
Werfen Sie unnötigen Ballast ab – gezieltes Löschen im Unternehmensalltag
Wann haben Sie das letzte Mal nach Informationen gesucht oder eine E-Mail gelesen? Die Chancen stehen gut, dass Sie es in den letzten fünf Minuten getan haben. Denn eigentlich suchen wir ständig nach irgendetwas oder beschäftigen uns anderweitig mit Informationen jeglicher Art. Im Internet oder auch unternehmensintern.
Umfragen besagen sogar, dass rund 50 % der Arbeitszeit eines Büroangestellten der Informationsflut und dem Chaos auf diversen Firmenlaufwerken zum Opfer fällt. Das Suchen und Finden von relevanten, aktuellen Informationen ist somit eine lästige Herausforderung, die uns tagtäglich im Büroalltag begleitet. Weniger ist daher oft mehr.
Um den Suchaufwand zukünftig zu minimieren, sollten Sie im Betrieb einerseits einen Single Point of Truth schaffen und andererseits unnötigen Datenmüll regelmäßig löschen. Wie Ihnen ersteres gelingen kann, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag So bewältigen Sie den digitalen Frühjahrsputz.
In diesem Blogbeitrag erfahren Sie hingegen, wie Sie Ihre Laufwerke, Server sowie Systeme bestmöglich ausmisten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie und Ihre Kollegen diverse Speicherorte systematisch entrümpeln können und welche Schritte dazu nötig sind.
Laufwerkbereinigung einfach gemacht
Befreien Sie sich und Ihr Team von unnötigem Ballast und durchforsten Sie dazu gezielt Ihre Laufwerke, Ordner und Dateien. Lassen Sie bei dieser Löschaktion sowohl die Führungskräfte als auch die Mitarbeitenden mitmachen.
TIPP: Führungskräfte sollten stets als gutes Beispiel vorangehen und sich – vor allem anfangs – aktiv beteiligen. Das erhöht die Motivation des gesamten Teams und trägt wesentlich zum Erfolg solcher Bereinigungsaktionen bei.
Schritt Nr. 1:
Definieren Sie dazu eigene, klare Richtlinien für das Löschen. Wir empfehlen Ihnen folgende Dateien zu hinterfragen bzw. zu löschen:
- Dokumente, die bereits älter sind als drei Jahre.
- Dokumente mit Inhalten, die weder aktuell noch relevant sind.
- Alte Versionen von Dokumenten, von denen auch eine neuere Version verfügbar ist.
- Redundante Dokumente
- Dokumente, deren Autoren das Unternehmen bereits vor längerer Zeit verlassen haben und deren Inhalte für niemanden mehr nachvollziehbar sind.
Schritt Nr. 2:
Definieren Sie Ordner-Verantwortliche für die unterschiedlichen Ordner inkl. dessen Unterordner und Dateien. Dadurch schaffen Sie Verbindlichkeit und stellen die Unterstützung der Zuständigen sicher. Wählen Sie dazu kompetente Personen aus, die sich bei der jeweiligen Thematik auskennen und daher beurteilen können, welche Dateien relevant sind und welche nicht.
TIPP: Neue MitarbeiterInnen erkennen zu Beginn oft nicht den Wert eines Dokuments. Überfordern Sie daher die neuen Kollegen nicht mit veralteten Daten, sondern sorgen Sie dafür, dass für die Löschaktion vorrangig erfahrene, langjährige MitarbeiterInnen zum Einsatz kommen. So kann sichergestellt werden, dass keine wichtigen Informationen durch falsches oder unüberlegtes Löschen verloren gehen.
Schritt Nr. 3:
Nehmen Sie Ihren Mitarbeitenden die Angst vor dem Löschen. Helfen Sie ihnen und bieten Sie ihnen an, unklare Dokumente, wenn nötig, zu sichten. Geben Sie anschließend Feedback zu den unklaren Dokumenten. Das hilft Ihren MitarbeiterInnen, andere Dokumente künftig selbst bzw. schneller zu beurteilen.
Schritt Nr. 4:
Geben Sie einen definierten Zeitraum vor, innerhalb dessen die Löschaktion stattfindet. Durch eine fixe Deadline ist allen klar, bis wann die firmenweite Bereinigungsaktion abgeschlossen sein soll. Sie können auch verschiedene Meilensteine definieren, um den Aufwand bestmöglich zu verteilen. Lassen Sie ihr Team z. B. zuerst die persönlichen Daten am PC bis Tag X bereinigen und anschließend die firmenweiten Laufwerke bis Tag Y.
Schritt Nr. 5:
Identifizieren Sie relevantes Wissen und machen Sie es zentral zugänglich. Sollten Sie oder Ihr Team im Rahmen der Löschaktion auf Dokumente treffen, die firmenrelevantes Wissen enthalten, sollten diese unbedingt gesammelt und in Ihr Wissensmanagement-System übernommen werden. Dadurch wird einem fatalen Wissensverlust vorgebeugt.
Fazit
Entrümpeln Sie regelmäßig Ihren Datenbestand auf Laufwerken, Servern und diversen anderen Speichermedien. Denn nichts ist anstrengender, als mehrere Datenquellen durchsuchen zu müssen, um an die notwendigen Informationen zu kommen. Weniger ist oft mehr!
Nutzen Sie stattdessen WIVIO als zentrale Quelle für das gesamte erfolgskritische Wissen und somit zum »Single Point of Truth« für Ihr Team. Erfassen Sie darin alle betriebsrelevanten Dokumente und wichtigen Informationen und machen Sie WIVIO zur ersten Anlaufstelle bei Fragen oder Problemen im Arbeitsalltag.
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