ROI-Kalkulator – so messen Sie den Erfolg von Wissensmanagement
Im Rahmen der Kooperation der Fachhochschule Vorarlberg mit der WBI Wissensmanagement GmbH wurde ein spezielles Tool entwickelt: Der neue WIVIO ROI-Kalkulator bietet kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) erstmals eine klare Grundlage für die Bewertung des finanziellen Nutzen von Wissensmanagement. Das Tool zeigt auf einfache und transparente Weise, welchen wirtschaftlichen Mehrwert eine Wissensdatenbank wie WIVIO bringt.
Einfache Nutzung für KMU
Der ROI-Kalkulator ist so gestaltet, dass nur wenige Angaben nötig sind, um die gewünschten Werte zu ermitteln. Das Tool berücksichtigt automatisch die landesspezifischen Lohnkosten. Für eine realistische Berechnung müssen Unternehmen lediglich Anzahl der Mitarbeitenden und Neueintritte und die durchschnittliche Einarbeitungszeit angeben.
Unternehmen können dadurch bereits vor der Einführung von Wissensmanagement ermitteln, ob sich die Investition in eine Wissensdatenbank rechnet. Mit dem ROI-Rechner können anhand nachvollziehbarer Zahlen fundierte Entscheidungen getroffen werden. Wissensmanagement muss somit nicht mehr als abstrakte Investition betrachtet werden, da Kosten und Nutzen gegenübergestellt werden können.
Die Kosten der Softwarelizenzen selbst werden nicht im Tool berücksichtigt, da diese je nach Art des Vertrags variieren können und von unterschiedlichen Faktoren abhängig sind.
Recherche und Konzeption
Im Zuge der Recherche-Arbeiten hat das Team wissenschaftliche Artikel, praxisorientierte Studien und statistische Erhebungen ausgewertet. Ziel war, bestehende ROI-Modelle im Wissensmanagement und zentrale Kostenfaktoren wie Suchzeitverlust oder Fehlerquoten zu identifizieren.
Zudem wurden strukturierte Interviews mit mehreren WIVIO-Anwenderunternehmen durchgeführt. Dabei ging es um Nutzungsumfang, Zeitersparnisse, Lohnkosten, Implementierungsaufwand sowie qualitative Eindrücke wie Benutzerfreundlichkeit und Zufriedenheit. Diese gezielte Einbindung von echten Unternehmensdaten macht den Kalkulator glaubwürdig.
Alle zugrunde liegenden Annahmen, Quellen und Formeln sind vollständig dokumentiert, um somit höchstmögliche Transparenz zu bieten.
Die Grundlage: ROI-Analyse
Im Zentrum steht die Berechnung des Einsparungspotenzials: Der Kalkulator zeigt, welche Arbeitskosten insgesamt anfallen und wie viel davon durch Wissensmanagement reduziert werden kann.
ROI = (Jährlicher Nutzen – Jährliche Kosten) / Jährliche Kosten
Damit wird der finanzielle Nutzen direkt ins Verhältnis zu den Investitionen gesetzt. Im Fokus stehen zwei zentrale Effekte von Wissensmanagement:
- Reduktion von Suchzeiten im Arbeitsalltag
- Effizienteres Onboarding neuer Mitarbeitender
Die Arbeitskosten basieren auf dem Eurostat-Index für Arbeitskosten. Sie sind im ROI-Rechner länderspezifisch hinterlegt, können aber individuell angepasst werden. Der ROI-Kalkulator ermöglicht dadurch eine einfache, transparente und wissenschaftlich fundierte Berechnung des Nutzens mit realistischen Ergebnissen für Deutschland und Österreich, sowie für jedes andere europäische Land.
Der Eurostat Arbeitskostenindex (AKI) wird alle drei Monate berechnet und zeigt, wie sich die Kosten pro Arbeitsstunde für Arbeitgeber verändern. Einfach gesagt: Er misst, ob und wie stark Arbeit teurer oder günstiger wird. Wenn beispielsweise in einem Land die Löhne steigen, zeigt der Arbeitskostenindex, dass jede Arbeitsstunde für Unternehmen mehr kostet. Dadurch können auch Produkte oder Dienstleistungen teurer werden. Der Arbeitskostenindex wir von Eurostat – dem Statistikamt der Europäischen Union – zur Verfügung gestellt.
Worauf basiert die Berechnung?
Die Kalkulation des ROI stützt sich auf drei Pfeiler:
- Wissenschaftliche Studien
McKinsey-Studie: 19 % der Arbeitszeit gehen für die Informationssuche verloren
Bamberg-Studie: deutliche Effizienzsteigerungen beim Onboarding - Praxisnähe
Produktivitätssteigerung von 32,5 % durch Wissensmanagement-Software
35 % kürzere Einarbeitungszeiten neuer Mitarbeiter - Interviews mit Kunden
Interviews mit KMU, die WIVIO bereits im Einsatz haben
Die im Kalkulator hinterlegten Werte sind variabel und können durch alternative Quellen ersetzt werden, solange diese wissenschaftlich belegt sind. Dadurch bleibt der ROI-Kalkulator flexibel und an unterschiedliche Branchen sowie Länder anpassbar. Er dient somit als dynamisches Entscheidungsinstrument und liefert relevante Daten mit nummerischer und grafischer Ausgabe.
FAZIT
Der WIVIO ROI-Kalkulator ist ein praxisnahes Ergebnis des FH-Projekts, das wissenschaftliche Erkenntnisse mit den Bedürfnissen von KMU verbindet. Unternehmen können damit den finanziellen Nutzen von Wissensmanagement klar berechnen und eine fundierte Entscheidung über die Einführung von WIVIO treffen. Der ROI-Rechner ist also ein Werkzeug, das Transparenz schafft und den wirtschaftlichen Mehrwert von Wissensmanagement und WIVIO sichtbar macht.
WIVIO ist mehr als nur ein Tool das sich niederschwellig in den Arbeitsalltag integrieren lässt. Es setzt gezielt auf gängige Programme wie Microsoft Word, Excel oder PowerPoint. Durch intelligente Workflows, klare Zuständigkeiten und integrierte Erinnerungen sorgt WIVIO dafür, dass relevantes Wissen strukturiert gepflegt, aktuell gehalten und im Unternehmen aktiv genutzt wird.
Danksagung
Das Projekt „Wissensmanagement messbar machen: Wirtschaftlicher Nutzen für KMU auf einen Blick“ entstand an der Fachhochschule Vorarlberg im Studiengang „Internationale Betriebswirtschaft (berufsbegleitend)“. Die Umsetzung erfolgte durch Manuel Alber, Stephanie Breuß, Niclas Brög, Sven Frick und Leonie Lenz. Betreut wurde das Projekt durch Prof. (FH) Dr. Markus Federau, MBA.
Wir bedanken uns bei allen Beteiligten für die gute Zusammenarbeit!
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