WIVIO WMS Release 25.1

Alle Verbesserungen und neuen Funktionen des aktuellen WIVIO-WMS-Releases auf einen Blick:

• NEU: Verweise und Rückverweise ^BETA-Phase
• NEU: Übersicht über die Historie von Dokumentenentwürfen
• NEU: Alte Version bzw. früheren Stand eines WiDoks wiederherstellen
• Optimierung: Hochladen mehrerer Anhänge (Mehrfach-Upload)
• Optimierung: Verbesserte Darstellung von Aufgaben
• Optimierung: Verbesserte Darstellung von Suchergebnissen

Änderungen und Erweiterungen – Allgemein

NEU: Verweise und Rückverweise ^BETA-Phase

Eine neue Funktion Verweise und Rückverweise macht das Arbeiten in WIVIO noch effizienter. Bisher war es zwar möglich, WiDoks miteinander zu verlinken, jedoch gab es keine Übersicht über diese Links. Mit dem neuen Reiter „Weitere Inhalte“ in den Dokumentendaten sehen die Nutzer nun sofort, welche WiDoks untereinander verlinkt sind (siehe Abbildung 1).

• Verweise: Hier werden jene WiDoks angezeigt, auf die im vorliegenden Dokumente verwiesen bzw. verlinkt wird.
• Rückverweise: Hier werden jene WiDoks aufgelistet, von denen aus auf das vorliegende WiDok verlinkt wird.

Abbildung 1: Neuer Reiter „Weitere Inhalte“ in Dokumentendaten

Besonders hilfreich sind die Rückverweise, da sie dem Benutzer Einblicke in Verlinkungen bieten, die sonst nicht sichtbar wären. Sie ermöglichen es, schnell zu erkennen, welche Dokumente auf das eigene Dokument verweisen, was vor allem beim Löschen von Dokumenten sehr nützlich sein kann.

Unterscheidung von aktiven und ungültigen Verweisen:

Bei den Verweisen unterscheidet WIVIO zwischen aktiven und ungültigen Verweisen in Dokumenten. (siehe Abbildung 2)

• Aktive Verweise sind gültige Links zu anderen Wissensdokumenten in WIVIO
• Unter ungültige Verweise werden alle Verweise aufgelistet, die auf bereits gelöschte oder nicht mehr existierende Dokumente in WIVIO zeigen.

Abbildung 2: Unterscheidung von aktiven und ungültigen Verweisen in WIVIO

Hinweis auf ungültigen Verweise bei der Veröffentlichung

Beim Veröffentlichen eines Wissensdokuments wird der Nutzer vom System darauf hingewiesen, wenn das Dokument ungültige Verweise bzw. Links enthält (siehe Abbildung 3). 

Abbildung 3: Fehlermeldung bei der Veröffentlichung eines Dokuments, das ungültige Verweise enthält

Hinweis auf aktive Rückverweise beim Löschen eines Wissensdokuments

Beim Löschen von Dokumenten wird der Nutzer informiert, wenn es aktive Rückverweise gibt, da andere WiDoks auf das Dokument verlinken. Diese neue Funktione hilft dabei, toten Verlinkungen vorzubeugen. (siehe Abbildung 4).

Abbildung 4: Fehlermeldung beim Löschen eines Dokuments mit aktiven Rückverweisen

Achtung:

Trotz korrekter Eingabe der URL in der Hyperlink-Bearbeitung (siehe Abb.5) kann es aufgrund unterschiedlichen Konfigurationen vorkommen, dass nach dem Speichern ein falscher Pfad eingetragen ist (siehe Abb.6) weshalb die Verweisung zu dem Link dann auch nicht aufgerufen werden kann.

Abbildung 5: Vor dem Speichern

Abbildung 6: Nach dem Speichern

Die Ursache liegt in der Konfiguration von MS-Excel. Wir empfehlen, bei den Einstellungen in den Weboptionen unter „Datei“ -> „Optionen“ -> „Erweitert“ (siehe Abb. 7) das Häkchen bei der entsprechenden Einstellung zu entfernen, falls es gesetzt ist.

