Weißt du, was dein Unternehmen weiß? WBI schafft Transparenz!

Je größer der Verantwortungsbereich einer Führungskraft ist, desto schwieriger wird es den Überblick zu bewahren. Das betrifft nicht nur das vorhandene Wissen der Mitarbeitenden sondern auch deren Zuständigkeiten bzw. Aufgaben. Ständig kommen neue Herausforderungen und Themengebiete hinzu und warten darauf gelöst und abgearbeitet zu werden. Dazu benötigt man Wissen über Wissen:

4 Wichtige Schritte zu mehr Transparenz

Step #1: Wissen, was man weiß

Zuallererst muss man sich bewusst werden, was man selbst alles weiß und was andere Personen im Unternehmen alles wissen. Dieses gesammelte Wissen aller wird als Wissensbasis des Unternehmens bezeichnet. All dieses Wissen sollte dann in Form von Wissensdokumenten schriftlich erfasst werden.

Step #2: Wissen, wo das Wissen ist

Es nutzt nichts, wenn Mitarbeitende ihr Wissen zwar erfassen, aber es dann nur lokal sichern, sodass es nur für sie selbst zugänglich ist. Wichtig ist, dass das Wissen allen Beteiligten zentral zur Verfügung gestellt und wieder sinnvoll in den Arbeitsalltag integriert wird. Mit einem browserbasierten Wissensmanagement-Tool für KMU wie WIVIO erhalten alle einen zeitlich und örtlich unbegrenzten Zugriff auf relevante Wissensdokumente des Teams. Notwendige Wissen und wertvolle Inhalte werden dabei in nicht nur gesichert, sondern strukturiert, gegliedert und mittels mehrsprachigem WIVIO-Chatbot sogar übersetzt.

Step #3: Wissen, wer was weiß

Wenn klar ist, welche Mitarbeiter über welches Wissen und welche Kompetenzen verfügen, können die Experten entsprechend dargestellt werden. Das Personen-Modul in WIVIO, das als optionale Funktion aktiviert werden kann, bietet Führungskräften einen guten Überblick über alle Benutzer:innen und Themen im Betrieb. Es ermöglicht eine einfache Delegation von Aufgaben und erleichtert zudem das Offboarding von Mitarbeitenden.

Step #4: Wissen, was es überhaupt gibt

Für Mitarbeiter:innen ist es sehr hilfreich zu wissen, welches Wissen sich bereits im Wissensmanagement-System befindet. Relevante, aktuelle Inhalte und eine gute, zuverlässige Suche sind hier wesentliche Erfolgsfaktoren. Den Studien zeigen, dass Mitarbeitende bis zu 30 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche von Informationen verbringen. Gute Suchergebnisse bestimmen daher darüber, ob die Benutzer das System gerne und häufig nutzen oder nicht. Wir von WBI stellen euch daher nicht nur das optimale Tool für euren Arbeitsalltag zur Verfügung, sondern helfen euch auch Inhalte zu erfassen, die es auch wert sind gefunden zu werden. Mit WIVIO gelingt das zeitsparend und effektiv.

Wissen strukturieren: Wissensgebiete in WIVIO

Mehrere Dokumente zu einem Thema können in WIVIO in einem sogenannten Wissensgebiet zusammengefasst werden. Wissensgebiete sind ein Mittel zur kontextabhängigen, inhaltlichen Gliederung von Wissensdokumenten und helfen den Überblick über Themen zu bewahren. Durch deren Zuordnung kann eine brauchbare Übersicht – ähnlich der Struktur eines Baumes – geschaffen werden. Dadurch werden Verbindungen und potentielle Wissenslücken im Unternehmen sichtbar, bevor sie zum Problem werden.

Beispiele für klassische Wissensgebiete, die in nahezu jedem Betrieb vorkommen sind u.a.

