FAQ – Frequently asked questions
Warum Wissensmanagement?
Du willst wissen, welchen Vorteil Wissensmanagement für dich und deine Kolleg:innen mit sich bringt oder was es im Unternehmen für ein erfolgreiches Wissensmanagement braucht?
In unseren Frequently asked questions haben wir die wichtigsten und am häufigsten gestellten Fragen für dich zusammengestellt, um dir die lästige Suche zu ersparen. Lerne spannende Funktionen und smarte KI-Features kennen.
Was Wissensmanagement bringt
Es existieren zahlreiche Definitionen und Methoden des Wissensmanagements. Reinmann-Rothmeier et al beschreiben den Begriff im 2001 erschienenen Buch „Wissensmanagement lernen“ wie folgt:
„Wissensmanagement bezeichnet den bewussten und systematischen Umgang mit der Ressource Wissen und den zielgerichteten Einsatz von Wissen in der Organisation. Damit umfasst Wissensmanagement die Gesamtheit aller Konzepte, Strategien und Methoden zur Schaffung einer ›intelligenten‹, also lernenden Organisation.“
Diese Definition muss man schon zwei, dreimal durchlesen, um zu verstehen. Wir von WBI bevorzugen klare, prägnante Aussagen und haben uns daher für diese kurze und knackige Definition entschieden:
„Betriebliches Wissensmanagement ist der bewusste und systematische Umgang mit Wissen und Informationen.“
Wenn du und deine Kolleg:innen mindestens zwei der folgenden Fragen mit JA beantworten, empfehlen wir euch eine intensivere Auseinandersetzung mit dem Thema Wissensmanagement. Denn Wissensmanagement hilft euch organisiert und effizient zu bleiben.
- Fehler wiederholen sich ständig?
- Ihr verbringt viel Zeit in ineffizienten Meetings?
- Wissen wird mühsam erarbeitet und verschwindet wieder?
- Telefonate und Anfragen stören immer wieder bei der Arbeit?
- Ihr seid ständig auf der Suche nach wichtigen Informationen?
- Es wird viel diskutiert, aber es fehlt die Entscheidungsgrundlage?
- Dokumente mit widersprüchlichen, falschen oder alten Inhalten machen die Runde?
Es ist nicht leicht, den Wert oder den Nutzen von Wissen zu beziffern. Quantitativ messen lässt sich beispielsweise die tägliche, monatliche bzw. jährliche Zeitersparnis die durch eine zentrale Quelle und eine gute Suche zustande kommt. Diese Ersparnis betrifft nicht nur die Antwortsuchenden, sondern vor allem auch die Experten, die zeitlich weniger in Anspruch genommen werden und somit ungestört arbeiten können.
Eine wesentliche Zeitersparnis bringt auch das bestehende Know-how, welches nicht immer wieder neu erarbeitet werden muss. Die Wiederherstellungszeit nach personellen Veränderungen und Austritten, sowie die kürzere Einarbeitungszeiten bei neuen Mitarbeitern wird durch das gesammelte Wissen verkürzt und lässt sich ebenfalls quantitativ messen.
Last-but-not-least verbessert sich durch Wissensmanagement auch die Qualität sowie die Effizienz der internen Prozesse, was sich in den Stunden der beteiligten Mitarbeitern niederschlägt. Themen wie die Erhöhung der Qualität von Produkten, die Innovationskraft und die Mitarbeitermotivation sind hingegen nur sehr schwer messbar und können daher kaum quantifiziert werden.
Fakt ist aber: Ohne professionelles Wissensmanagement wäre das rasante und zugleich nachhaltige Wachstum von Meusburger, dem Unternehmen von dem wir abstammen, unmöglich gewesen.
Es wird immer gute Gründe geben, die es rechtfertigen, das operative Tagesgeschäft über andere Dinge zu stellen. Eure Produkte oder Dienstleistungen sind schließlich euer Kerngeschäft, mit dem ihr eure Brötchen verdient. Daher unterstützen wir euch gerne mit unserer Kernkompetenz: Wissensmanagement so effizient und ressourcenschonend wie möglich einzuführen und im Unternehmen zu etablieren. Denn Wissensmanagement hält euch nicht von eurem Kerngeschäft und euren Projekten ab, sondern hilft euch dabei, alles besser und effizienter zu organisieren.
Das Beste daran: Ein großer Teil eures relevanten Unternehmenswissens ist bereits in der ein oder anderen Form vorhanden. Jedoch vermutlich an mehreren Speicherorten verteilt, unstrukturiert und wird nicht nachhaltig genutzt. Wir unterstützen euch dabei das bestehende und zukünftig benötigte Wissen zu strukturieren und für alle im Unternehmen zugänglich und nutzbar zu machen. Das ist unser Kerngeschäft und damit waren wir bereits bei unzähligen Kundenprojekten erfolgreich.
Gerade bei der Einführung von ERP-Systemen, kann WBI perfekt eingesetzt werden. Hier entsteht viel Wissen und sollte daher sofort erfasst werden, um den Wissenstransfer zu gewährleisten. Dabei geht es nicht um Wissen im wissenschaftlichen Sinn, sondern um Anwendungshandbücher, das Erfassen des IST-Standes und des gewünschten Soll-Standes, aus dem sich die Anforderungen an das System ergeben.
Alle Ideen, Punkte, Probleme und Themen rund um das ERP System und dessen Einführung sollten mit WBI dokumentiert und später genutzt werden. So kann das erarbeitete Wissen gesichert und langfristig genutzt werden, z. B. auch für spätere Einführungsprojekte.
WIVIO ist nicht noch irgendeine weitere Software, sondern das zukünftige Gehirn deines Unternehmens. Es ist keine lästige zusätzliche Software, sondern eine echte Erleichterung im Arbeitsalltag für dich und deine Kolleg:innen. Das Wissensmanagement-System agiert als DIE zentrale Quelle für euer Unternehmenswissen und somit als „Single Point of truth“.
WIVIO bietet euch zudem:
- Cloudbasierten, unlimitierten Zugang weltweit
- Intelligente Suchfunktion mit variablen Filtern & Autovervollständigung
- Automatische Reminder für Aktualitätsprüfungen
- Klare Zuständigkeiten durch definierte Verantwortungsbereiche
- Kategorisierung durch Wissensgebiete
- Versionierung & Bearbeitungs-Historie
- Flexible Sichtbarkeits- und Benachrichtigungs-Gruppen
- Auswertungen bis hin zu einer detaillierten Wissensbilanz, die wichtige Wissenslücken aufzeigt
Es gibt also viele gute Gründe, mit der branchen- und größenunabhängigen WBI-Lösung ganz einfach durchzustarten. Ohne großen Installationsaufwand und mit bewährten Mechanismen und Features unterstützt WIVIO euch als vielbeschäftigte Wissensträger bei der täglichen Arbeit.