Abbildung 7: Einstellung bei Optionen

NEU: Übersicht über die Historie von Dokumentenentwürfen

Mit dieser neuen Funktion in WIVIO können Autoren die verschiedenen Versionen ihrer Entwürfe einsehen. Jedes Mal, wenn auf Speichern geklickt wird, wird dies in WIVIO mit Uhrzeit, Datum und Autor dokumentiert. Zusätzlich lässt sich jede Entwurfsversion entweder über das jeweilige Office-Programm oder über die Vorschau öffnen. Die Vorschau bzw. das Feature ist nur für Dokumente verfügbar, die nach dem Rollout des Release 25.1 zumindest einmal veröffentlicht wurden.

Die neue Historie der Entwürfen ist jedoch nur immer bis zur nächsten Veröffentlichung verfügbar. Nach der Veröffentlichung wird die Entwurfshistorie gelöscht (siehe Abbildung 8).

Abbildung 8: Übersicht über verschiedene Dokumentenentwürfe in der Historie

Die Entwurfshistorie ist ausschließlich für den Autor sichtbar. D. h. wenn der Autor die Veröffentlichung startet und eine Genehmigung durch einen Inhaltsverantwortlichen (IV) oder eine Freigabe erforderlich sind, sehen der IV bzw. der Freigeber nur die finale Entwurfsversion, die gerade veröffentlicht wird.

Es ist zudem möglich, die Entwürfe mit der vorherigen Entwurfsversion oder der aktuell veröffentlichten Version zu vergleichen (siehe Abbildung 9).

Abbildung 9: Vergleich mit vorheriger Entwurfsversion bzw. mit der veröffentlichten Version

NEU: Dokumenteninhalt auf früheren Stand zurücksetzen

Mit dieser neuen Funktion in WIVIO können Benutzer den Inhalt eines Dokuments auf eine frühere Version zurücksetzen – also alte Inhalte und Versionen wiederherstellen. Dabei wird ein neuer Entwurf mit dem Inhalt der ausgewählten früheren Version erstellt. Der Nutzer kann diesen Entwurf sofort veröffentlichen oder die Metadaten bearbeiten und anschließend veröffentlichen.

Use Case: Ein Nutzer hat gerade ein Dokument veröffentlicht und stellt kurz danach fest, dass die Überarbeitung fehlerhaft war. Nun möchte er die alte Version (siehe Abbildung 10: Version 6.0) wiederherstellen und veröffentlich diese daher erneut.

Abbildung 10: Inhalt wiederherstellen

Wiedererstellen von alten Entwürfen:

Ab dem Release 25.1 ist es in WIVIO auch möglich, den Dokumenteninhalt einer früheren Entwurfsversion wiederherzustellen (siehe Abbildung 11)

Abbildung 11: Alten Entwurf wiederherstellen

Erweiterung: Hochladen mehrerer Anhänge (Mehrfach-Upload)

WIVIO-Benutzer können ab Release 25.1 mehrere Dateien gleichzeitig als Dokumentenanhänge hochladen (siehe Abbildung 12).

Abbildung 12: Mehrfach-Upload für Anhänge in WIVIO

Erweiterung: Verbesserte Darstellung von Aufgaben

Wir haben die visuelle Unterscheidung von Aufgaben in WIVIO optimiert, um die Lesbarkeit zu erhöhen und relevante Inhalte auf den ersten Blick sichtbarer zu machen (siehe Abbildung 13).

Spezifische Icons: Jeder Aufgabentyp wird nun durch ein spezifisches Icon visuell hervorgehoben.

Optimierte Darstellung: Die Aussagekraft der Beschreibungen wurde verbessert und wichtige Informationen wurden visuell hervorgehoben.

Abbildung 13: Verbesserte Darstellung der Aufgaben

Erweiterung: Verbesserte Darstellung von Suchergebnissen

Wir haben die Darstellung von Suchergebnissen optimiert, um die Auffindbarkeit zu verbessern. Dazu werden direkte Übereinstimmungen mit dem Suchbegriff in den Suchergebnissen hellblau hinterlegt und mit kursiver Schrift angezeigt. Benutzer können die gesuchten Begriffe somit sofort erkennen und die relevanten Abschnitte im Dokument schneller finden (siehe Abbildung 14).

Abbildung 14: Verbesserte Darstellung der Suchtreffer