Data Governance: Die Basis für KI-Einsatz im Unternehmen

Damit KI ein Unternehmen unterstützen kann, werden verlässliche, gut strukturierte Informationen als Grundlage benötigt. Ohne eine klare, nachvollziehbare Datenbasis bleibt ihr Potenzial ungenutzt.

Genau hier setzt Data Governance an: Sie sorgt dafür, dass vorhandenes Wissen übersichtlich, geordnet und aktuell vorliegt. Damit bildet sie die Grundlage für jede technologische Unterstützung, von Automatisierung über Business Intelligence bis hin zu KI.

Künstliche Intelligenz weckt große Erwartungen. In vielen Unternehmen gilt sie als Schlüssel zur digitalen Zukunft – doch sie funktioniert nur so gut wie das Wissen, mit dem sie gefüttert wird. Bei aller Begeisterung für neue Technologien wird somit eine zentrale Frage oft übersehen: Was passiert, wenn die Systeme einsatzbereit sind – aber niemand weiß, wo das dafür nötige Wissen zu finden ist? “In der Praxis zeigt sich schnell, dass nicht die Technologie selbst die größte Herausforderung ist, sondern die Strukturen, auf denen sie aufbaut. Fehlen klare Verantwortlichkeiten, leidet die Datenqualität. Herrschen Silos oder sind Daten nicht compliant, fehlt der KI die nötige Grundlage. Wenn Informationen unklar bleiben oder Wissen nicht aktuell ist, kann künstliche Intelligenz ihr Potenzial nicht entfalten – denn sie ist nur so leistungsfähig wie das Fundament, auf dem sie steht.

Die stille Krise: Wenn Informationen fehlen, hilft auch keine KI

In vielen Unternehmen fehlt nicht die Technologie, sondern der Zugriff auf verlässliches, firmenrelevantes Wissen. Der Arbeitsalltag ist oft geprägt von Informationslücken, Versionensalat, doppelter Arbeit und Frustration – nicht wegen fehlender Tools, sondern, weil das vorhandene Wissen schwer auffindbar, veraltete oder unstrukturiert abgelegt ist.

Zahlen, die das Ausmaß des Problems verdeutlichen: Mitarbeitende verbringen durchschnittlich drei Stunden pro Tag mit der Suche nach Informationen.

• 81 % der Beschäftigten empfinden Frustration, wenn sie nicht finden, was sie brauchen.
• 72 % erfassen Inhalte doppelt, weil bereits vorhandenes Wissen für sie nicht auffindbar ist.

Diese stille Krise bremst nicht nur die Produktivität, sondern untergräbt auch das Vertrauen in die internen Strukturen und natürlich in das Wissen eines Unternehmens. Wissen ist zwar vorhanden, aber es liegt verstreut in Dateien, E-Mails oder in den Köpfen einzelner. Und solange dieses nicht zentral strukturiert und zugänglich gemacht wird, kann auch künstliche Intelligenz nicht ihr volles Potenzial entfalten.

Data Governance beginnt, wo Wissensmanagement konkret wird

Genau an diesem Punkt setzt eine Data Governance-Strategie an. Nicht als technischer Begriff, sondern als betriebliche Notwendigkeit. Denn Wissensmanagement heißt nicht nur, Informationen zu sammeln. Es bedeutet, Wissen so zu organisieren, dass es nachvollziehbar gepflegt und im Alltag tatsächlich genutzt werden kann.

Was bedeutet eigentlich „Data Governance“?

Der Begriff klingt technisch – ist aber ganz einfach:

Data Governance ist die Summe aller Regeln, Rollen und Prozesse, mit denen ein Unternehmen sicherstellt, dass seine Daten verlässlich, aktuell und korrekt sind, sowie verantwortungsvoll genutzt werden.

Data Governance sorgt dafür, dass Wissen nicht zufällig verteilt, sondern gezielt bereitgestellt wird. Außerdem stellt Data Governance sicher, dass niemand mit veralteten Dateien arbeitet und dass wertvolles Wissen nicht verloren geht, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen. Es geht jedoch nicht um Kontrolle – sondern um Klarheit:

• Wer darf was wissen?
• Wer ist wofür zuständig?
• Welche Information ist verbindlich?

Governance ist eine Art Betriebssystem für gelebte Verantwortung. Und genau dieses Prinzip bringt WIVIO in den Arbeitsalltag. Als zentrale Wissensplattform macht WIVIO vorhandenes Wissen nicht nur auffindbar und verständlich, sondern integriert es so in den Arbeitsalltag, dass es aktiv genutzt und kontinuierlich weiterentwickelt werden kann. WIVIO bringt Struktur in Informationsflüsse – und schafft damit die Voraussetzung für effektives Wissensmanagement, erfolgreiche Zusammenarbeit und KI-gestützte Innovation.