Wissenskultur und Arbeitsmethode
WBI ist eine dokumentenbasierte Form von Wissensmanagement und setzt auf bestehendes Wissen von unterschiedlichen Wissensträgern, sowie auf gängige Dateiformate wie Word, Excel, PowerPoint und PDF. Dadurch kann in jedem Unternehmen sofort durchgestartet werden, da diese Dokumente mit wichtigem organisationalem Wissen meist schon vorhanden sind.
Im ersten Schritt werden die bestehenden Inhalte in Form gebracht, strukturiert und zentral für alle im Wissensmanagement-System zur Verfügung gestellt. Das Wissensdokument – kurz WiDok – dient dabei als Wissenseinheit und wird in weiterer Folge immer wieder qualitativ weiterentwickelt und im Arbeitsalltag angewendet.
In vielen Unternehmen sind Tools wie Wikis im Einsatz, werden aber von der Belegschaft kaum genutzt. Daher haben wir die wichtigsten Punkte für dauerhaft erfolgreiches und vor allem lebendiges Wissensmanagement hier zusammengefasst:
- Hochwertige, aktuelle und richtige Inhalte sind das A und O. Wenn die User:innen im Wiki oder WMS nur veraltete, widersprüchliche Inhalte finden, werden sie darauf nicht mehr vertrauen und die Nutzung einstellen. Das System stirbt.
- Ein ausgereiftes Werkzeug mit einer guten Usability und praktischen Features, die den Arbeitsalltag der User erleichtern, sind enorm wichtig. Wird das Tool gerne genutzt, bleibt das Wissen aktuell.
- Eine wissensorientierte Unternehmenskultur ist ebenfalls von großer Bedeutung. Der Stellenwert von Wissen und Wissensmanagement muss intern klar kommuniziert werden. Gerade Führungskräfte müssen den richtigen Umgang und den aktiven Einsatz von Wissen vorleben und das sukzessive Erfassen von relevantem Wissen „top-down“ einfordern.
- Klare Prozesse, Rollen und Standards sind entscheidend für ein dauerhaft lebendiges Wissensmanagement. Wesentliche Elemente von WBI, die über den Erfolg oder Misserfolg von betrieblichem Wissensmanagement entscheiden, sind z. B. die Inhaltsverantwortung, die Aktualitätskontrolle sowie die intelligenten Benachrichtigungen in unserer Software WIVIO.
Von Beginn an Coachen wir unsere Kunden basierend auf unseren Erfahrungen aus zahlreichen Projekten. Damit können der Startschuss sowie die Transformation in eine wissensorientierte Arbeitsweise optimal gelingen.
Wissensmanagement ist eine wichtige Führungsaufgabe und muss – je nach Firmengröße – von der obersten bis zur untersten Führungsebene mit Überzeugung (vor)gelebt werden! Nur so kann sich eine wissensorientiere Unternehmenskultur langfristig etablieren.
Zur erfolgreichen Umsetzung und als Entlastung der Führungskräfte sollte ein Wissensmanager im Unternehmen ernannt werden. Wie eine Art »Wissensgärtner« kümmert sich diese Person um die Wissensdatenbank sowie um die administrativen, inhaltlichen und konzeptionellen Aufgaben. Diese Person wird von der Geschäftsführung bestellt, sollte dieser direkt unterstellt sein und ist gegenüber anderen Mitarbeitern und Führungskräften nicht weisungsgebunden. Der Wissensmanager ist zudem die zentrale Ansprechperson bei Fragen zum Thema WBI und wird durch Benachrichtigungen des Systems regelmäßig über aktuelle Veränderungen informiert.
Wir empfehlen, dass möglichst alle Mitarbeiter einen Zugang zu WIVIO erhalten, um im Berufsalltag auf das benötigte Wissen zugreifen zu können. Sie können dadurch selbstständig suchen und werden entscheidungs- sowie handlungsfähiger. Je weiter das Tool intern verbreitet ist, desto rascher gelingt der Schritt hin zu „lebendigem Wissensmanagement“ in allen Bereichen der Organisation.
Durch die verschiedenen Rollen in WIVIO können die Mitarbeiter entsprechend ihren Aufgabengebieten WIVIO unterschiedlich intensiv nutzen. Während „Wissensarbeiter“ ihr Wissen aktiv in Form von Wissensdokumenten erfassen und anderen zur Verfügung stellen, konsumieren andere das Wissen, und wenden es im Arbeitsalltag an. Gerade die Führungsetage sollte ein klares Zeichen für Wissensmanagement setzen und WIVIO bewusst in ihren Arbeitsalltag integrieren. Ziel ist es, sich tagtäglich auf Wissensdokumente zu beziehen und die wissensorientierte Arbeitsweise vorzuleben.
Vorbild sein: Wissensmanagement funktioniert nur, wenn es über alle Hierarchieebenen vorgelebt wird. Wenn du im Arbeitsalltag aktiv mit WiDoks arbeitest, diese verteilst und deine Kolleg:innen ermutigst, proaktiv mitzuwirken, kann Wissensmanagement dauerhaft gelingen.
Sinn stiften: Wichtige Inhalte sollten kompakt gestaltet und leicht erfassbar aufbereitet werden. Wissensmanagement darf nicht zum Selbstzweck werden! Überlege dir gut, welche Informationen in WIVIO erfasst werden sollen und welche nicht.
Positives Klima schaffen: Wissensmanagement wird die Kultur des Unternehmens nachhaltig verändern. Wir unterstützen euch bei der erfolgreichen Einführung und helfen, die Mitarbeitenden möglichst früh mit an Bord zu holen.
Nutzen und Vorteile vermitteln: Schnell und einfach auf das gesamte Unternehmenswissen zugreifen. Auf Knopfdruck. Immer und von überall aus. Dies ist nur einer von vielen Vorteilen, den du deinem Team nennen kannst. Dadurch lernen alle, wie WBI ihren Arbeitsalltag maßgeblich erleichtern wird. Mehr dazu findest du unter Vorteile von WBI.
Geben & Nehmen: Wissen zu teilen ist besser als Wissen für sich zu behalten. Doch es gibt immer auch einzelne Wissensträger, die Angst vor Machtverlust und Ersetzbarkeit haben und schlechte Stimmung erzeugen. Daher solltest du auf mögliche Ängste der Mitarbeitenden früh genug eingehen und sie von den Vorteilen und Chancen für sich selbst und das gesamte Team überzeugen.
Sichtbarkeit erhöhen: Unabhängig von der Stellung im Organigramm werden Wissensträger in WIVIO sichtbar und können ihre Ideen effektiv im Unternehmen einbringen. Kollegen wissen sofort, an wen sie ihre Fragen richten müssen und können die zur Verfügung gestellten Inhalte im Arbeitsalltag nutzen.
