „Welche Version ist aktuell?“ Drei Dateien, ähnliche Namen, niemand weiß welche gilt. Ohne klare Versionierung in einer Dokumentenmanagement-Software kostet jede Suche Zeit – und birgt das Risiko, mit veralteten Inhalten zu arbeiten.
2. „Das liegt irgendwo auf dem Laufwerk.“ Dokumente, die nicht gefunden werden, existieren praktisch nicht. Wenn Wissen in Ordnerstrukturen verschwindet, die niemand mehr überblickt, kann es weder genutzt, noch weitergegeben werden. Die Effizienz leidet.
3. „Ich hab euch das per Mail geschickt.“ E-Mails fördern einen Versionensalat. Ohne einem strukturierten Freigabeprozess bleibt unklar, ob der Inhalt geprüft, aktuell und gültig ist oder wer zuletzt welche Änderung vorgenommen hat.
4. „Wer darf das eigentlich sehen?“ Ohne klare Zugriffsrechte gelangen sensible Inhalte entweder in die falschen Hände oder werden aus Vorsicht gar nicht weitergegeben und nützen damit niemandem.
5. „Das wusste nur die Kollegin, die jetzt weg ist.“ Personengebundenes Wissen ist das fragilste Kapital in Unternehmen. Fehlt ein zentrales System für die Verwaltung digitaler Dokumente, gehen wertvolle Erfahrungen und Unternehmenswissen beim nächsten Personalwechsel verloren.
6. „Hatten wir das Thema nicht schon mal?“ Erarbeitetes Wissen gerät im hektischen Berufsalltag schnell in Vergessenheit – besonders bei Aufgaben, die nur alle paar Monate oder einmal im Jahr anfallen. Ohne schriftliche Dokumentation in einer zentralen Wissensdatenbank gehen Anleitungen, Prozessbeschreibungen und Lösungswege immer wieder verloren.
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Was ist der Unterschied?
Dokumentenmanagement vs. Dokumentenlenkung im Vergleich
Beide Begriffe beschreiben den Umgang mit Dokumenten im Unternehmen, setzen aber unterschiedliche Schwerpunkte:
Dokumentenmanagement denkt vom Nutzer aus: Wie findet jemand schnell das, was er braucht? Es geht um Ablagestruktur, Suchbarkeit und Zugriffsrechte – also darum, Informationen verfügbar und auffindbar zu machen.
Dokumentenlenkung denkt vom Prozess aus: Wie stellt man sicher, dass ausschließlich geprüfte, freigegebene Inhalte in Umlauf sind? Es geht um geregelte Freigabeprozesse, lückenlose Versionierung und klar definierte Verantwortlichkeiten für jeden Dokumententyp.
WIVIO verbindet beide Ansätze: strukturierte Ablage trifft auf Freigabe- und Änderungsprozesse, sowie geregelte Workflows zur Dokumentenlenkung – in einer einzigen, cloudbasierten Plattform.
WIVIO als nachhaltige Lösung
So arbeitet WIVIO und regelt euer Dokumentenmanagement
Eine klassische Lösung für Dokumentenmanagement verwaltet Dateien – WIVIO hingegen ist euer smartes Tool für wertvolles Wissen. Ein Dokument in WIVIO ist also keine statische Datei, die irgendwo abgelegt wird und dort verstaubt. Es ist ein lebendiges Wissensdokument (WiDok) mit klarer Verantwortung, automatischer Wiedervorlage und gezielter Verteilung an die richtigen Personen.
Fünf Eigenschaften, die WIVIO als Business-Software für digitales Dokumentenmanagement von einem klassischen DMS abheben:
- Klare Inhaltsverantwortung für jedes Dokument
- Aktive Verteilung statt passiver Ablage
- Smarter KI-Chatbot statt simplem Suchfeld
- Klare Verantwortung statt herrenloser Dateien
- Cloudbasiert und sofort ohne Installation einsatzbereit
Schluss mit der Verschwendung von Arbeitszeit
Sofort Finden
Die semantische Suche sowie der smarte KI-Chatbot liefern sekundenschnell das optimale Ergebnis. Das spart nicht nur Nerven sondern auch wertvolle Arbeitszeit und somit Kosten.
Problemloser Zugriff
WIVIO ist der Ort für alle wichtigen Dokumente. Sichtbarkeitsgruppen definieren, wer welche Dateien sieht. Die Dokumentenlenkung läuft automatisch im Hintergrund.
Revisionssicher
Ältere Versionen sind in der Historie klar ersichtlich. Obsolete Dokumente landen im Archiv oder werden gelöscht. So bleibt die
Wissensbasis schlank und übersichtlich.
Stets aktuell
Dokumente in WIVIO veralten nicht still, denn das System meldet sich beim Zuständigen, wenn ein Dokument zur Überprüfung fällig ist. Der Zeitpunkt der Wiedervorlage ist individuell einstellbar.
Qualität sichern
Im Falle einer Bearbeitung durch Dritte muss der Inhaltsverantwortliche die Änderungen genehmigen. Für ISO-zertifizierte Betriebe bietet WIVIO eine layout- oder benutzerbezogene Freigabe.
