Wie viel Zeit verlieren Mitarbeitende bei der Suche nach Informationen?
Mehr Klarheit im Alltag:
Wissen, was gilt
Wenn Dokumente auf Laufwerken, in E-Mails und persönlichen Ablagen verteilt sind, entstehen Suchzeiten, Doppelarbeit und Unsicherheit über die gültige Version. WBI unterstützt mittelständische Unternehmen dabei, relevantes Wissen zu sichern, zu organisieren und im Arbeitsalltag verlässlich nutzbar zu machen.
Die Software WIVIO unterstützt dich dabei:
- relevantes Unternehmenswissen an einer zentralen Stelle bereitzustellen
- Verantwortliche gezielt über Änderungen und Prüfungen zu informieren
- Aktualität, Gültigkeit und Versionen nachvollziehbar zu halten
- Freigaben und Dokumentenlenkung klar zu organisieren
Im Beratungsgespräch klären wir, wo im Arbeitsalltag unnötige Suchzeit und Unsicherheit entstehen und welche Informationen zuerst verlässlich geregelt werden sollten.
Beratungsgespräch
Aus der Praxis entstanden · Mehr als 160 Kunden · Made in Austria
Unternehmen in Österreich, Deutschland und der Schweiz vertrauen auf WIVIO von WBI
Informationsmengen wachsen und erschweren den Arbeitsalltag
Informationen sind vorhanden
aber nicht verlässlich nutzbar
In vielen Unternehmen wächst die Menge digitaler Informationen schneller als die gemeinsame Struktur. Dokumente liegen auf mehreren Laufwerken, in E-Mails oder unterschiedlichen Systemen. Mitarbeitende suchen nach der richtigen Datei, vergleichen Versionen oder fragen erfahrene Kolleginnen und Kollegen.
Das eigentliche Problem ist deshalb nicht nur die Menge. Entscheidend ist, ob Mitarbeitende erkennen können, welche Information aktuell und verbindlich ist, wer sie verantwortet und wo sie zu finden ist. Fehlt diese Klarheit, werden Entscheidungen langsamer und wertvolles Wissen bleibt an einzelne Personen gebunden.
Klar starten, dauerhaft nutzen
Du musst nicht alle vorhandenen Dateien auf einmal bereinigen. Ein sinnvoller Einstieg beginnt dort, wo fehlende Klarheit heute am meisten Zeit kostet oder Risiken verursacht.
WBI im Arbeitsalltag
Weniger Suchzeit, Rückfragen und Doppelarbeit
Verstreute und unklare Informationen wirken sich auf Produktivität, Qualität und Einarbeitung aus. Suchvorgänge werden abgebrochen, Dokumente neu erstellt oder Schlüsselpersonen wiederholt unterbrochen.
täglich 1,8 h suchen
Bis zu 1,8 Stunden täglich auf Suche und Verwaltung von Informationen.
80 % unstrukturiert
Ein großer Teil digitaler Unternehmensdaten liegt unstrukturiert und über mehrere Ablageorte verteilt vor.
30 % erfolglos gesucht
Ein relevanter Anteil der Suchvorgänge liefert nicht die benötigte Information und führt zu Rückfragen oder Doppelarbeit.
WISSEN Sichern. Organisieren. Nutzen.
Ordnung entsteht durch Auswahl,
Verantwortung und Pflege
Ein großer Teil des relevanten Unternehmenswissens ist bereits vorhanden: in Arbeitsanweisungen, Checklisten, Vorlagen, Schulungsunterlagen, E-Mails und Erfahrungsberichten. Die Aufgabe besteht nicht darin, jede Datei in ein neues System zu übernehmen. Entscheidend ist, die dauerhaft benötigten Inhalte auszuwählen, Verantwortliche zu benennen und Aktualität sowie Gültigkeit zu sichern.
WBI begleitet Unternehmen auf diesem Weg. Die praxiserprobte WBI®Methode, WIVIO und die begleitete Einführung bilden gemeinsam eine Struktur, die sich in den Arbeitsalltag integrieren lässt. So können Mitarbeitende selbständig und sicher handeln und erkennen, welche Information gilt.
Großer Vorteil: Ein großer Teil des relevanten Wissens ist bereits jetzt schon im Betrieb vorhanden. Und wir von WBI helfen, den Wissensschatz zu sichern und Ordnung zu schaffen.
Verantwortetes Wissen statt bloßer Dateiablage
Mit WIVIO wird aus verstreuten Dateien
eine verlässliche Wissensbasis
WIVIO ist die Wissensmanagement-Software von WBI. Sie hilft mittelständischen Unternehmen, ausgewähltes Wissen strukturiert bereitzustellen und dauerhaft aktuell zu halten. WIVIO ist der Ort für das Wissen, die WBI®Methode schafft klare Regeln und die begleitete Einführung verankert die Arbeitsweise im Unternehmen.
WIVIO bietet dir:
- eine klare, strukturierte Ablage wichtiger Wissensdokumente
- orts- und zeitunabhängigen Zugriff im Rahmen der vergebenen Berechtigungen
- semantische Suche und KI-gestützte Fragen auf Basis der internen Wissensbasis
- automatische Wiedervorlagen für Aktualitätsprüfungen
- klare Zuständigkeiten durch definierte Inhaltsverantwortung
- thematische Strukturierung durch Wissensgebiete
- nachvollziehbare Versionierung, Freigaben und Bearbeitungshistorie
- Anbindung an vertraute Microsoft-Arbeitsumgebungen
WIVIO ergänzt bestehende Systeme und stellt relevantes, dauerhaft benötigtes Wissen verlässlich bereit.
Success Story: Weniger Such- und Bearbeitungszeit
Bei WERZ konnte das Laufwerkchaos mit WIVIO beendet werden.
WIVIO QuickStarter
Bestehende Dokumente pragmatisch für den Einstieg vorbereiten
Viele Unternehmen möchten mit Wissensmanagement beginnen, haben aber keine Kapazität für wochenlanges Vorsortieren. Der WIVIO QuickStarter unterstützt die Vorarbeit: Vorhandene Dokumente werden analysiert, strukturiert und auf mögliche Duplikate geprüft. Anschließend verifizieren Fachverantwortliche die Ergebnisse und passen sie an den Unternehmenskontext an.
- Einstieg ohne vollständige manuelle Vorsortierung
- Analyse und Strukturierung vorhandener Dokumente
- Erkennung möglicher Duplikate und Redundanzen
- fachliche Prüfung und Freigabe bleiben beim Menschen