Optimalerweise erfassen Mitarbeiter ihr Wissen aus eigener Motivation – also aus der sogenannten „intrinsischen Motivation“. Davon spricht man, wenn der Inhaltsverantwortliche um seiner selbst Willen ein WiDok erfasst. Er benötigt es selbst, sieht es als Herausforderung oder es bereitet ihm Freude, anderen mit seinem Wissen zu helfen. Die intrinsische Motivation ist wünschenswert.
Im Gegensatz dazu steht die „extrinsische Motivation“, die auf externen, meist materiellen Anreizen basiert. Gerade diese führen jedoch oft dazu, dass Wissen aus den falschen Motiven und somit halbherzig erfasst wird. Die Qualität der WiDoks leidet maßgeblich unter solchen materiellen Anreizen, weshalb sich WBI bewusst von materiellen Anreizsystemen distanziert.
Ganz am Anfang ist die Sensibilisierung für das Thema Wissensmanagement sehr wichtig. Die Mitarbeiter müssen verstehen und erkennen WARUM sie ihr Wissen erfassen sollen und erfahren, wie sie davon profitieren. Wenn sie das WARUM erst einmal verstanden haben, ergibt sich das WIE oft selber.
Daher wird bei uns das Thema Wissensmanagement bereits beim Vorstellungsgespräch erwähnt und beim Onboarding aktiv geschult. Das bedeutet, dass alle neuen Mitarbeiter bereits ab ihrem ersten Arbeitstag WIVIO nutzen dürfen und den Umgang damit erlernen. Personen, die bereit sind ihr Wissen in zu teilen, haben bei uns also bessere Karten als jene, die das nicht wollen.
In der Praxis vieler Unternehmen ist es oft noch so, dass Wissensträger ihr Wissen aus verschiedensten Gründen nicht zur Verfügung stellen. Diese geringe Teilungsbereitschaft hat meist persönliche Ursachen. Baut daher auf Vertrauen und Transparenz − beide Faktoren sind wichtige Voraussetzungen für den Erfolg von Wissensmanagement. Setzt auf eine offene Kommunikation und eine konstruktive Fehlerkultur im Unternehmen. Begeistert euer Team durch den Mehrwert von Wissensmanagement und arbeitet gemeinsamen aktiv am Erfolg des Unternehmens.
Wir von WBI regeln dieses Problem in WIVIO über das Konzept der Inhaltsverantwortung. Bei jedem WiDok wird die zuständige Person als sogenannter Inhaltsverantwortlicher hinterlegt und somit als Experte sichtbar. Sein Name wird im System bei den Details zum Wissensdokument und zusätzlich auch im Dokumentenkopf abgebildet. Somit liegt es grundsätzlich in seinem Interesse, dass die Inhalte korrekt, aktuell und qualitativ Hochwertig sind.
Ein wesentlicher Teil von Wissensmanagement ist es, das vorhandene Wissen im Arbeitsalltag zu nutzen und ggf. im Wissensdokument zu korrigieren oder durch Feedback zu verbessern. An dieser Form der „Schwarmintelligenz“ beteiligen sich alle Personen im Team, die das Wissen für deren Arbeit brauchen. Befindet sich also ein Fehler in einem Ablauf oder in einer Prozessbeschreibung, wird dieser rasch entdeckt und dem Verantwortlichen mitgeteilt. Gründliche Wissensarbeit erspart dem Zuständigen solche Nachfragen.
Zuallererst sollte die suchende Person immer die Suche in WIVIO nutzen, um an das benötigte Wissen zu kommen. Durch die optionale KI-Suche und smarte Filter- und Sortiermöglichkeiten erhältst du passende Treffer. Zudem kann der KI Chatbot „Frag WIVIO“ zu allen möglichen Themen befragt werden und antwortet sogar in der gewünschten Landessprache.
Andererseits kennen die Mitarbeiter:innen mit der Zeit auch die relevanten Wissensdokumente in ihren Arbeitsbereichen und können somit auf ihre Erfahrungen zählen. Zudem erhalten sie von ihren Kollegen und Vorgesetzten immer wieder Hinweise auf andere wichtige Wissensdokumente, da diese im Berufsalltag zur Informationsgewinnung oder für Schulungen herangezogen werden.
Abhängig von der Größe und der Branche (z. B. Produktionsbetrieb vs. Dienstleistungsunternehmen) ist die Anzahl der Inhaltsverantwortlichen unterschiedlich. Generell ist ein hoher Anteil von Wissensarbeitern bzw. Inhaltsverantwortlichen vorteilhaft, da mehr Wissen gesammelt und Wissensmanagement dadurch breiter genutzt wird.
Insbesondere die Führungskräfte sollten Anfangs mit gutem Beispiel vorangehen und ihr Wissen in Form von Wissensdokumenten teilen. Die neue wissensorientierte Arbeitsweise wird dadurch forciert und die Mitarbeiter werden zur Mitarbeit angeregt. Später können die Führungskräfte die erstellten WiDoks an ihr Team delegieren.
Natürlich profitieren alle von WBI, auch wenn die Kommunikationswege in kleinen Teams sehr kurz sind. Denn gerade in kleineren Teams, in denen sich das ganze Wissen auf einige wenige Personen verteilt, schmerzt es umso mehr, wenn jemand ausfällt oder das Unternehmen verlässt.
Bei ungeplanten oder geplanten Abwesenheiten wie Krankheit, Urlaub, Mutterschutz, usw. werden teilweise beträchtliche Wissenslücken sichtbar, da im Vorfeld keine explizite Wissenssicherung stattgefunden hat. Das kann insbesondere in kleinen Unternehmen geschäftsschädigend sein, da der Verlust schlechter kompensiert werden kann.
Wenn es darum geht, welches Wissen in WIVIO erfasst werden sollte, dienen die „Kriterien für Wissensdokumente“ als Leitfaden. Mit der Zeit bekommen die Wissensarbeiter und Führungskräfte ein Gespür dafür, welche Informationen erhaltenswert sind. Auch erfolgsrelevante Themen und Wissensgebiete, mit denen sich das Unternehmen langfristig bzw. zukünftig beschäftigen wird, sind ein klarer Indikator dafür, ein WiDok dazu zu erfassen.
Das System kontrolliert nicht, ob ein Dokument nach Erhalt der Aufgabe Lesen wirklich geöffnet oder gelesen wird. Vielmehr wird darauf vertraut, dass die Mitarbeitenden verantwortungsvoll mit dieser Aufgabe umgehen.
