WIVIO Funktion
Revisionssicherer Freigabeprozess und Dokumentenlenkung in WIVIO
Ein revisionssicherer Freigabeprozess stellt sicher, dass Dokumente vor der Veröffentlichung geprüft, freigegeben und nachvollziehbar archiviert werden — eine Kernanforderung der ISO 9001:2015 an die Dokumentenlenkung.
Die Freigabe ist ein optionaler Mechanismus zur qualitativen Überprüfung und Verifizierung von Dokumenten in WIVIO und wesentlicher Baustein für Betriebe mit ISO-Zertifizierung. Der Freigabeprozess stellt sicher, dass erstelltes Wissen überprüft wird, bevor es dem Team zur Verfügung gestellt wird und sorgt somit für qualitativ-hochwertigere, revisionssicher Inhalte. Sie erfüllt mehrere Funktionen:
- Verifizierung von Inhalten in Wissensdokumenten
- ISO 9001-konforme Dokumentenlenkung
- Sicherung der Qualität durch das Mehr-Augen-Prinzip
- Kontrolle und Erweiterung des Empfängerkreises der Benachrichtigungen
Ziel ist es Qualität zu sichern und Wissen zu schützen. WIVIO unterscheidet bewusst zwischen zwei Varianten von Freigabeprozessen: die benutzerbezogene Freigabe sowie die layoutbezogene Freigabe.
Benutzerbezogene Freigabe in WIVIO
Bei der benutzerbezogenen Freigabe wird einem Inhaltsverantwortlichen ein individueller Freigeber zugeordnet. Dabei handelt es sich meistens um den hierarchischen, fachlichen oder disziplinarischen Vorgesetzten.
Die Einstellung erfolgt über den Bereich „Konfiguration“, beim Menüpunkt „Benutzer“ im Reiter „Freigabe“. Die Aktivierung ist Mitarbeitenden mit den Rollen Admin oder Wissensmanager vorbehalten.
Veröffentlicht der Inhaltsverantwortliche ein Dokument, bekommt der zugewiesene Freigeber eine Freigabe-Aufforderung. Er muss nun vor der Veröffentlichung die inhaltliche Richtigkeit, die Aktualität sowie die Qualität des Wissensdokuments prüfen. Ist kein Freigeber hinterlegt, wird das Dokument direkt veröffentlicht.
Layoutbezogene Freigabe in WIVIO
Eine layoutbezogene Freigabe muss beim jeweiligen Dokumentenlayout aktiviert werden. Die Aktivierung und Konfiguration ist Benutzern mit den Rollen „Administrator“ oder „Wissensmanager“ vorbehalten und erfolgt über den Bereich „Konfiguration“ unter dem Menüpunkt „Layouts„. Dort kann im Abschnitt „Freigabe gefordert“ zwischen verschiedenen Optionen gewählt werden:
- Für jede Veröffentlichung
- Nur für die Erstveröffentlichung
- Nie (die Freigabe bleibt deaktiviert)
Wurde die layoutbezogene Freigabe aktiviert, muss ein Benutzer für die Freigabe definiert werden. Wird künftig ein Dokument mit dem entsprechenden Layout veröffentlicht, bekommt der Freigeber eine Freigabeaufforderung von WIVIO. Nur wenn der Inhaltsverantwortliche selbst der Freigeber ist, entfällt dieser Schritt.
Kombination beider Freigabe-Varianten
Beide Prozesse können kombiniert und flexibel gestaltet werden. Sie ermöglichen eine präzise, normkonforme Dokumentenlenkung, sowie Anpassung der Dokumentenfreigabe in WIVIO. Die Aktivierung und Konfiguration beider Freigabe-Varianten ist Benutzern mit den Rollen „Administrator“ oder „Wissensmanager“ vorbehalten.
Werden in WIVIO beide Freigabe-Varianten gleichzeitig eingesetzt, gilt: Die layoutbezogene Freigabe hat immer Vorrang gegenüber der benutzerbezogenen Freigabe. Das bedeutet, dass in solch einem Fall, der layoutbezogene Freigeber eine Freigabe-Aufforderung erhält und das Dokument prüfen und freigeben muss.
Ein QM-relevantes Dokument wird somit beispielsweise immer dem QM-Verantwortlichen zur Freigabe vorgelegt, selbst wenn dem Inhaltsverantwortlichen ein anderer Freigeber zugewiesen wurde.
Freigabe ablehnen & Korrekturen anstoßen
Wird die Freigabe abgelehnt, muss der Grund dafür dem Inhaltsverantwortlichen unbedingt mitgeteilt werden. In WIVIO muss daher das verpflichtende Feld für den »Ablehnungskommentar« ausgefüllt werden. Der Inhaltsverantwortliche erhält in weitere Folge eine Benachrichtigung und weiß, dass er den Inhalt des WiDoks noch weiter ausarbeiten oder ergänzen muss.
