So bewältigen Sie den digitalen Frühjahrsputz

Starten Sie voller Elan in das neue Jahr und nutzen Sie die oft ruhigeren Tage im Januar für einen digitalen Frühjahrsputz. Wie das geht, verraten wir Ihnen in unseren kommenden Blogartikeln zum Thema „Laufwerkchaos stoppen“.

Vermutlich kennen Sie das Problem: Mitarbeitende arbeiten an neuen Ideen, innovativen Projekten oder spannenden Themen, werden dann aber vom Tagesgeschäft eingeholt. Die Konsequenz: Das bereits angefangene, innovative Projekt oder die z. B. erarbeitete Anleitung zu einem wiederkehrenden Problem bleiben liegen und geraten in Vergessenheit.

Genau aus diesem Grund schlummern auf persönlichen oder unternehmensweiten Laufwerken oftmals zahlreiche Dokumente, deren Inhalte eigentlich für das gesamte Unternehmen von Bedeutung sind, aber nicht mehr genutzt werden. Und genau diese verborgenen „Wissensschätze“ sollten dringend gehoben und für alle Mitarbeitenden zentral zugänglich gemacht werden.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie gezielt nach diesem verborgenen Wissen suchen können und welche Schritte notwendig sind, um das essenzielle Wissen künftig effizienter zu nutzen. Doch beginnen wir zuerst im Kleinen – in Ihrem eigenen Arbeitsumfeld. So können Sie die Vorgehensweise erproben und Ihren Kollegen ggf. später mit Tipps behilflich sein. Und noch viel wichtiger: Sie gehen dadurch als gutes Beispiel voran.

Machen Sie den Selbstcheck!

Machen Sie den ersten Schritt in Richtung betriebliches Wissensmanagement und analysieren Sie Ihre eigene Arbeitsumgebung. Beachten Sie dabei, dass Dokumente mit relevantem Wissen – also sogenannte Wissensdokumente – nicht nur auf Ihrem Laufwerk zu finden sind, sondern auch auf Ihrem Desktop oder in Ihren gespeicherten E-Mails.

Schritt Nr. 1: 

Erstellen Sie auf Ihrem Desktop einen Ordner namens »Wissensdokumente« und sammeln Sie darin alle potenziell wertvollen Dokumente, die Sie beim Selbstcheck finden.

Schritt Nr. 2: 

Überprüfen Sie Ihren Desktop auf Dokumente und Dateien, die Sie immer wieder benötigen und genau daher direkt auf dem Desktop abgelegt haben. Verschieben Sie diese häufig verwendeten Dokumente in Ihren Ordner für Wissensdokumente.

Schritt Nr. 3: 

Überprüfen Sie Ihren E-Mail-Account auf E-Mails, die Sie beispielsweise in einem Archiv oder in einem Ordner mit einem auffälligen Namen wie „Wichtig“ oder „Vorlagen“ abgelegt haben und immer wieder hervorholen. Häufig handelt es sich dabei um Abläufe, diverse Regeln, Mailvorlagen oder ähnliche praktische Inhalte, die es wert sind, geteilt zu werden. Kopieren Sie die Anhänge sowie die wichtigen Inhalte aus den E-Mails in thematisch abgegrenzte Dokumente und speichern Sie diese ebenfalls in Ihrem Ordner für Wissensdokumente.

TIPP: Auch E-Mails, die mit einer Markierung versehen wurden, sowie E-Mails mit großen Empfängerkreisen und Anhängen, sind meist ein klares Indiz für ein Wissensdokument.

Schritt Nr. 4: 

Durchsuchen und analysieren Sie Ihre persönlichen Laufwerke. Oftmals werden Sie bereits am Dateinamen erkennen, ob es sich um relevantes Wissen handelt oder nicht.

• Anleitung
• Auswertung
• Checkliste
• Formular
• Liste
• Präsentation
• Prozess
• Richtlinie
• Schulung
• Vorlage
• Zusammenfassung
• Zuständigkeit

Weitere hilfreiche Indizien für die Suche nach relevanten Dokumenten sind:

• Dateiformat (Word, Excel, PowerPoint)
• Letztes Änderungsdatum
• Name des Verfassers bzw. Wissensträgers
• Zuletzt verwendete Dateien (Nutzung)
• Anzahl an Duplikaten eines Dokuments

Schritt Nr. 5: 

Lernen Sie aus Projekten und Fehlern, indem Sie wertvolle Lessons Learned und Informationen aus Debriefings in Form von Wissensdokumenten erfassen und sichern. Dieses Wissen repräsentiert oft die Erfahrungen aus dem Projekt und ist durch die Vernetzung aller relevanten Wissensträger entstanden. Ihr Ziel sollte es dabei sein, das bereits erarbeitete Wissen und die praktischen Erfahrungen nachhaltig in Wissensdokumenten zu erfassen, zu teilen und diese somit in die Geschäftsprozesse des Unternehmens zurückzuführen.

Schritt Nr. 6: 

Ziehen Sie eine kurze Zwischenbilanz: Wie viele potenzielle WiDoks haben Sie bereits markiert bzw. gefunden? Laden Sie diese Dokumente nun alle in ein geeignetes Wissensmanagement-System wie WIVIO und hinterlegen Sie die passenden Metadaten und veröffentlichen Sie das Wissen, damit künftig alle darauf zugreifen und davon profitieren können.

Vom Kleinen ins Große

Wenn Sie Ihr eigenes Laufwerk analysiert haben, können Sie mit den unternehmensweiten Gruppen- und Firmenlaufwerken oder auch mit anderen Systemen im Unternehmen fortfahren.

TIPP: Suchen Sie sich in jeder Abteilung oder für jedes System ein kompetentes Teammitglied und holen Sie es für den digitalen Frühjahrsputz mit ins Boot. Diese Keyuser sind meist mit den wichtigsten Dokumenten ihrer Abteilungen bzw. ihrer Abteilung vertraut. Sie kennen die einzelnen Teamkollegen und deren Charakterzüge. Sie sind gute Multiplikatoren und können Sie bei Ihrem Vorhaben maßgeblich unterstützen.

Sie werden erstaunt sein, wie viele Inhalte mit Potenzial auf den unterschiedlichen Laufwerken und Systemen schlummern! Wird bei Ihrer Suche ein entsprechendes Dokument gefunden und als wertvoll erachtet, so können Sie den Verfasser bitten, das Dokument in Ihr Wissensmanagement-System zu stellen.

Fazit

Ihr langfristiges Ziel sollte es sein, alle wichtigen Dokumente und relevanten Informationen in Ihrer Wissensdatenbank zu sammeln, zu strukturieren und verfügbar zu machen. Dadurch wird das Wissensmanagement-System zur zentralen Quelle für das gesamte erfolgskritische Wissen und somit zum »Single Point of Truth« – also zum ersten Anlaufpunkt bei Fragen oder Problemen im Arbeitsalltag.