Spätestens im Arbeitsalltag bzw. in Meetings fällt jedoch auf, ob sich jemand ausreichend vorbereitet hat und die neusten Informationen aus den relevanten WiDoks kennt oder nicht.
Auch ohne Kontrollmechanismus in der Software darf also von den Empfängern durchaus erwartet werden, dass sie der „Aufgabe Lesen“ nachkommen. Die Empfänger werden dabei durch den Änderungskommentar unterstützt und können selber entscheiden, ob das WiDok nochmals gelesen werden muss oder die Änderungen auch anhand des kurzen Kommentars nachvollziehbar sind.
Der richtige Umgang mit WiDoks
Durch die Verwendung von Office-Dokumenten als Wissenseinheiten können sämtliche Funktionen von MS Office für die einfache und vielseitige Bearbeitung von Inhalten verwendet werden. Darunter fallen z. B. die Darstellung und Formatierung von Präsentationen oder Textdateien, sowie das praktische Sortieren, Filtern und Berechnen in Excel-Dateien. Die User müssen sich also nicht mit lästigen HTML-Editoren herumschlagen, sondern können mit Word, Excel und PowerPoint in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung bleiben.
Jede Person im Unternehmen sollte in WIVIO jene Wissensdokumente verantworten, für deren operative Umsetzung diese Person im Berufsalltag verantwortlich ist. Dadurch wird mit WBI sichergestellt, dass die Praxis (Arbeitsalltag) und die Theorie (Wissensdokument in WIVIO) eng aufeinander abgestimmt sind und nicht auseinanderlaufen.
Zudem ist der Inhaltsverantwortliche ein Experte auf seinem Gebiet und kann somit bei tiefergehenden Fragen kontaktiert werden. Sie identifizieren sich in der Regel sehr stark mit ihren Wissensdokumenten und sorgen für die Aktualität und Weiterentwicklung der Inhalte.
Die Führungsebene erhält durch die klare Regelung der Inhaltsverantwortung einen optimalen Überblick über alle Themen im Unternehmen und sieht auf einen Blick, wer bei welchem Thema „den Hut auf hat“.
In einem Wissensdokument können im Dokumentenkopf folgende Infos dargestellt werden:
- der Titel des Wissensdokuments
- die Dokumentennummer
- der Name sowie die Kontaktdaten des Inhaltsverantwortlichen
- das Datum der letzten Überarbeitung
- die Version des Wissensdokuments
- der Name sowie die Kontaktdaten des Freigebers
- das eigene Unternehmenslogo
Welche dieser Informationen im Dokumentenkopf angegeben werden, kann individuell definiert werden. Auch können verschiedene Layouts, zum Beispiel für interne und externe Dokumente definiert werden. Während der Einführung erstellen Sie gemeinsam mit unseren Experten Ihre individuellen Layouts.
Durch diese sichtbaren Metadaten kann der jeweilige Wissensträger, der das WiDok verantwortet, bei eventuellen Rückfragen schnell und unkompliziert kontaktiert werden.
Der Dokumentenkopf muss nicht manuell angepasst werden, denn eine leistungsfähige Schnittstelle von WIVIO zu MS-Office liest und schreibt automatisch alle relevanten Metadaten direkt in die Dokumente.
Alle Benutzer mit der Rolle „Wissensarbeiter“ können Wissensdokumente in WIVIO bearbeiten und somit aktiv zur Weiterentwicklung der Inhalte beitragen. Grundsätzlich kümmert sich jeder Zuständige um seine eigenen Wissensdokumente. Die Überarbeitung erfolgt in den jeweiligen Programmen wie Word, Excel und PowerPoint.
Das gewünschte Dokumente wird einfach via WIVIO im Bearbeitungsmodus geöffnet und dann editiert. Danach wird es gespeichert und neu veröffentlicht.
Die Wissensarbeiter können alle Wissensdokumente in ihrem Sichtbarkeitsbereich überarbeiten. Eine solche Überarbeitung löst immer eine Genehmigung beim Inhaltsverantwortlichen und eine Benachrichtigung in WIVIO aus.
Der Wissensmanager hat hier Sonderrechte. Er kann bei Bedarf die Genehmigung überspringen.
Fällt Ihnen ein Fehler in einem der Dokumente Ihrer Kollegen oder Mitarbeiter auf, gibt es zwei Möglichkeiten. Welche der beiden Vorgehensweise Sie in Ihrem Unternehmen wählen, ist stark abhängig von der Unternehmenskultur und dem gegenseitigen Vertrauen:
- Sie können Ihre Kollegen bzw. Mitarbeiter darüber informieren. Diese bessern den Fehler selbstständig aus.
- Sie können den Fehler direkt im Wissensdokument ausbessern. Ihr Kollege bekommt von WIVIO eine Genehmigungsprüfung und kann das von Ihnen überarbeitete Dokument freigeben.
Der Inhaltsverantwortliche eines Dokuments ist dafür zuständig, dass die Inhalte seiner Wissensdokumente aktuell, relevant und qualitativ hochwertig sind und auch bleiben. Über die automatische Wiedervorlage wird definiert, nach welchem Zeitraum oder zu welchem Termin der Inhaltsverantwortliche an die Aktualisierung des WiDoks erinnert werden soll. Ist der Zeitraum oder der Tag überschritten, bekommt der Zuständige eine Benachrichtigung von WIVIO mit der Aufforderung das Dokument zu sichten und die Inhalte wenn nötig zu aktualisieren. Dieser Zähler startet nach jeder Änderung im Dokument neu.
Außerdem liegt es auch sonst im Interesse des Inhaltsverantwortlichen, seine Wissensdokumente aktuell zu halten, um sich vor lästigen Nachfragen und Hinweisen auf Fehler durch seine Kollegen zu schützen.
Während ein Dokument überbearbeitet wird, bleibt stets die letztgültige Version des Wissensdokuments für alle anderen sichtbar. Den aktuellen Stand deiner Überarbeitung sehen sie nicht. Das WiDok ist in diesem Zeitraum auch zur Überarbeitung durch alle andern Wissensarbeiter gesperrt. Versucht einer deiner Kollegen dennoch, das WiDok zu überarbeiten, bekommt er von WIVIO einen Hinweis, dass das Dokument derzeit in Überarbeitung ist und wer gerade daran arbeitet.
Alle Vorgängerversionen sind übrigens bei den Dokumentendaten unter dem Menüpunkt „Historie“ aufgelistet und können dort eingesehen werden.
Wenn ein Kollege, der Ihr WiDok gerade überarbeitet im Urlaub, Krankenstand oder ähnliches ist, können Sie sich an den Wissensmanager in Ihrem Unternehmen wenden. Dieser verfügt über die notwendigen Rechte, um den Entwurf Ihres Kollegen an Sie zu übertragen.