WIVIO bringt Data Governance praxisnah in Ihr Unternehmen – ohne Ihre Mitarbeitenden zu überfordern

Die gute Nachricht: Um von Data Governance zu profitieren, braucht es keine Bürokratie, sondern ein System, das Governance von Anfang an integriert und sie wie selbstverständlich im Arbeitsalltag umsetzt.

WIVIO ist genauso ein System. Es bringt Struktur und Klarheit in Ihr Wissen, ohne zusätzlichen Aufwand zu verursachen. Das bedeutet:

• Jeder Inhalt hat einen Inhaltsverantwortlichen – sichtbar und verbindlich.
• Inhalte sind versioniert und transparent, mit Änderungsverlauf, Kommentaren und Wiedervorlagen.
• Sichtbarkeits- und Benachrichtigungsgruppen gewährleisten, dass Informationen die richtigen Personen zur richtigen Zeit erreichen.
• Automatisierte Genehmigungsprozesse und smarte Erinnerungen sichern die Qualität.

So wird aus einer Softwarelösung ein Governance-Rahmen für den Alltag. Intuitiv in der Anwendung, praxisnah in der Umsetzung und flexibel skalierbar – so überzeugt WIVIO bereits über 150 Kunden.

Data Governance – kein Trendwort, sondern Führungsaufgabe

Viele verbinden Data Governance mit Datenmanagement oder Stammdatenmanagement (MDM) und sehen die Zuständigkeit daher in der IT. Dabei liegt die Verantwortung von Data Governance in sämtlichen Unternehmensbereichen und ist vor allem eins: eine Führungsaufgabe.

Es geht um einen umfassenden Überblick:

• Welche Informationen sind erfolgskritisch?
• Wer trägt Verantwortung?
• Wo gibt es, durch das fehlen von Informationen, noch akute Wissenslücken?
• Wie stellen wir sicher, dass Entscheidungen auf valider Basis getroffen werden?

Wer das ignoriert, riskiert mehr als Reibungsverluste:

• Fehler wiederholen sich.
• Projekte verzögern sich.
• Fachkräfte verlieren Vertrauen in interne Informationen.

Wissensmanagement ohne Data Governance bleibt unkoordiniert, und Data Governance ohne lebendiges Wissen bleibt Theorie. WIVIO verbindet beides auf effiziente und praxisorientierte Weise.

Von der Datei zum strategischen Vorteil: Wie Wissen wirkt

Ein funktionierendes Wissensmanagement mit klarer Governance…

• reduziert Einarbeitungszeiten,
• sichert Wissen bei Fluktuation von Mitarbeitenden,
• verkürzt Entscheidungsprozesse,
• verbessert die Projekttransparenz,
• stärkt die Compliance,
• und bildet die Grundlage für jeden KI-Einsatz.

Doch Wissen ist kein Selbstläufer, es muss aktiv organisiert und gepflegt werden. WIVIO schafft die Voraussetzungen dafür: durch intuitive Prozesse die Wissensmanagement zum selbstverständlichen Teil des Arbeitsalltags machen – und eine Kultur fördern, in der Wissen lebendig bleibt und echten Mehrwert schafft.

Fazit: Künstliche Intelligenz funktioniert nur mit echter Verantwortung

Es ist einfach, über KI zu sprechen. Doch die wahre Herausforderung liegt darin, das notwendige Fundament dafür zu schaffen. Wer heute erfolgreich digitalisieren will, muss sich intensiv mit seinem Wissen befassen. Wer automatisieren möchte, braucht Klarheit über Daten und Verantwortung. Das ist kein reines IT-Thema, sondern eine entscheidende Führungsaufgabe.

Und genau hier kommt WIVIO ins Spiel: WIVIO ist mehr als nur ein Tool – es ist eine praxisnahe Data-Governance-Lösung, die Governance nicht als bürokratische Hürde, sondern als natürlichen Teil des Arbeitsalltags versteht. Mit intelligenten Workflows, klaren Verantwortlichkeiten, automatisierten Freigaben und integrierten Erinnerungen sorgt WIVIO dafür, dass relevantes Wissen strukturiert gepflegt, aktuell gehalten und im Unternehmen aktiv genutzt wird. Dabei bleibt die Anwendung intuitiv und benutzerfreundlich – auch für Fachbereiche ohne technisches Vorwissen.