Raus aus der Kostenfalle – Frühfluktuation entgegenwirken

Der Wandel dominiert den Arbeitsmarkt: Die Zeiten der lebenslangen Betriebszugehörigkeit sind vorbei. Lebensarbeitsstellen längst Schnee von gestern. Die letzten Babyboomer verabschieden sich in den Ruhestand, während die Jobwechselrate bei jüngeren Generationen weiter zunimmt. Was früher als schlechtes Zeichen im Lebenslauf galt, wird heute als „berufliche Weiterentwicklung“ interpretiert und spätestens in der Abschiedsmail angepriesen. Job-Hopping ist gekommen, um zu bleiben. Und wird durch den anhaltenden Fachkräftemangel weiter verschärft.

Warum Frühfluktuation für Unternehmen so teuer ist

Was früher die Ausnahme war, ist heute Realität: Job-Hopping ist gekommen, um zu bleiben. Und wird durch den anhaltenden Fachkräftemangel weiter verschärft. Unternehmen konkurrieren zunehmend um Talente. Diese bleiben jedoch nicht lange, wenn sie keinen guten Start haben. Das Onboarding muss daher schnell, professionell und digital sein – sonst drohen Frustration, Frühfluktuation und Wissensverlust.

Für Unternehmen heißt das: Effizientes Onboarding von Mitarbeiter:innen ist nicht mehr bloß ein „Nice to have“, sondern ein kritischer Erfolgsfaktor, der mit immensen Kosten verbunden sein kann. Gerade bei längeren Vakanzzeiten und durch die Mehrbelastung des bestehenden Teams durch vermehrte Onboarding-Prozesse. Denn die Frequenz nimmt rapide zu. Onboarding wird damit zum Dauerbrenner und leider auch zur Kostenfalle.

Frühfluktuation: Der Preis für schlechte Vorbereitung

Die Zahlen sprechen für sich:

• 36 % der neuen Mitarbeitenden kündigen noch vor dem ersten Arbeitstag.¹
• Als Hauptgründe für Frühfluktuation werden falsche Erwartungen (56 %), Probleme mit der Führungskraft (38 %) und unprofessionelles Onboarding (21 %) genannt.²
• Die durchschnittliche Vakanzzeit beträgt 160 Tage.³
• Die Fluktuationskosten pro Mitarbeiter betragen durchschnittlich 33.000 €. Unternehmen werden dadurch vor finanzielle Herausforderungen gestellt, gerade wenn Stellen durch Frühfluktuation mehrmals neu besetzt werden müssen.(Kienbaum 2023)

Dabei sind es oft kleine Dinge, die frühzeitige Kündigungen verursachen. Dazu zählen triviale Probleme und Ärgernisse in der Probezeit, die alle mittels Wissensmanagement vermieden werden könnten:

• Keine klaren Zuständigkeiten – ein „Zuständigkeiten“-Dokument schafft hier Abhilfe.
• Fehlende IT-Ausstattung am ersten Tag – Eine einfache Checkliste kann das verhindern.
• Kein Zugang zu relevanten Informationen – eine Wissensdatenbank dient hier als erste Anlaufstelle
• Unstrukturierter Wissenstransfer – Schulungen, die auch später noch online zur Verfügung stellen, helfen den neuen Teammitgliedern bei herausfordernden Situationen und Problemen

Preboarding: Vertrauen schaffen vor dem ersten Arbeitstag

Ein durchdachtes Onboarding beginnt nicht erst am ersten Arbeitstag, sondern bereits im Preboarding. In dieser Phase freuen sich die neuen Teammitglieder in der Regel auf den neuen Arbeitsplatz und die neuen Aufgaben. Um diese Vorfreude zu steigern, sollte der Prozess ab der Unterschrift des Arbeitsvertrages gut geregelt und optimal abgestimmt sein.