Durch Benachrichtigungsfunktion von WIVIO werden Benutzer laufend über Änderungen in den für sie relevanten Dokumenten informiert. Die Benachrichtigung erfolgt in den meisten Fällen mittels E-Mail. Dabei versendet WIVIO eine strukturierte „Aufgabe Lesen“ an die in WIVIO hinterlegte E-Mailadresse des Users.
Wer bei welchem WiDok als Empfänger hinterlegt wird, entscheidet der jeweilige Inhaltsverantwortliche. Die Zuweisung kann entweder direkt oder über eine Gruppenzuweisung erfolgen.
Der Empfängerkreis kann sich im Laufe der Zeit verändern und ist meist davon abhängig, wer die Informationen zu welchem Zeitpunkt verlässlich benötigt. Oft werden in einem frühen Stadium nur die jeweiligen Beteiligten informiert und erst später, wenn das WiDok ausgereift ist, auch alle anderen betroffenen Mitarbeiter.
Ab dem Moment seiner Veröffentlichung hat ein WiDok Gültigkeit und muss entsprechend umgesetzt werden. Alle betroffenen Personen werden per Benachrichtigung informiert. Dennoch soll ein WiDok von den Empfängern immer mit Hausverstand betrachtet werden. Bei Fehlern oder Unklarheiten sollte der Inhaltsverantwortliche kontaktiert werden.
Ja, auch Mitarbeitende in der Produktion sollten Zugriff auf das relevante Unternehmenswissen haben. Zwar verfügt in der Produktion meist nicht jeder Mitarbeiter über einen eigenen Computer bzw. User, aber dennoch gibt es in den meisten Unternehmen Computer-Terminals, die von mehreren Personen genutzt werden. Diese eignen sich, um den Zugriff auf WIVIO für zu ermöglichen. Auch mobile Geräte können für den Zugriff auf WIVIO eingesetzt werden.
Gibt es in Ihrem Unternehmen in der Produktion gar keine Möglichkeit für den Zugang zu einem PC, können Sie alternativ auch mit ausgedruckten WiDoks arbeiten. Pro Maschine werden dann die relevanten WiDoks ausgedruckt und in einem Ordner zur Verfügung gestellt. Hier muss man jedoch stets auf die Aktualität der gedruckten Dokumente achten.
Natürlich bedeutet das Erstellen eines neuen WiDoks einen Aufwand. Verglichen mit dem Aufwand für die Wiederherstellung von vergessenem Wissen bzw. mit dem Aufwand für das Wiederfinden von Wissen, das auf einem Laufwerk verschollen ist, ist dieser Aufwand jedoch eine Kleinigkeit.
Abgesehen davon verfügen die meisten Unternehmen schon über Dokumente mit den wichtigsten Unternehmensinfos. Diese müssen nur noch in WIVIO hochgeladen werden.
Wir empfehlen Ihnen und Ihrem Team, bei neuen Dokumenten immer „klein“ zu beginnen und die Inhalte später zu erweitern und zu verbessern. Damit bleibt die Hemmschwelle das Wissen zu erfassen gering. Insbesondere beim Start sollten Sie Ihre bestehenden Dokumente in WIVIO importieren und diese somit in wenigen Schritten in nützliche Wissensdokumente verwandeln.
Nein, die eigenen Entwürfe sind für die anderen Mitglieder im Team nicht sichtbar. Erst beim Veröffentlichen des Wissensdokuments wird dieses für alle User, die Sichtrechte darauf haben, sichtbar.
- Sie können das Wissen aus WiDoks aktiv bei Besprechungen zur Informationsgewinnung einbeziehen. Kommen beispielsweise Fragen zu einem bestimmten Thema bei einem Meeting auf, können Sie in WIVIO nach dem Thema suchen und die Antwort in den WiDoks finden.
- Sie können WiDoks auch vor Besprechungen an die teilnehmenden Personen versenden, damit sie sich auf das Meeting vorbereiten können. Dadurch starten alle mit dem gleichen Wissensstand in das Meeting.
- Sie können WiDoks z. B. als Schulungsdokumente heranziehen bzw. in Präsentationen auf relevante WiDoks verlinken.
- Sie können WiDoks bewusst dazu einsetzen, um bei einem gewissen Thema den Status-Quo zu erfassen und darauf basierend eine Strategie für die Zukunft zu entwickeln.
- Sie können in WIVIO gespeicherte Auswertungen dazu nutzen, anderen die Ergebnisse zu präsentieren, gemeinsam daraus Schlüsse zu ziehen und Handlungen folgen zu lassen.
- Sie können WiDoks nutzen, um kleine Change Prozesse im Unternehmen anzustoßen und damit Veränderungen zu bewirken. Wird ein Ablauf oder Prozess in einem WiDok aus guten Gründen angepasst, werden alle Beteiligten mittels Benachrichtigung informiert und können nach den neuen Vorgaben handeln.
Bei umfangreichen Anleitungen oder Dokumentation, die meist von externen Lieferanten stammen, sollten Sie eine kompakte Zusammenfassung zusammenstellen und diese als WiDok ins Wissensmanagement-System stellen. Diese Zusammenfassung sollte die wichtigsten Anwendungsfälle und Szenarien beinhalten, ohne zu sehr ins Detail zu gehen.
Für detailliertere Fragen oder Probleme können Sie im Wissensdokument auf die jeweilige Anleitung verlinken. In WiDoks können Links auf eine Website, aber auch Links auf Dokumente in Teams oder auf einem Laufwerk hinterlegt werden.
Bei sehr umfassenden Themen hilft es ein Meta-WiDok zu erstellen. Dabei handelt es sich um eine Übersicht aller Wissensdokumente zu einem gewissen Thema. Meta-WiDoks haben einen strukturierten tabellarischen Aufbau und geben dadurch einen guten Überblick über alle relevanten Wissensdokumente.
Grundsätzlich sollten alle Wissensdokumente vor der Beendigung des Dienstverhältnisses über die Funktion „Dokument übertragen“ an den neuen Zuständigen übergeben werden. Sollte dies aus diversen Gründen (langfristige Krankheit, prompte Freistellung des Mitarbeiters,…) nicht möglich sein, kann der Wissensmanager die Wissensdokumente auch im Nachhinein übertragen.
Wir empfehlen unseren Kunden, den Titel kurz und prägnant zu halten. Wichtig ist: er muss aussagekräftig sein und optimalerweise einzeilig bleiben.
Der Inhaltsverantwortliche von einem WiDok kann sich aus mehreren Gründen ändern: z. B. aufgrund einer Umstrukturierung der Aufgaben, einem internen Personalwechsel, durch den Austritt von Mitarbeitern oder der Delegation von Aufgaben und damit verbundenen WiDoks.
