Werfe unnötigen Ballast ab – gezieltes Löschen im Arbeitsalltag

Wann hast du das letzte Mal nach Informationen gesucht oder eine E-Mail gelesen? Die Chancen stehen gut, dass du es in den letzten fünf Minuten getan haben. Denn eigentlich suchen wir ständig nach irgendetwas oder beschäftigen uns anderweitig mit Informationen jeglicher Art. Im Internet oder auch unternehmensintern.

Umfragen besagen sogar, dass rund 50 % der Arbeitszeit eines Büroangestellten der Informationsflut und dem Chaos auf diversen Firmenlaufwerken zum Opfer fällt. Das Suchen und Finden von relevanten, aktuellen Informationen ist somit eine lästige Herausforderung, die uns tagtäglich im Büroalltag begleitet. Weniger ist daher oft mehr.

Um den Suchaufwand zukünftig zu minimieren, solltest du im Betrieb einerseits einen Single Point of Truth schaffen und andererseits unnötigen Datenmüll regelmäßig löschen. Wie dir ersteres gelingen kann, erfährst du in unserem Blogbeitrag So bewältigst du den digitalen Frühjahrsputz.

In diesem Blogbeitrag erfährst du hingegen, wie du deine Laufwerke, Server sowie Systeme bestmöglich ausmisten. Wir zeigen dir, wie du und deine Kollegen diverse Speicherorte systematisch entrümpeln können und welche Schritte dazu nötig sind.

Laufwerkbereinigung einfach gemacht

Befreie dich und dein Team von unnötigem Ballast und durchforste dazu gezielt deine Laufwerke, Ordner und Dateien. Lass bei dieser Löschaktion sowohl die Führungskräfte als auch die Mitarbeitenden mitmachen.

TIPP: Führungskräfte sollten stets als gutes Beispiel vorangehen und sich – vor allem anfangs – aktiv beteiligen. Das erhöht die Motivation des gesamten Teams und trägt wesentlich zum Erfolg solcher Bereinigungsaktionen bei.

Schritt Nr. 1:

Definiere dazu eigene, klare Richtlinien für das Löschen. Wir empfehlen dir folgende Dateien zu hinterfragen bzw. zu löschen:

• Dokumente, die bereits älter sind als drei Jahre.
• Dokumente mit Inhalten, die weder aktuell noch relevant sind.
• Alte Versionen von Dokumenten, von denen auch eine neuere Version verfügbar ist.
• Redundante Dokumente
• Dokumente, deren Autoren das Unternehmen bereits vor längerer Zeit verlassen haben und deren Inhalte für niemanden mehr nachvollziehbar sind.

Schritt Nr. 2: 

Definiere Ordner-Verantwortliche für die unterschiedlichen Ordner inkl. dessen Unterordner und Dateien. Dadurch schaffst du Verbindlichkeit und stellst die Unterstützung der Zuständigen sicher. Wähle dazu kompetente Personen aus, die sich bei der jeweiligen Thematik auskennen und daher beurteilen können, welche Dateien relevant sind und welche nicht.

TIPP: Neue MitarbeiterInnen erkennen zu Beginn oft nicht den Wert eines Dokuments. Überfordere daher die neuen Kollegen nicht mit veralteten Daten, sondern sorge dafür, dass für die Löschaktion vorrangig erfahrene, langjährige MitarbeiterInnen zum Einsatz kommen. So kann sichergestellt werden, dass keine wichtigen Informationen durch falsches oder unüberlegtes Löschen verloren gehen.

Schritt Nr. 3: 

Nimm deinen Mitarbeitenden die Angst vor dem Löschen. Hilf ihnen und biete ihnen an, unklare Dokumente, wenn nötig, zu sichten. Gib anschließend Feedback zu den unklaren Dokumenten. Das hilft deinen MitarbeiterInnen, andere Dokumente künftig selbst bzw. schneller zu beurteilen.

Schritt Nr. 4: 

Gib einen definierten Zeitraum vor, innerhalb dessen die Löschaktion stattfindet. Durch eine fixe Deadline ist allen klar, bis wann die firmenweite Bereinigungsaktion abgeschlossen sein soll. Du kannst auch verschiedene Meilensteine definieren, um den Aufwand bestmöglich zu verteilen. Lass dein Team z. B. zuerst die persönlichen Daten am PC bis Tag X bereinigen und anschließend die firmenweiten Laufwerke bis Tag Y.

Schritt Nr. 5: 

Identifiziere relevantes Wissen und mach es zentral zugänglich. Solltest du oder dein Team im Rahmen der Löschaktion auf Dokumente treffen, die firmenrelevantes Wissen enthalten, sollten diese unbedingt gesammelt und in dein Wissensmanagement-System übernommen werden. Dadurch wird einem fatalen Wissensverlust vorgebeugt.

Fazit

Entrümpele regelmäßig deinen Datenbestand auf Laufwerken, Servern und diversen anderen Speichermedien. Denn nichts ist anstrengender, als mehrere Datenquellen durchsuchen zu müssen, um an die notwendigen Informationen zu kommen. Weniger ist oft mehr!

Nutze stattdessen WIVIO als zentrale Quelle für das gesamte erfolgskritische Wissen und somit zum »Single Point of Truth« für dein Team. Erfasse darin alle betriebsrelevanten Dokumente und wichtigen Informationen und mach WIVIO zur ersten Anlaufstelle bei Fragen oder Problemen im Arbeitsalltag.