ISO 9001-konforme Dokumentenlenkung: So gelingt’s mit WIVIO

Noch bis heute stapeln sich in einigen Firmen ausgedruckte Blätter und handgeschriebene Notizen. Tische, Aktenordner, Kästen – alles wir belagert. Die analoge Informationsvermittlung ist bis heute mühsam, zeitintensiv und platzraubend. Mit der Digitalisierung hat sich dieser Prozess grundlegend gewandelt: Spezielle Tools ermöglichen heute eine effiziente, sichere und ortsunabhängige Verwaltung von Informationen und Wissen.

Um Abläufe, Prozesse und andere relevante Inhalte noch gezielter zu steuern und deren Qualität zu sichern, kommen Richtlinien wie die ISO 9001 ins Spiel, die klare Vorgaben für den Umgang mit Dokumenten und Prozessen festlegen. Die ISO 9001:2015 verlangt seit der Revision 2015 eine Dokumentenlenkung als zentraler Bestandteil des Qualitätsmanagements. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle relevanten Informationen, sei es in Form von Handbüchern, Prozessbeschreibungen, Berichten oder anderen dokumentierten Inhalten, gezielt „gelenkt“ werden.

Anforderungen der ISO 9001:2015 an das Dokumentenmanagement

1. Dokumente müssen jederzeit in lesbarer Form und leicht auffindbar zur Verfügung gestellt sein
2. Die Dokumente sollen angemessen geschützt und nur für die relevante Zielgruppe verfügbar sein (Zugriff, Verteilung)
3. Die Dokumente müssen geschützt sein vor willkürlicher Änderung (Inhaltsverantwortlicher)
4. Die aktuelle Version bei Änderungen muss durch eine Versionierung gewährleistet sein (Revisionssicherheit)
5. Aufbewahrung der Dokumente (Archivvorschriften)

Doch trotz klarer Vorgaben, lassen sich die einzelnen Punkte im Tagesgeschäft nicht einfach umsetzen. Um  Chaos zu verhindern und den Anforderungen – besonders im Hinblick auf Audits – gerecht zu werden, ist eine geeignete Softwarelösung unverzichtbar.

Dokumentenlenkung mit WIVIO

Unsere webbasierte Software WIVIO bietet einen rollenbasierten Zugriff auf die erfassten Inhalte und erleichtert die Dokumentenlenkung. Sie wird somit allen Anforderungen an ein modernes Dokumentenmanagement-System (DMS) nach ISO 9001:2015 gerecht und bietet zudem zahlreiche nützliche Funktionen, um die Nutzerinnen in ihrem Arbeitsalltag zu unterstützen.

1. Erstellung dokumentierter Informationen

In WIVIO werden sogenannte Wissensdokumente (WiDoks) hochgeladen oder erstellt und damit zentral zur Verfügung gestellt. WiDoks sind immer dokumentenbasiert und in einem gängigen Dateiformat wie Word^®, Excel^®, PowerPoint^® oder als PDF-Datei verfügbar.

2. Kennzeichnung

Jedes Dokument in WIVIO verfügt über einen Dokumentenkopf mit den wichtigsten Informationen. Mittels vorgegebenen Metadaten wie Titel, einmaliger Dokumentennummer, Datum der letzten Bearbeitung, Informationen zum Inhaltsverantwortlichen (IV) sowie der Seitenanzahl ist jedes Dokument klar identifizierbar.

3. Versionierung

Jedes in WIVIO veröffentlichte WiDok verfügt über eine durchgängige Bearbeitungs-Historie, durch die Versionsverlauf nachvollziehbar wird. Während ein Dokument überarbeitet wird, bleibt stets die aktuelle Version des Wissens­dokuments für alle anderen Benutzer sichtbar.

4. Prüfung und Genehmigung der Inhalte

Die Genehmigung ist ein wesentlicher Mechanismus zur qualitativen Überprüfung eines WiDoks nach einer erfolgten Änderung. Erfasst oder überarbeitet ein Autor im Auftrag ein WiDok, so müssen die Änderungen vor der Veröffentlichung durch den Inhaltsverantwortlichen (IV) genehmigt werden. Der IV ist der jeweilige Experte bzw. Wissensträger zu einem Thema und verantwortet daher den Inhalt eines WiDoks.

5. Freigabemechanismus

Im Sinne des Qualitätsmanagements ist es zudem möglich einen Freigabemechanismus für QM-relevante Wissensdokumente zu aktivieren. Dadurch wird sichergestellt, dass der QM-Zuständige alle notwendigen Änderungen freigeben oder ggf. ablehnen kann.