Verlässt ein Mitarbeiter mit Inhaltsverantwortung das Unternehmen, werden die Wissensdokumente auf den Nachfolger übertragen. Wenn noch kein Nachfolger gefunden wurde, werden die WiDoks temporär an die jeweilige Führungskraft oder die Teamkollegen übertragen. Bei der Übergabe von WiDoks werden nicht nur Dokumente übergeben, sondern auch die damit verbundenen, operativen Aufgaben im Arbeitsalltag.
WIVIO – die Software
Bei unserem Partner Meusburger startete das Ganze anfangs ohne die Nutzung einer speziellen Software. Das ist aber mehr dem Zeitalter geschuldet, denn vor rund 30 Jahren, als alles mit handschriftlichen Notizzetteln in Papierform begann, gab es schlichtweg noch nicht viele Computer in Betrieben. Es wurde eine intuitive Art des Wissensmanagement entwickelt und gelebt. Das Handling wurde mit der steigenden Anzahl an Dokumenten und Mitarbeitern aber immer komplizierter, bis 2004 der Umstieg auf eine eigens programmierte Software gelang.
Inzwischen bietet das digitale Zeitalter hier glücklicherweise viele Möglichkeiten und hat unsere Arbeitswelt deutlich vereinfacht. Wichtig ist bei der Wahl einer Software, dass diese einfach und intuitiv aufgebaut ist und über die wesentlichen Funktionen für dauerhaft erfolgreiches Wissensmanagement verfügt. Denn das beste Tool wird ohne die richtigen Mechanismen und die richtige Arbeitsweise meist nur mäßig erfolgreich genutzt.
Unser Wissensmanagement-System WIVIO deckt die entscheidenden Wissensmanagement-Prinzipien optimal ab und bringt alles mit, sodass du und dein Team sofort starten können und ihr in wenigen Minuten die ersten Wissensdokumente erfasst habt.
Unser Wissensmanagement-Tool WIVIO ist optimal auf die Arbeitswelt mit Microsoft Office abgestimmt und bietet die optimale Ergänzung für dauerhaft erfolgreiches Wissensmanagement für Unternehmen..
Wir haben das Tool bewusst schlank und intuitiv gehalten, damit möglichst jede Person mit minimalem Schulungsaufwand WIVIO nutzen können.
Damit du und dein Team in eurer gewohnten Arbeitsumgebung bleiben können, ist WIVIO dokumentenbasiert und arbeitet mit gängigen Dateiformaten wie Word, Excel, PowerPoint und PDF.
Ob komfortabel als cloudbasiertes SaaS (Software-as-a-Service) Modell oder onPremises bei euch im Haus – das entscheidet ihr.
Übrigens: Dort, wo es keine Internetverbindung oder entsprechende Geräte gibt, spielen die druckbaren Wissensdokumente ihre Stärke voll aus!
Eine spezifische Schnittstelle zu Microsoft Office ermöglicht den Datenaustausch zwischen WIVIO und Office-Dokumenten. Dies ist die Basis für einzigartige Wissensmanagement-Funktionen wie z. B. eindeutige Dokumentennummern, Versionierung, intelligente Volltextsuche, wissensorientierte Auswertungen, uvm.
Integriert in das Microsoft Ökosystem ermöglicht WIVIO einen Datenaustausch mit SharePoint, Microsoft-Teams oder die Verwendung von Office 365 für das Web.
WIVIO generiert für alle Wissensdokumente und Wissensgebiete „stabile Links“. Damit lässt sich der Zugriff auf Wissensdokumente sehr elegant in andere Umgebungen wie z.B. das ERP-System, CRM System, Qualitätsmanagement oder Intranet verlinken. Auch wenn sich die Wissensdokumente über neue Versionen weiterentwickeln, wird stets auf die neuste Version zugegriffen.
Als On-Prem-Kunde erhaltet ihr zwei Releases pro Jahr, die ihr dann entsprechend mit unseren Anleitungen bei euch installieren könnt. Weitere Releases gibt es eventuell auch Anfrage bei unserem Support.
Die Verwaltung der User ist direkt in WIVIO möglich und umfasst u. a. folgende Funktionen
- User anlegen, ergänzen und löschen
- User-Name bzw. Kurzzeichen
- Zuteilung zu Benachrichtigungs- und Sichtbarkeits-Gruppen
- Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse
- Avatare, uvm.
In WIVIO Enterprise ist eine Anbindung an ein Active-Directory möglich, insofern euer Unternehmen bereits ein AD im Einsatz hat. WIVIO unterstützt die Anbindung via Azure AD (Cloud) oder Microsoft Windows AD (on-prem). Hier helfen wir euch gerne und stehen mit Rat & Tat zur Seite.
Andere AD-Dienstleister können derzeit nicht synchronisiert werden.
Auch eine nachträgliche Anbindung des Active Directory ist möglich. Das Mapping erfolgt bspw. über das eindeutige Kurzzeichen der Mitarbeiter.
Je nach Unternehmensanforderungen kann für die Authentifizierung von einer einfachen Anmeldung bis zu unterschiedlichen Varianten einer Zwei Faktor Authentifizierung (2FA) eingerichtet werden.
In WIVIO könnt ihr auch externen Personen wie Dienstleistern, Partnern, wichtigen Stakeholdern usw. Zugriff auf die Wissensdatenbank gewähren. Durch unsere cloudbasierte Lösung kann der externe Benutzer einfach über das Web-Interface einsteigen, sich mit seinen jeweiligen Zugangsdaten anmelden und WIVIO mitnutzen. Das erleichtert die Zusammenarbeit und den Wissenstransfer.
Auf euren PCs und auf Firmenlaufwerken sind sicherlich schon viele Auswertungen, Checklisten, Formulare, Präsentationen und Dokumente mit anderem relevantem Wissen vorhanden. Das ist uns bewusst und daher haben wir WIVIO so aufgebaut, dass bestehende Dokumente ganz einfach mittels „Drag & Drop“ hochgeladen werden können.
Der Dokumentenkopf wird nach der Eingabe der erforderlichen Metadaten automatisch in jedem Dokument eingesetzt. Abschließend muss der User nur noch die jeweilige Sichtbarkeits- und Benachrichtigungsgruppe hinterlegen und kann dann das neue Wissensdokument veröffentlichen.
Unser Rat an euch: Vertraut eurem Team und wählt die Sichtbarkeit so offen wie vertretbar, damit möglichst alle vom Wissen der anderen profitieren. Nur dann können alle Mitarbeiter aktiv mitwirken und die Inhaltsverantwortlichen bei der Weiterentwicklung unterstützen. Nutze also die Schwarmintelligenz, um das volle Potenzial zu entfalten. Durch definierbare Genehmigungs- und Freigabeprozesse wird sichergestellt, dass wesentliche Inhalte nur von kompetenten Personen bearbeitet werden können.