Unser Tipp: Bei Unklarheiten ist es wichtig, dass der Inhaltsverantwortliche und der Freigeber persönlichen Kontakt aufnehmen und diese beseitigen. Nach der Überarbeitung beginnt der Freigabeprozess dann wieder von Neuem, bis die Freigabe schließlich erteilt wird.
Fazit: Dokumentenlenkung mit WIVIO
WIVIO verbindet ISO-konforme Dokumentenlenkung im Sinne der ISO 9001:2015 mit intelligentem Wissensmanagement. Das bedeutet: Dein Team findet immer die aktuelle, freigegebene Version – keine doppelten Dateien, keine Unsicherheit oder stressigen Situationen vor dem anstehenden Audit.
Die webbasierte Software schafft durch Funktionen wie Versionierung , Freigabe und intelligente Suchoptionen die optimale Grundlage, um QM lebendig zu halten. Durch die intuitive Bedienbarkeit und die gezielte Unterstützung der einzelnen Prozessschritte – von der Erstellung über die Prüfung bis hin zur Aktualisierung und Archivierung – wird nicht nur die Qualität eurer Prozesse sichergestellt, sondern auch die Anforderung an Audits problemlos erfüllt.
Seid ihr bereit für smartes, revisionssicheres Qualitätsmanagement? Dann setzt mit WIVIO auf zukunftssicheres Wissens- und Qualitätsmanagement, das eure Organisation dabei unterstützt, Effizienz zu steigern, Qualitätsstandards einzuhalten und eure Prozesse nachhaltig zu optimieren.
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FAQ: Qualitätsmanagement & revisionssichere Freigabe
Was ist Dokumentenlenkung im QM?
Dokumentenlenkung im Qualitätsmanagement bezeichnet den strukturierten Prozess, mit dem Unternehmen qualitätsrelevante Dokumente erstellen, prüfen, freigeben, verteilen und archivieren – normkonform nach ISO 9001:2015. Ziel ist es, sicherzustellen, dass jederzeit nur die aktuelle, gültige Version eines Dokuments im Einsatz ist – und dass Änderungen revisionssicher nachvollzogen werden können. Die ISO 9001:2015 fasst das unter dem Begriff „Lenkung dokumentierter Information“.
Was fordert die ISO 9001:2015 zur Dokumentenlenkung?
Die ISO 9001:2015 stellt fünf wesentliche Anforderungen an die Dokumentenlenkung: Dokumente müssen jederzeit auffindbar und lesbar sein, angemessen geschützt und zielgruppenadäquat verfügbar sein, vor willkürlichen Änderungen geschützt sein, eine revisionssichere Änderungshistorie aufweisen und gemäß geltenden Archivvorschriften aufbewahrt werden. Unternehmen, die diese Anforderungen mit unserem smarten Wissensmanagement-Tool WIVIO umsetzen, sind gleichzeitig bestens für interne und externe Audits vorbereitet.
Was ist der Unterschied zwischen Dokumentenlenkung und Dokumentenmanagement?
Dokumentenmanagement bezeichnet die allgemeine Verwaltung von Dateien und Dokumenten in einem Unternehmen – unabhängig von Normen oder Qualitätsanforderungen. Dokumentenlenkung im QM geht einen Schritt weiter: Sie umfasst definierte Freigabeprozesse, Versionierung, Zugriffsrechte und eine revisionssichere Archivierung – alles im Einklang mit Normen wie der ISO 9001:2015. Kurz gesagt: Dokumentenmanagement strukturiert und organisiert, während Dokumentenlenkung kontrolliert und schützt.
Wie funktioniert das Mehr-Augen-Prinzip in der Dokumentenlenkung?
Das Mehr-Augen-Prinzip bedeutet, dass ein Dokument vor seiner Veröffentlichung von mindestens einer weiteren Person geprüft und freigegeben werden muss – unabhängig von der Person, die es erstellt hat. In WIVIO ist dieses Prinzip direkt in den Freigabeprozess integriert: Inhaltsverantwortliche und Freigeber sind klar getrennte Rollen. So wird sichergestellt, dass Wissensdokumente auf inhaltliche Richtigkeit, Aktualität und Qualität geprüft werden, bevor sie allen Mitarbeitenden zugänglich sind.
Wie unterstützt WIVIO die Vorbereitung auf ISO 9001-Audits?
WIVIO stellt sicher, dass alle Voraussetzungen für einen erfolgreichen ISO 9001-Audit jederzeit erfüllt sind: Jedes Dokument verfügt über einen strukturierten Dokumentenkopf mit eindeutiger Dokumentennummer, Versionsdatum und Inhaltsverantwortlichen. Änderungen sind revisionssicher nachvollziehbar, Freigabeprozesse sind dokumentiert und veraltete Versionen werden automatisch ersetzt. So müssen Unternehmen vor einem Audit nicht suchen – alles ist bereits an Ort und Stelle.