• Datenschutz
• Einschulung
• Kundenbindung
• Lieferanten
• Mitbewerber
• Strategie

Unser Tipp:

Jedem Wissensdokument soll zumindest ein Wissensgebiet zugeordnet werden. Eine Mehrfachzuweisung ist ebenfalls möglich – ein großer Vorteil gegenüber der Verwaltung von Dokumenten auf Laufwerken.

Wissensverantwortung klar definieren: der Wissensgebiet-Verantwortliche

Auch spezifische Themen und die Kompetenzen der Mitarbeitenden des Unternehmens können durch Wissensdokumente dargestellt werden. Ziel ist es, für jedes Wissensgebiet einen Zuständigen zu definieren – den sogenannten Wissensgebiet-Verantwortlichen. Das stellt sicher, dass vorhandenes, bereits erarbeitetes Wissen nicht nur rasch gefunden wird, sondern auch immer der richtig Ansprechpartner ersichtlich ist.

Für den Wissensgebiet-Verantwortlichen bedeutet das, dass er

• der erste Ansprechpartner bei Fragen zum Wissensgebiet ist.
• sicherstellt, dass alle themenverwandten Dokumente das passende Wissensgebiet hinterlegt haben.
• den Überblick über alle zugeordneten Dokumente und untergeordneten Wissensgebiete bewahren muss.
• prüft, ob zugeordnete Wissensdokumente gelöscht oder archiviert werden sollten.
• zu umfangreiche Dokumente aufteilen und doppelte Dokumente fusionieren lassen soll.

Wissenslücken im Unternehmen identifizieren

Das Wissensmanagement-Tool WIVIO ermöglicht eine übersichtliche Darstellung aller Wissensgebiete und Wissensgebiet-Verantwortlichen im System und vereinfacht damit die Suche nach dem Zuständigen zu einem gewissen Thema. Selbst vakante Wissensgebiete ohne Experten werden dadurch aufgedeckt und können Schritt für Schritt besetzt werden.

Dabei handelt es sich entweder um neue Themen, die noch nicht vergeben wurden oder Wissensgebiete, die aufgrund einer Personalveränderung nicht mehr besetzt sind. Ersteres kommt meist dann vor, wenn eine neue strategische Entwicklung ansteht, die eine Weiterentwicklung des vorhandenen Knowhows erfordert. Zweiteres ist der Fall, wenn ein Wissensträger den Aufgabenbereich wechselt oder das Unternehmen verlässt. In beiden Fällen muss jemand mit den notwendigen Kompetenzen aufgebaut oder eingestellt werden.

Fazit:

Effektives Wissensmanagement beginnt damit zu wissen, wer im Unternehmen was weiß – und endet damit, dieses Wissen für alle zugänglich und nutzbar zu machen. Mit unserem smarten Wissensmanagement-Tool WIVIO gelingt genau das: Wissensdokumente werden strukturiert erfasst, in Wissensgebieten übersichtlich gegliedert und jedem Teammitglied zentral zur Verfügung gestellt. Klare Verantwortlichkeiten durch Wissensgebiet-Verantwortliche sorgen dafür, dass Wissen aktuell bleibt – selbst wenn Mitarbeitende intern wechseln oder das Unternehmen verlassen.

Das Ergebnis: Führungskräfte behalten den Überblick, Wissenslücken werden frühzeitig sichtbar und Teams arbeiten effizienter – weil sie das richtige Wissen zur richtigen Zeit finden. Studien zeigen, dass Mitarbeitende bis zu 30 % ihrer Arbeitszeit mit der Informationssuche verbringen. Mit einem strukturierten Wissensmanagement-System wie WIVIO lässt sich dieser Aufwand deutlich reduzieren.

5 Vorteile, von denen Sie profitieren:

1. Weniger Suchen: Mehr Zeit für Entscheidungen
2. Wissen bleibt: Auch wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen
3. Mehrsprachiges Wissen: Übersetzung durch den WIVIO-Chatbot
4. Überblick für Führungskräfte: Wissen nutzen und steuern, statt nur speichern
5. Strukturiertes Offboarding: Notwendige Schritte und vakante Dokumente und Themen stets im Blick