Für besonders sensible Inhalte, lässt sich die Sichtbarkeit natürlich auf spezielle Gruppen bis hin zu einzelnen Benutzern einschränken – siehe auch „Ist es nicht riskant, wenn wir unser Wissen digital festhalten und es jemand missbräuchlich verwendet?“
Die Suche ist ein wichtiges Kernelement von WIVIO. Durch die intelligente, semantische Volltextsuche, die Autokorrektur, die Autovervollständigung und die Verbindung von Dokumenten zu Wissensgebieten kommen du und dein Team gezielt und schnell an das benötigte Wissen. Der intelligente Suchalgorithmus reiht die Ergebnisse dabei anhand der Relevanz.
Alternativ kannst du die smarte KI-Suche oder den KI Chatbot „Frag WIVIO“ nutzen und mit deiner Wissensdatenbank sprechen.
Zudem kannst du die Suchergebnisse nach folgenden Parametern filtern und sortieren:
- Wissensgebiet
- Inhaltsverantwortlich
- Format
- Zeitraum
Die Wiedervorlage ist eine automatischer Reminder, der den Inhaltsverantwortlichen nach Ablauf des gewünschten Intervalls an die Aktualitätsprüfung der Wissensdokumente erinnert. Das Intervall für diese Erinnerungsfunktion kann vom Inhaltsverantwortlichen selbst bestimmt werden:
- Jährliche Wiedervorlage
- Halbjährliche Wiedervorlage
- Quartalsweise Wiedervorlage
- Monatliche Wiedervorlage
- Wöchentliche Wiedervorlage
- Wiedervorlage zu einem gewählten Termin
Als Standard ist eine jährliche Wiedervorlage voreingestellt. Je nach Art und Inhalt des WiDoks, kann eine kürzere Zeitspanne jedoch sinnvoll sein. Das Hinterlegen eines Kontrolldatums ist z. B. bei Auswertungen sehr hilfreich, da der Inhaltsverantwortliche rechtzeitig erinnert wird, die periodischen Berechnungen durchzuführen und zu aktualisieren.
In WIVIO kann beim Menüpunkt „Konfiguration“ die Sprache für die Benutzeroberfläche für jeden User einzeln ausgewählt werden. Zur Verfügung stehen derzeit die Sprachen Deutsch und Englisch. Als Standard dient immer die deutsche Benutzeroberfläche. Stellt ein User auf Englisch um, erhält er ab diesem Zeitpunkt auch die Benachrichtigungen von WIVIO auf Englisch.
Die Wissensdokumente können in verschiedenen Sprachen erstellt werden. In diesem Fall empfehlen wir Ihnen, pro Sprache ein Wissensgebiet zu erstellen, und alle WiDoks dem jeweiligen Wissensgebiet hinzuzufügen. Dadurch können Sie ggf. schnell nach der jeweiligen Sprache filtern, um eine Übersicht zu bekommen.
In unserem mehrsprachigen KI Chatbot „Frag WIVIO“ können Mitarbeitende Fragen in ihrer eignen Landessprache stellen und erhalten die Antwort in ebendieser Sprache. Die eigens von uns trainierte KI greift dabei nur auf Inhalte bzw. Wissen aus der Wissensdatenbank zu. Ein echter Game-Changer für internationale Teams.
Im Bereich „Aufgaben“ findest du alle deine offenen ToDos. Die Aufgaben werden unterteilt nach Aufgabentyp und können dahingehend auch gefiltert angezeigt werden:
- Aktualität prüfen
- Genehmigung prüfen
- Freigabe prüfen
- Korrigieren
- Aufgabe Lesen*
- Info Lesen*
* wenn bei den Benutzerdaten in WIVIO keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist
Das Suchen, Lesen und Teilen von Wissensdokumenten ist auch auf mobilen Endgeräten möglich. Die Erstellung und Bearbeitung ist grundsätzlich auch auf mobilen Geräten möglich – für umfassendere inhaltliche Änderungen empfiehlt sich aber die Überarbeitung am PC mit dem entsprechenden Office-Programm.
An jedes WiDok können unterschiedliche Bild- und Videoformate angehängt und mit WIVIO verwaltet werden. Bilder und Videos können direkt in WIVIO im Browser abgespielt werden. Liegen Dateien auf einem externen Repository (z. B. YouTube, Media-Server, usw.) können diese direkt verlinkt oder eingebettet werden.
Die maximale Größe für Dateianhänge liegt standardmäßig bei 70 MB pro Anhang und es sind maximal 30 Anhänge pro Wissensdokument möglich.
Mögliche Formate sind: sf, avi, bmp, csv, css, doc, docm, docx, dot, dotx, drawio, emf, eml, eps, fif, gif, htm, html, jfif, jpg, jpeg, json, m4a, m4v, mht, midi, mov, mp3, mp4, mp4v, mpeg, mpg, one, pct, pict, pdf, png, pot, potm, potx, pps, ppsm, ppsx, ppt, pptm, pptx, psd, qt, svg, tif, tiff, txt, vsd, vsdm, vsdx, vst, vstm, wav, wma, wmf, wmv, xla, xlam, xlm, xls, xlsm, xlsx, xlt, xltm, xltx, xml, xps;
Welche Formate in eurem System erlaubt sind, kann euer Administrator im Menüpunkt „Management“ definieren.
An jedes WiDok können beliebige Dateitypen wie Prozessvisualisierungen, CAD-Zeichnungen, E-Mails usw. angehängt und mit WIVIO verwaltet werden. In Abstimmung mit euren Security-Richtlinien kann festgelegt werden, welche Dateianhänge in eurem firmeneigenen WIVIO zugelassen werden sollen.
Die maximale Größe liegt standardmäßig bei 70 MB pro Anhang und es sind maximal 30 Anhänge pro Wissensdokument möglich. Anhänge werden durch eine Büroklammer in Listen angezeigt.
Da der jeweilige Verantwortliche die notwendigen Metadaten und Berechtigungen hinterlegen muss, können Dokumente derzeit nur einzeln in WIVIO importiert werden.
Das Importieren und Anlegen von Benutzern kann hingegen mit einem Excel Import File erleichtert werden.
WIVIO verbindet optimal die Vorteile eines Wikis mit den Möglichkeiten eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS). Mehr dazu erfährst du in unserem Blogbeitrag zum Thema DMS.
WIVIO ist eine Investition in die Zukunft. Die Kosten für die Software sowie für optionale Beratung und Einführung sind abhängig von der Anzahl der Nutzer. Dabei unterscheiden wir nicht zwischen Nutzern mit Lese- oder Schreibrechten.
Die Kosten für Einführung und Schulung belaufen sich je Projektgröße und Zielsetzung im Bereich weniger Stunden bis zu einigen Tagen.
