So bewältigst du den digitalen Frühjahrsputz

Starte voller Elan in das neue Jahr und nutze die oft ruhigeren Tage im Januar für einen digitalen Frühjahrsputz. Wie das geht, verraten wir dir in unseren kommenden Blogartikeln zum Thema „Laufwerkchaos stoppen“.

Vermutlich kennst du das Problem: Mitarbeitende arbeiten an neuen Ideen, innovativen Projekten oder spannenden Themen, werden dann aber vom Tagesgeschäft eingeholt. Die Konsequenz: Das bereits angefangene, innovative Projekt oder die z. B. erarbeitete Anleitung zu einem wiederkehrenden Problem bleiben liegen und geraten in Vergessenheit.

Genau aus diesem Grund schlummern auf persönlichen oder unternehmensweiten Laufwerken oftmals zahlreiche Dokumente, deren Inhalte eigentlich für das gesamte Unternehmen von Bedeutung sind, aber nicht mehr genutzt werden. Und genau diese verborgenen „Wissensschätze“ sollten dringend gehoben und für alle Mitarbeitenden zentral zugänglich gemacht werden.

In diesem Blogbeitrag erfährst du, wie du gezielt nach diesem verborgenen Wissen suchen kannst und welche Schritte notwendig sind, um das essenzielle Wissen künftig effizienter zu nutzen. Doch beginnen wir zuerst im Kleinen –in deinem eigenen Arbeitsumfeld. So kannst du die Vorgehensweise erproben und deinen Kollegen ggf. später mit Tipps behilflich sein. Und noch viel wichtiger: Du gehst dadurch als gutes Beispiel voran.

Mach den Selbstcheck!

Mach den ersten Schritt in Richtung betriebliches Wissensmanagement und analysiere deine eigene Arbeitsumgebung. Beachte dabei, dass Dokumente mit relevantem Wissen – also sogenannte Wissensdokumente – nicht nur auf deinem Laufwerk zu finden sind, sondern auch auf deinem Desktop oder in deinen gespeicherten E-Mails.

Schritt Nr. 1: 

Erstelle auf deinem Desktop einen Ordner namens »Wissensdokumente« und sammle darin alle potenziell wertvollen Dokumente, die du beim Selbstcheck findest.

Schritt Nr. 2: 

Überprüfe deinen Desktop auf Dokumente und Dateien, die du immer wieder benötigst und genau daher direkt auf dem Desktop abgelegt hast. Verschiebe diese häufig verwendeten Dokumente in deinen Ordner für Wissensdokumente.

Schritt Nr. 3: 

Überprüfe deinen E-Mail-Account auf E-Mails, die du beispielsweise in einem Archiv oder in einem Ordner mit einem auffälligen Namen wie „Wichtig“ oder „Vorlagen“ abgelegt hast und immer wieder hervorholst. Häufig handelt es sich dabei um Abläufe, diverse Regeln, Mailvorlagen oder ähnliche praktische Inhalte, die es wert sind, geteilt zu werden. Kopiere die Anhänge sowie die wichtigen Inhalte aus den E-Mails in thematisch abgegrenzte Dokumente und speichere diese ebenfalls in deinem Ordner für Wissensdokumente.

TIPP: Auch E-Mails, die mit einer Markierung versehen wurden, sowie E-Mails mit großen Empfängerkreisen und Anhängen, sind meist ein klares Indiz für ein Wissensdokument.

Schritt Nr. 4: 

Durchsuche und analysiere deine persönlichen Laufwerke. Oftmals wirst du bereits am Dateinamen erkennen, ob es sich um relevantes Wissen handelt oder nicht.

• Anleitung
• Auswertung
• Checkliste
• Formular
• Liste
• Präsentation
• Prozess
• Richtlinie
• Schulung
• Vorlage
• Zusammenfassung
• Zuständigkeit

Weitere hilfreiche Indizien für die Suche nach relevanten Dokumenten sind:

• Dateiformat (Word, Excel, PowerPoint)
• Letztes Änderungsdatum
• Name des Verfassers bzw. Wissensträgers
• Zuletzt verwendete Dateien (Nutzung)
• Anzahl an Duplikaten eines Dokuments

Schritt Nr. 5: 

Lerne aus Projekten und Fehlern, indem du wertvolle Lessons Learned und Informationen aus Debriefings in Form von Wissensdokumenten erfasst und sicherst. Dieses Wissen repräsentiert oft die Erfahrungen aus dem Projekt und ist durch die Vernetzung aller relevanten Wissensträger entstanden. Ihr Ziel sollte es dabei sein, das bereits erarbeitete Wissen und die praktischen Erfahrungen nachhaltig in Wissensdokumenten zu erfassen, zu teilen und diese somit in die Geschäftsprozesse des Unternehmens zurückzuführen.

Schritt Nr. 6: 

Ziehe eine kurze Zwischenbilanz: Wie viele potenzielle WiDoks hast du bereits markiert bzw. gefunden? Lade diese Dokumente nun alle in ein geeignetes Wissensmanagement-System wie WIVIO und hinterlege die passenden Metadaten und veröffentliche das Wissen, damit künftig alle darauf zugreifen und davon profitieren können.

Vom Kleinen ins Große

Wenn du dein eigenes Laufwerk analysiert hast, kannst du mit den unternehmensweiten Gruppen- und Firmenlaufwerken oder auch mit anderen Systemen im Unternehmen fortfahren.

TIPP: Suche dir in jeder Abteilung oder für jedes System ein kompetentes Teammitglied und hole es für den digitalen Frühjahrsputz mit ins Boot. Diese Keyuser sind meist mit den wichtigsten Dokumenten ihrer Abteilungen bzw. ihrer Abteilung vertraut. Du kennst die einzelnen Teamkollegen und deren Charakterzüge. Sie sind gute Multiplikatoren und können dich bei deinem Vorhaben maßgeblich unterstützen.

Du wirst erstaunt sein, wie viele Inhalte mit Potenzial auf den unterschiedlichen Laufwerken und Systemen schlummern! Wird bei deiner Suche ein entsprechendes Dokument gefunden und als wertvoll erachtet, so kannst du den Verfasser bitten, das Dokument in dein Wissensmanagement-System zu stellen.

Fazit

Dein langfristiges Ziel sollte es sein, alle wichtigen Dokumente und relevanten Informationen in deiner Wissensdatenbank zu sammeln, zu strukturieren und verfügbar zu machen. Dadurch wird das Wissensmanagement-System zur zentralen Quelle für das gesamte erfolgskritische Wissen und somit zum »Single Point of Truth« – also zum ersten Anlaufpunkt bei Fragen oder Problemen im Arbeitsalltag.