KI & Wissensmanagement: 10 Tipps für effizientere Wissensarbeit

Künstliche Intelligenz erleichtert den Arbeitsalltag – besonders im Qualitäts- und Wissensmanagement. Mit Tools wie ChatGPT können Sie z.B. Dokumente schneller erstellen, Informationen verständlicher formulieren und effizienter pflegen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen 10 praktische Tipps für den Einsatz von KI am Beispiel von WiDoks – den strukturierten Wissensdokumenten von WBI.

Die Anforderungen an modernes Qualitätsmanagement steigen: Prozesse müssen dokumentiert, Wissen gesichert und kontinuierlich verbessert werden. Besonders im Rahmen von Managementsystemen kommt der effizienten Erstellung und Pflege von Dokumenten bzw. WiDoks eine zentrale Rolle zu.
Gerade hier liefert KI praxisnahe Unterstützung: Sie kann nicht nur Informationen strukturieren und aufbereiten, sondern auch Arbeitsabläufe im Qualitätswesen automatisieren und beschleunigen.
Mit WiDoks stellt WBI ein zentrales Werkzeug für eine gelebte Wissensorganisation bereit – klar strukturiert, anwendungsnah und teamorientiert. Mit dem gezielten Einsatz von KI lassen sich WiDoks schneller erstellen, optimieren und anpassen. So wird nicht nur Zeit gespart, sondern auch die Qualität der Inhalte spürbar verbessert.

So geht KI: Tipps für eine effiziente Wissensarbeit

Mit Hilfe von KI-Tools wie ChatGPT können Sie Ihre WiDoks effizienter gestalten – ganz gleich in welchem Bereich Sie tätig sind. Hier sind zehn Tipps aus der Praxis: 

1. Texte erstellen lassen: Schnell zur ersten Version

Mit einem KI-Tool erstellen Sie in Sekundenschnelle einen ersten Entwurf – zum Beispiel für einen Onboarding-Guide, eine Arbeitsanweisung oder eine Checkliste. Sie müssen den Entwurf nur verifizieren, Ihren fachlichen Input ergänzen und schon haben Sie ein echtes WiDok erstellt.
Beispiele:

• „Onboarding-Guide für neue Mitarbeiter“
• „Sicherheitsunterweisung für Brandfälle“
• „Checkliste zur Einführung der ISO 9001″

2. Stil verbessern – verständlicher, klarer, besser

Die KI hilft Ihnen nicht nur beim Umformulieren, sondern verfeinert auch Ihren Schreibstil. Ob einfacher, fachlicher oder flüssiger– sagen Sie der KI, was Sie brauchen.

📌 Prompt-Tipp: „Überarbeite diesen Text in einfacher Sprache. Achte auf kurze Sätze, eine klare Struktur und einen guten Lesefluss.“

3. Schwächen und Gegenargumente aufdecken

Sie wollen wissen, ob Ihr Entwurf stimmig ist oder es kritische Punkte gibt? Die KI kann Ihnen helfen, mögliche Einwände oder Lücken im Text aufzudecken. Ideal für praxisnahe, fundierte Wissensdokumente.

4. Texte automatisch übersetzen

Die KI hilft Ihnen, Texte schnell in andere Sprachen zu übersetzen – ideal für internationale Partner oder Teams. Danach einfach selbst prüfen und bei Bedarf verfeinern.

5. Längere Texte zusammenfassen lassen

Mit einem KI-Tool können Sie umfangreiche WiDoks oder Berichte in kurzer Zeit auf den Punkt bringen lassen – z. B. auf eine DIN-A4-Seite oder 1.000 Zeichen.
Ideal für:

• Zusammenfassungen langer Texte
• Schulungsunterlagen
• Projektberichte

6. Gliederungen für Texte erstellen lassen

Sie haben ein Thema, aber noch keine Idee für den Aufbau? Eine KI hilft Ihnen mit einer sinnvollen Gliederung von der Einführung bis zum Fazit, die Sie direkt übernehmen, ausbauen und weiterbearbeiten können.

7. Quizfragen generieren lassen

Machen Sie aus Ihrem Text ein kleines Quiz und überprüfen Sie, ob Ihr Team den Inhalt verstanden hat. Perfekt für Schulungen oder E-Learning!

📌 Prompt-Tipp: „Erstelle 5 Verständnisfragen, die prüfen sollen, ob der Inhalt des folgenden Textes richtig verstanden wurde und nenne jeweils die richtigen Antworten bzw. Lösungen auf die Fragen. Hier folgt der Text [Text einfügen]“

8. PowerPoint-Präsentation automatisch erstellen lassen

Sie wollen Inhalte aus einem WiDok präsentieren? Eine KI kann Ihnen daraus in wenigen Sekunden eine PowerPoint-Präsentation inklusive Titelfolie, Begrüßung und thematischem Aufbau erstellen.
Vorteil: Spart Zeit und liefert sofort visuelle Unterlagen für Ihre Präsentation.

9. Im Team Erfahrungen teilen

Tauschen Sie sich im Team regelmäßig über Ihre Erfahrungen mit KI-Tools aus. Was funktioniert gut, was weniger? Dokumentieren Sie Ihre Erkenntnisse in einem WiDok und überlegen Sie, ob sich ein eigenes Wissensgebiet „KI im Unternehmen“ für Sie lohnt.

10. Ausprobieren und Spaß haben

Eine KI ist kein Zauberstab, aber ein starkes Werkzeug. Experimentieren Sie, haben Sie keine Scheu vor neuen Tools und bleiben Sie neugierig. Sie werden sehen: das Arbeiten mit KI-Tools macht Spaß und wird mit der Zeit zu einem unverzichtbaren Helfer im Arbeitsalltag.

Fazit: Wissensarbeit mit KI

Ob im Qualitätsmanagement, in der Fertigung oder bei der Wissensdokumentation – KI-Tools bieten Ihnen viele Möglichkeiten, Prozesse einfacher und effizienter zu gestalten. Sie müssen kein Technikprofi sein, um davon zu profitieren. Entscheidend ist: anfangen, ausprobieren, dranbleiben – und Schritt für Schritt besser werden.

Sie wollen mehr über Wissensarbeit mit KI bzw. über Wissensmanagement allgemein erfahren oder unser Wissensmanagement-Tool WIVIO kennenlernen? Dann werfen Sie einen Blick in unseren Blog: Dort finden Sie spannende Beiträge von Data Governance bis hin zum Umgang mit Wissensverlust durch Pensionierung.