- Beratung / Consulting / Einführung
- Training / Schulung / Academy
Kosten für Softwarenutzung, Wartung, Updates, Hosting, etc.: ab ca. EUR 10,– pro User und Monat im SaaS Modell.
Beginnen kann jeder sofort, denn wir sind überzeugt, dass du und deine Kollegen bereits einiges an Wissen zur Verfügung haben: Ein Teil befindet sich vermutlich nur in Form von Gedanken in euren Köpfen, der andere Teil wurde vermutlich bereits erfasst und irgendwo gespeichert. Diese Inhalte könnt ihr nun sammeln und zentral für alle zur Verfügung stellen.
Abhängig von der Größe und Verfügbarkeit der Ansprechpartner dauert die Einführung typischerweise 2 – 8 Wochen. Gemeinsam mit einem Kernteam erarbeiten wir abhängig von euren organisatorischen Bedürfnissen einen Stufenplan, um auch euer Unternehmen Fit für die Zukunft zu machen!
Nein, das Deaktivieren von Benutzern geschieht manuell durch den Administrator, nachdem die WiDoks an den Nachfolger übertragen wurden.
Wie steht es um die Sicherheit
Grundsätzlich haben unsere Kunden zwei Möglichkeiten:
1) Cloud-Lösung via Microsoft Azure:
WIVIO wird auf dedizierten Servern in einem eigenen Netzwerk innerhalb der Azure Cloud betrieben. Der Zugriff auf das Netzwerk wird durch eine Cloud-Firewall geschützt und erlaubt nur Ende zu Ende verschlüsselten Web-Traffic und administrativen Zugang von ausgewählten Standorten. Sicherheitsrelevante Aktualisierungen der entsprechenden Software-Komponenten (wie Betriebssystem, SQL Server, IIS, etc.) erfolgen regelmäßig. Die Daten liegen auf europäischen Servern in den Niederlanden (Azure Region EU-West) in einem von Microsoft betriebenen Rechenzentrum. Daten- und Cybersicherheit ist für uns und unsere Kunden oberste Priorität. Die SaaS Plattform wird von Haus Experten betrieben, gewartet und ausgebaut.
Eure Daten werden georedundant abgelegt und regelmäßig durch ein Backup gesichert. Dadurch wird die Einhaltung der neuesten Sicherheitsstandards und Datenschutzbestimmungen und somit die größtmögliche Sicherheit eurer Daten garantiert. Wir empfehlen unseren Kunden diese Variante.
2) On-premises Installation auf einem Server eurer Wahl:
Ihr wählt den Speicherort, wobei die technischen Rahmenbedingungen zu Projektbeginn gemeinsam geklärt werden. Das betrifft u.a. den Fernzugriff für Wartungsarbeiten, Sicherheitsaspekte und weitere Themen.
Die Sicherheit eurer Daten hat für uns oberste Priorität! Daher werden täglich Backups aller Installationen erstellt und georedundant gesichert. Damit ist eine Systemwiederherstellung jederzeit möglich. Durch die Verwendung gängiger Office-Dateiformate können die Wissensdokumente System-unabhängig lokal gespeichert und anderweitig genutzt werden.
Ein permanentes System-Monitoring gewährleistet den ordnungsgemäßen Betrieb der wichtigsten Hardwarekomponenten (Speicher etc.) sowie der WBI-Software (Dienste, etc.). Bei Problemen werden unsere Kunden und wir sofort benachrichtigt und können etwaige Probleme rasch beheben.
Eines vorab: Wir mussten bisher keine schlechten Erfahrungen mit dem Diebstahl von Wissen machen. Dennoch ist Wissensmanagement immer ein zweischneidiges Schwert. Zentral zugängliches Wissen ist für ein Unternehmen sehr wertvoll und bringt viele Vorteile mit sich. Doch dadurch ist es auch vor Diebstahl nicht vollkommen geschützt. Mitarbeiter könnten Dokumente außerbetrieblich nutzen oder missbräuchlich an Dritte weitergeben z. B. wenn ein Mitarbeiter durch einen Mitbewerber abgeworben wird.
Deshalb sieht WBI vor, dass sensible Informationen nur limitiert zugänglich sind, und empfiehlt einige Sicherheitsvorkehrungen:
- Klärt eure Mitarbeitenden auf und stellt im Arbeitsvertrag sicher, dass das unternehmensrelevante Wissen Eigentum der Firma ist und nur im Betrieb eingesetzt werden darf.
- Lasst Mitarbeitende bereits beim Eintritt eine Verschwiegenheitserklärung oder Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnen.
- Schränkt im Verdachtsfall die Sichtbarkeitsrechte ein.
- Verseht Sie kritische Dokumente mit vertraulichen Daten mit einem Passwortschutz.
- Erhöht durch eine Firewall eure technische Sicherheit nach außen.
Wenn also jemand böswillig Wissen stehlen will, wird er vermutlich auch einen Weg finden. Dennoch unterstützt WIVIO euch dabei, eure Daten bestmöglich zu sichern und bietet entsprechende Mechanismen und Auswertungen.
Und bitte bedenkt immer: Wissensdokumente sind sehr unternehmensspezifisch und entfalten ihr volles Potenzial erst im praktischen Gebrauch und im jeweiligen Kontext. Selbst wenn einmal ein WiDok beim Mitbewerber landet, ist das nicht problematisch. Während der Mitbewerber versucht das WiDok zu verstehen und für sich zu adaptieren, könnt ihr schon mit der neusten Version arbeiten und seid somit immer einen Schritt voraus!
Die Sichtbarkeit sollte grundsätzlich immer so offen wie möglich gestaltet werden, um möglichst vielen Usern Zugang zum relevanten Wissen zu gewährleisten. Das erleichtert dir und deinem Team den Arbeitsalltag.
Dennoch kann bei jedem WiDok die Sichtbarkeit separat eingestellt werden: Der Inhaltsverantwortliche kann ganze Sichtbarkeitsgruppen wählen, oder auch einzelne User. Mehr dazu erfahren Sie auch im FAQ „Ist es nicht riskant, wenn wir unser Wissen digital festhalten und es jemand missbräuchlich verwendet?“
Über den Menüpunkt „Management“ können verschiedene Themen ausgewertet und gefiltert werden:
- Offene Vorgänge/Aufgaben
- Interkationen mit WiDoks
- Suchanfragen
- Häufigste Suchbegriffe
- Suchbegriffe ohne Treffer
- Statistiken über WiDoks, Erstentwürfe und Inhaltsverantwortliche
- Statistiken über gelöschte WiDoks oder Überarbeitungen
Die Auswertungen sind jedoch nicht personenbezogen, sondern anonymisiert.
