6 einfache Schritte zum erfolgreichen Onboarding

Je nach Stelle kann der Onboarding-Prozess eines neuen Teammitglieds wenige Tage oder mehrere Wochen dauern. Daher sind eine hohe Fluktuation sowie jeder Personalwechsel mit Aufwänden und Kosten verbunden. Es kann also ein teures Unterfangen sein, die richtigen Mitarbeiter aufzubauen. Denn neue Kollegen müssen eingeschult werden und sich erst an die bewährten Prozesse und die Arbeitsweise im Unternehmen gewöhnen. WBI reduziert den organisatorischen Aufwand und die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter maßgeblich. Erfahren Sie welche 6 wesentlichen Punkte hier ausschlaggebend sind.

1. Die Unterschrift

Mit dem unterschriebenen Arbeitsvertrag beginnt die erste Phase des Onboarding-Prozesses – das sogenannte Preboarding. Das neue Teammitglied freut sich in dieser Phase auf den neuen Arbeitsplatz und die neuen Aufgaben. Um diese Vorfreude zu steigern, sollten die HR-Prozesse ab der Unterschrift gut geregelt und optimal abgestimmt sein. Zu diesem Zweck hilft beispielsweise eine Checkliste, auf der alle notwendigen Punkte und ToDos chronologisch angeführt sind. Durch eine professionelle Vorgehensweise fühlt sich der Mitarbeiter von Beginn an gut aufgehoben und wohl. Er kann sein Potenzial rasch entwickeln und im Unternehmen gewinnbringend eingesetzt werden.

TIPP: Spielen Sie mit offenen Karten
Wenn Sie Wissensmanagement langfristig in der Unternehmenskultur verankern wollen, sollte das bereits beim Vorstellungs- bzw. Einstellungsgespräch klar ausgesprochen werden. Wird den Mitarbeitern das Thema
von Anfang an offen kommuniziert und bewusst gemacht, dass Wissen aktiv erfasst und geteilt werden soll, stößt Wissensmanagement auf mehr Akzeptanz

2. Allgemeines Unternehmenswissen für alle

Stellen Sie eine Liste an relevanten Dokumenten zum Unternehmen zusammen, die Sie jedem neuen Mitarbeiter vorab zur Verfügung stellen. WBI arbeitet hier mit gängigen Programmen von Microsoft wie Word, Excel und PowerPoint sowie mit PDF-Dateien, da diese druckoptimiert sind und in der Regel keinen Schulungsaufwand mit sich bringen. Zu den wichtigsten Informationen vorab zählen beispielsweise Dokumente zu folgenden Themen:

• Firmen-Präsentation
• Zuständigkeiten in der Abteilung
• Organigramm
• Arbeitszeitregelungen
• Richtlinien Abwesenheit
• Anleitung für das Wissensmanagement-System

Übergeben Sie Ihrem neuen Teammitglied die Wissensdokumente nach dem Unterschreiben des Arbeitsvertrags in ausgedruckter Form mit oder stellen Sie ihm die relevanten Dokumente digital zur Verfügung.

TIPP: Nutzen Sie Ihr Wissensmanagement-System und übermitteln Sie Ihrem neuen Mitarbeiter die Zugangsdaten und eine kurze Anleitung. Durch die bereitgestellten Login-Daten kann er sich als externer
Benutzer einloggen und vorab auf die individuell zusammengestellte »digitale Mitarbeitermappe« zugreifen.

3. Fachliche Einarbeitung & Spezialisierung

Zusätzlich zu den allgemeinen Informationen sollten Sie Ihrem neuen Mitarbeiter jene Wissensdokumente zur Verfügung stellen, die auf seine Stelle zugeschnitten sind. Darin befinden sich wichtige Informationen zu den künftigen Aufgaben, inklusive Angaben über den derzeitigen Wissensstand und die aktuelle Arbeitsweise. So kann er sich optimal vorbereiten und weiß bereits vor seinem ersten Arbeitstag, was auf ihn zukommt. Sie können diese arbeitsplatzbezogenen Dokumente ebenfalls in ausgedruckter Form oder digital aushändigen.

Neben dem Wissenstransfer gibt es noch weitere Vorteile dieser Vorgehensweise:

• Durch die Inhaltsverantwortung kennt der neue Mitarbeiter bereits vor dem ersten Tag die Namen der wichtigsten Ansprechpartner inkl. der Kontaktdaten für auftauchende Fragen.
• Die Vermittlung des Wissens durch Wissensdokumente bereitet den Mitarbeiter schon vorab auf die wissensorientierte Arbeitsweise vor und vermittelt das Bewusstsein für Wissensmanagement.
• Neue Mitarbeiter können sich schon vor dem ersten Arbeitstag Gedanken über den momentanen Stand machen und eigene Anregungen gleich am ersten Tag weitergeben.