Damit neue Mitarbeitende in den ersten Tagen nicht vor einem großen Informationsberg stehen, sollten Sie bereits vor deren Eintritt eine vorgefilterte Auswahl an wichtigen Dokumenten zur Verfügung stellen. Dazu gehören Anleitungen, Prozesse, wichtige Ansprechpartner und andere relevante Inhalte. Durch diese Vorgehensweise können sich neue Teammitglieder auf ihre neue Funktion vorbereiten und die neue Stelle am ersten Arbeitstag mit einem Wissensvorsprung antreten. Sie bekommen die Möglichkeit, sich vorab einzulesen und einzufühlen. Das schafft Klarheit und gibt Sicherheit. Frisch eingestellte Kolleg:innen starten dadurch entspannter in die erste Arbeitswoche und können bereits bei der Einschulung die ersten offenen Fragen klären. Eine »Win-win-Situation« für alle Beteiligten.

TIPP: Mit unserem browserbasierten Wissensmanagement-Tool WIVIO können Sie neuen Teammitgliedern bereits vorab Zugriff auf ausgewählte Inhalte gewähren. Entsprechende Sichtrechte können personenspezifisch und, wenn gewünscht, auch nur temporär vergeben werden. Dadurch können sich neue Mitarbeitende als externe Benutzer einloggen und vorab auf die individuell zusammengestellte »digitale Mitarbeitermappe« zugreifen. Das nimmt Angst und schafft schon vor Jobantritt großes Vertrauen.

Onboarding-Prozess: So funktioniert’s mit System

Die ersten Tage und Wochen eines neuen Mitarbeiters in einem Unternehmen sind entscheidend für einen erfolgreichen Start. Wenn Sie es schaffen, dass neue Mitarbeitende sich sofort wohlfühlen, können diese ihr Potenzial rasch entfalten und im Unternehmen gewinnbringend einsetzen. Und das ist heute wichtiger denn je. Studien mahnen, dass Unternehmen in Deutschland durch Fluktuation einen Gesamtschaden von bis zu 100 Milliarden Euro jährlich erleiden!⁵

Manche Betriebe können wiederkehrende Onboarding-Durchgänge jedoch kapazitativ nicht stemmen. Vor allem nicht dann, wenn sie eh schon schwach besetzt sind. Zudem führt die erneute Einschulung eines weiteren Kandidaten, nach einer missglückten Einstellung zu einer erheblichen Mehrbelastung sowie Frustration im Team.

Ein effektives Onboarding ist daher unumgänglich und muss geregelten Strukturen folgen. Klare, interne Prozesse, Vorgaben und Standards gewinnen daher gerade in KMU im DACH-Raum immer mehr an Relevanz. Wir von WBI unterstützen Sie mit unseren praxiserprobten Methoden, Musterdokumenten, sowie mit den praktischen Features in WIVIO aktiv dabei, die notwendigen Grundlagen für ein erfolgreiches Onboarding zu schaffen. Langfristig und nachhaltig wirksam.

FAZIT: Onboarding ist ein kritischer Erfolgsfaktor

Ein schlechter Start kostet nicht nur Geld, sondern auch Motivation und Vertrauen. Wer neue Mitarbeitende nicht ab dem ersten Kontakt professionell abholt, riskiert Frust, Frühfluktuation und verliert Talente. Mit kompetenter Betreuung während der Einarbeitungszeit und durch den Einsatz von WIVIO, unserem alltagstauglichen Tool, können Sie dem aktiv entgegenwirken. In unserem Blogbeitrag zum Thema Onboarding, verraten wir Ihnen, die 6 wichtigsten Schritte für eine erfolgreiche Einschulungs-Phase.

WBI liefert mit WIVIO eine praxiserprobte Lösung, die Wissen, Menschen und Prozesse verbindet – digital, strukturiert und nachhaltig. Wir sind Ihr zuverlässiger Partner für zukunftsfähiges Wissensmanagement und strukturiertes Onboarding.