6. Zugriff und Verfügbarkeit

In WIVIO wird mittels Sichtbarkeits- und Benachrichtigungsfunktion sichergestellt, dass die Dokumente für die relevanten Personen zugänglich sind. Bei jedem Dokument können in den Dokumentendaten die Sichtbarkeit und die Benachrichtigungen eingestellt werden. Es können jeweils einzelne Benutzer oder ganze Gruppen hinzugefügt werden. Dadurch wird das Wissen Zielgruppengerecht sichtbar und per Push-Prinzip an die relevanten Empfänger verteilt.

Durch die intelligente Suchfunktion (nach Metadaten, Suchbegriffen etc.) sind Dokumente in WIVIO leicht auffindbar. So kommen die User gezielt und schnell an das benötigte Wissen und bleiben auskunfts- bzw. handlungsfähig.

7. Durchführung von Änderungen oder Aktualisierungen

Dank des Wiedervorlage-Features erinnert WIVIO die Inhaltsverantwortlichen automatisch daran, ihre Dokumente zu überprüfen. Der Erinnerungszeitraum kann individuell festgelegt werden. Bei der Überarbeitung prüfen die Verantwortlichen die Aktualität, Relevanz und Richtigkeit der Dokumente und nehmen bei Bedarf Anpassungen vor. Änderungen werden im Änderungs­kommentar festgehalten und an alle Beteiligten kommuniziert.

8. Schutz

Dokumente müssen vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder unbeabsichtigten Änderungen geschützt werden. Neben den bereits genannten Funktionen können kritische Dokumente in WIVIO einfach verschlüsselt werden. Durch die Versionierung und die Historie wird jede Änderung dokumentiert und frühere Versionen können bei Bedarf unkompliziert wiederhergestellt werden.

9. Archivieren bzw. Löschen

Um die Wissensdatenbank aktuell zu halten, sollte es eine Möglichkeit geben, Wissensdokumente zu archivieren bzw. zu löschen. Der Papierkorb in WIVIO sorgt dabei weiterhin für die Verfügbarkeit von Dokumenten, die aktuell keine Verwendung mehr finden. Er dient als eine Art „Archiv“ und stellt einen weiteren Schutzmechanismus dar.

Zusammenfassung der Prozessschritte:

Nach seiner ersten Veröffentlichung in WIVIO durchläuft ein WiDok regelmäßig den WBI-Prozess. Das bedeutet, dass das darin befindliche Wissen laufend erfasst, verteilt, genutzt, weiterentwickelt und gesichert wird.

Prozessschritte der Dokumentenlenkung nach ISO 9001:2015	WBI-Prozess	Schritte
Erstellung dokumentierter Informationen	WiDoks zur Wissensdokumentation	erfassen
Kennzeichnung und Versionierung	Eindeutige Identifizierung von Dokumenten mit Metadaten, Versionierung & Historie	erfassen
Prüfung und Freigabe der Dokumente	Genehmigung durch den Inhaltsverantwortlichen (IV) bzw. Freigabe durch einen definierten Freigeber	verteilen
Zugriff und Verfügbarkeit	Sichtbarkeits- und Benachrichtigungsfunktion, intelligente Suche	verteilen
Durchführung von Änderungen oder Aktualisierungen	Wiedervorlage und Aktualitätskontrolle, Benachrichtigung mittels Änderungskommentar	weiterentwickeln
Schutz	Sichtbarkeitskontrolle, Verschlüsselung von Dokumenten, Versionierung und Historie	sichern
Archivierung und Entsorgung	Archivieren eines WiDoks im Papierkorb oder komplettes Löschen	sichern

Fazit:

Mit WIVIO schaffen Sie die perfekte Grundlage, um ISO 9001:2015-konforme Dokumentenprozesse effizient und sicher umzusetzen. Die webbasierte Software vereinfacht die Dokumentenlenkung durch Funktionen wie Versionierung, Freigabemechanismen und intelligente Suchoptionen. Gleichzeitig sorgt sie für Schutz, Transparenz und eine strukturierte Archivierung Ihrer Wissensdokumente.

Durch die intuitive Bedienbarkeit und die gezielte Unterstützung der einzelnen Prozessschritte – von der Erstellung über die Prüfung bis hin zur Aktualisierung und Archivierung – wird nicht nur die Qualität Ihrer Prozesse sichergestellt, sondern auch die Anforderungen an Audits problemlos erfüllt.

Setzen Sie mit WIVIO auf ein zukunftssicheres Wissensmanagement, das Ihre Organisation dabei unterstützt, Effizienz zu steigern, Qualitätsstandards einzuhalten und Ihre Prozesse nachhaltig zu optimieren. Testen Sie WIVIO noch heute – und erleben Sie, wie einfach ISO 9001-konforme Dokumentenlenkung sein kann!