4. Der erste Arbeitstag

Mit dem tatsächlichen Tag des Eintritts beginnt die zweite Phase des Onboarding-Prozesses. Damit gerade der erste Arbeitstag in guter Erinnerung bleibt, sollte sich die jeweilige Führungskraft besonders bemühen und alles Wissenswerte vermitteln. Um zu verhindern, dass dabei relevante Punkte in Vergessenheit geraten, ist eine Checkliste hilfreich: Alle nennenswerten Themen für die Begrüßung und Einschulung durch den direkten Vorgesetzten werden auf dieser Checkliste gesammelt und können Punkt für Punkt abgehakt werden.

TIPP: Von Musterdokumenten profitieren
Eine Vorlage für solch eine praktische Checkliste finden Sie in unserer Musterdatenbank. Die Vorlage können Sie 1 zu 1 übernehmen oder nach Belieben für Ihr Unternehmen adaptieren. Sichern Sie sich jetzt einen kostenlosen Zugang zu unserer Sammlung an Vorlagen, Formularen und anderen wichtigen Musterdokumenten aus verschiedenen Unternehmensbereichen.

5. Die erste Woche

Achten Sie darauf, dass alle Fragen rund um den Unternehmensalltag in der ersten Arbeitswoche beantwortet werden. Denn die ersten Arbeitstage dienen immer dazu, den neuen Teammitgliedern die Arbeitsweise und kulturellen Aspekte persönlich zu vermitteln. Besonders wichtig ist die Hilfsbereitschaft aller Kollegen, die mit Rat und Tat zur Seite stehen. Dadurch wird gleich zu Beginn die Bedeutung eines aktiven und gelebten Wissensaustauschs vorgelebt. Im Sinne der wissensorientierten Arbeitsweise sollten die neuen Kollegen auch immer wieder auf vorhandene Wissensdokumente aufmerksam gemacht werden. Stellen Sie daher in  Gesprächen und Einschulungen immer wieder einen Bezug zu vorhandenen WiDoks her und beziehen Sie diese aktiv in Arbeitsgespräche oder Meetings mit ein. Neues wird dadurch mit dem Bestehenden verbunden und das Gelernte festigt sich.

TIPP: Wissensdokumente zum Selbststudium
Gerade in der ersten Woche brauchen neue Mitarbeiter oft zu einer intensiven Betreuung durch einen Vorgesetzten oder Kollegen. Damit das Tagesgeschäft dabei nicht komplett vernachlässigt werden muss, können Sie dem neuen Teammitglied einige relevante Wissensdokumente zum Selbststudium zur Verfügung stellen

6. Abgestimmtes Schulungsprogramm

In der Regel erhalten neue Mitarbeiter einige allgemeine sowie arbeitsplatzspezifische Schulungsmodule in ihren Fachbereichen. Je nach Arbeitsplatz gibt es Spezialthemen, die nicht ausschließlich über das Selbststudium von Wissensdokumenten vermittelt werden können. Dafür bieten sich Schulungen durch die entsprechenden Experten an. Das jeweilige Schulungsprogramm sollte an den künftigen Aufgabenbereich angepasst werden und auf Basis von Wissensdokumenten abgehalten werden. So wird sichergestellt, dass alle notwendigen Lerninhalte vermittelt werden. Bei später auftretenden Fragen können die Unterlagen  in der Wissensdatenbank gefunden werden.

TIPP: Lassen Sie einen Einschulungsplan erstellen, auf dessen Basis die neuen Kollegen ausgebildet werden. Beachten Sie dabei, dass die allgemeinen Schulungsmodule für alle relevant sind, es aber auch arbeitsplatzspezifischen Einschulungen gibt, die nur für einzelne Abteilungen gelten. Der Einschulungsplan ist eine praktische Übersicht, an der sich Ihre neuen Kollegen orientieren können. Sie sehen auf einen Blick, an welchen Einschulungen sie wann teilnehmen sollen und wer die jeweiligen Referenten sind. Ein Beispiel dafür, wie ein solcher Einschulungsplan aussehen kann, finden Sie ebenfalls in unserer Musterdatenbank.

FAZIT

Die ersten Tage und Wochen im Unternehmen sind entscheidend für den erfolgreichen Start neuer Teammitglieder. Ein positiver Verlauf und die professionelle Organisation der Onboarding-Phase ist nicht nur gut für Ihr Employer-Branding, sondern kommt bei allen involvierten Personen gut an. Auch wenn der Fokus natürlich immer auf der fachlichen Einarbeitung und der Identifikation mit dem Unternehmen liegt, unterstützt Sie WIVIO auch auf der organisationalen, der fachlichen und der zwischenmenschlichen Ebene. Nutzen Sie unsere praktischen Vorlagen für Checklisten und Prozesse im HR-Bereich und optimieren Sie damit das Onboarding im Betrieb.