Gezielt informiert
Wurde ein Dokument überarbeitet, erhalten die Beteiligten eine gezielte Benachrichtigung von WIVIO. Jede Änderung wird im Änderungskommentar festgehalten und
gezielt an die Beteiligten kommuniziert.
Fazit: Erfolgreiches, digitales Dokumentenmanagement mit WIVIO
Ihr habt viel dokumentiert, aber findet trotzdem nie das Richtige? WIVIO ist die cloudbasierte Software für digitales Dokumentenmanagement und schafft Ordnung. Dokumente, Prozesse und Dokumentenworkflows finden in WIVIO endlich ein Zuhause – zugänglich, aktuell und sicher.
- Revisionssichere Dokumentenlenkung
- Smarte Suche & KI Assistent
- Zeit- & ressourcenschonend
- Sofort einsatzbereit dank bewährter MS Office Programme
- Maximale Effizienz & Sicherheit
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FAQ zum digitalen Dokumentenmanagement
Elektronische Dokumentenverwaltung – auch elektronisches Dokumentenmanagement genannt – bezeichnet die digitale Organisation, Speicherung und Bereitstellung von Unternehmensdokumenten mithilfe einer spezialisierten Software. Eine elektronische Dokumentenverwaltungssoftware ermöglicht zentralen Zugriff, geregelte Freigabeprozesse und eine lückenlose Versionshistorie – im Gegensatz zur manuellen Ablage auf Netzlaufwerken oder in E-Mail-Ordnern. WIVIO geht dabei einen Schritt weiter: Dokumente werden nicht nur verwaltet, sondern aktiv verteilt, Verantwortlichkeiten klar zugewiesen und Wissen langfristig im Unternehmen gesichert. Die Wissensdatenbank in WIVIO wächst stetig und wird zum „Second Brain“ im Unternehmen
Ein Dokumentenworkflow beschreibt den geregelten Weg, den ein Dokument vom ersten Entwurf bis zur Freigabe und Verteilung durchläuft – inklusive Prüfschritte, Verantwortlichkeiten und Änderungshistorie. In vielen Unternehmen läuft dieser Prozess noch über E-Mail, mit dem Ergebnis, dass Freigaben nicht nachvollziehbar sind und niemand weiß, welche Version wirklich gilt. Eine Business-Software für Dokumentenverwaltung und Dokumentenworkflows wie WIVIO macht jeden Schritt transparent: Wer hat wann welche Inhalte erstellt, freigegeben oder geändert. Alles ist dokumentiert und jederzeit einsehbar.
Cloudbasiertes Dokumentenmanagement bedeutet: kein lokaler Server, keine VPN-Verbindung, keine manuellen Software-Updates. Dokumente sind von jedem Gerät und jedem Standort aus erreichbar – im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Eine cloudbasierte Dokumentationssoftware wie WIVIO wird zudem automatisch aktualisiert, skaliert flexibel mit dem Unternehmen und reduziert den IT-Aufwand auf ein Minimum. WIVIO wird DSGVO-konform in österreichischen und deutschen Rechenzentren betrieben. Durch die praktische AD-Anbindung können sich die User:innen weltweit mittels Single-Sign-On (SSO) anmelden und ungestört arbeiten.
WIVIO eignet sich für Unternehmen im DACH-Raum, die ihr Dokumentenmanagement strukturieren und gleichzeitig Wissen aktiv im Team verankern wollen – von kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) bis zu größeren Organisationen. Besonders profitieren Teams, in denen viel implizites Wissen in Köpfen statt in Dokumenten steckt: Produktion, Handwerk, Dienstleistung, Verwaltung, Tourismus. Die Software ist ohne IT-Vorkenntnisse administrierbar und wächst flexibel mit dem Unternehmen. Auch internationale, mehrsprachige Teams sind glücklich mit WIVIO, denn jeder kann in seiner eigenen Sprache suchen und findet schnell optimale Ergebnisse.
Wissensverlust durch Personalwechsel entsteht, wenn Expertenwissen an Personen gebunden ist und nicht im System. Digitales Dokumentenmanagement macht Wissen dokumentierbar, auffindbar und übertragbar: In WIVIO hat jedes Dokument eine verantwortliche Person, die regelmäßig prüft und aktualisiert. Verlässt diese Person das Unternehmen, bleibt ihr Wissen erhalten, strukturiert, zugänglich und bereit zur Übergabe. ➡️ Mehr zum Thema Wissensverlust bei Personalwechsel
WIVIO eignet sich für Unternehmen im DACH-Raum, die ihr Dokumentenmanagement strukturieren und gleichzeitig Wissen aktiv im Team verankern wollen – von kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) bis zu größeren Organisationen. Besonders profitieren Teams, in denen viel implizites Wissen in Köpfen statt in Dokumenten steckt: Produktion, Handwerk, Dienstleistung, Verwaltung, Tourismus. Die Software ist ohne IT-Vorkenntnisse administrierbar und wächst flexibel mit dem Unternehmen. Auch internationale, mehrsprachige Teams sind glücklich mit WIVIO, denn jeder kann in seiner eigenen Sprache suchen und findet schnell optimale Ergebnisse.
Auf unserer Preise-Seite findest du alle aktuellen Tarife für WIVIO Business und WIVIO Enterprise. Zuvor kannst du WIVIO aber einfach 30 Tage kostenlos als Demo-Version testen.
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