WIVIO vs. OneNote

Manche Unternehmen setzen auf OneNote, um Informationen intern zu sammeln. Dies erscheint auf den ersten Blick kosteneffizient, da OneNote in Microsoft 365 enthalten ist. Doch in der Praxis zeigt sich schnell: OneNote wurde nie für strukturiertes, unternehmensweites Wissensmanagement entwickelt. Die Folgen davon sind:

❌Fehlende Struktur & Redundanz: Informationen werden in Notizbüchern und Seiten abgelegt, ohne klar ersichtliche Verantwortlichkeiten oder Versionierung.

❌Keine automatische Aktualitätsprüfung: Dokumente können veralten, ohne dass Nutzer daran erinnert werden, sie zu aktualisieren.

❌Eingeschränkte Wiederauffindbarkeit: OneNote bietet eine leistungsfähige Volltextsuche, aber es fehlen abgestimmte Sortier- und Filterfunktionen sowie Verknüpfungen zwischen ähnlichen Inhalten.

❌Begrenzte Kontrolle über Änderungen: Es gibt eine Änderungsverfolgung, aber keine systematische Versionierung mit Freigabe-Workflows.

❌ Begrenzte Kontrolle über Änderungen: Es gibt eine Änderungsverfolgung, aber keine systematische Versionierung mit Freigabe-Workflows.

WIVIO ♥️ Microsoft

WIVIO wurde hingegen speziell für den Einsatz in Unternehmen entwickelt und ist die perfekte Alternative zu OneNote. Das Wissensmanagement-Tool bietet eine strukturierte, intuitive und effiziente Lösung für Ihr Wissen. Durch die nahtlose Anbindung an Microsoft Office und an das Active Directory ist WIVIO ebenfalls stark mit Microsoft verbunden. Das sorgt für maximale Effizienz.

Die Nutzer bleiben dadurch in ihrer gewohnten Software-Landschaft und können direkt in Word oder Excel ein WIVIO-Dokument bearbeiten, ohne zwischen verschiedenen Systemen wechseln zu müssen. Auch der Schulungsaufwand ist durch die Nutzung von etablierten MS Office Programmen verschwindend klein.

Eine Übersicht mit den wesentlichen Funktionen und Vorteilen, finden Sie am Ende dieses Beitrags!
Sie wollen es lieber ganz genau wissen? Dann haben wir hier alle Unterschiede und Vorteile für Sie strukturiert aufgelistet. Denn im direkten Vergleich mit OneNote, überzeugt WIVIO durch viele praktische Features:

1. Strukturiertes Wissensmanagement, statt unstrukturierte Notizen ✅

Klarer Aufbau und Kategorisierung: Wissen wird in einer durchdachten Struktur organisiert, sodass es jederzeit schnell auffindbar bleibt. Bsp.: Unternehmensrichtlinien werden in Kategorien wie HR, Compliance und IT unterteilt.

Verknüpfung von Wissen: Ähnliche bzw. verwandte Inhalte können untereinander verlinkt und somit redundantes Wissen vermieden werden. Doppelarbeit wird dadurch aufgedeckt.

Zentrale Verwaltung von Wissensdokumenten: Einheitliche, unternehmensweite Ablagestruktur ohne Wildwuchs, was verhindert, dass Dokumente mehrfach in verschiedenen Notizbüchern existieren.

Stabile Links dank Dokumentennummer: Dokumente erhalten in WIVIO automatisch eine eindeutige Dokumentennummer, die Bestandteil des Links ist. Dokumente bleiben dadurch, auch im Falle einer Umbenennung oder Umstrukturierung auffindbar. Bsp.: Ein Link zu einem wichtigen Sicherheitsdokument bleibt dank der Nummer gültig, selbst wenn der Dokumententitel geändert wird.

2. Regelmäßige Aktualisierungen und optimaler Wissensfluss ✅

Regelmäßige Aktualitätsprüfungen mit automatischen Erinnerungen für überholte Inhalte. Bsp.: Ein Sicherheitsdokument wird dem Verantwortlichen nach spätestens einem Jahr automatisch zur Überprüfung vorgelegt. Das Intervall kann vom Verantwortlichen festgelegt werden.

Benachrichtigungssystem für relevante Änderungen an wichtigen Dokumenten, sodass Teammitglieder sofort informiert sind. Bsp.: Sobald eine neue Unternehmensrichtlinie veröffentlicht wird, erhalten alle betroffenen Mitarbeiter eine Benachrichtigung per E-Mail. Die wichtigsten Neuerungen werden als Kommentar angeführt.

Analyse- & Reporting-Funktionen zur Messung der Nutzung und Identifikation von Wissenslücken. Bsp.: Ein Unternehmen kann sehen, welche Dokumente am häufigsten genutzt werden und wo möglicherweise neue Inhalte benötigt werden, da die Suche derzeit ins Leere läuft.

3. Effizientes Finden, statt langes Suchen ✅

Erweiterte Suchfunktion mit Autovervollständigung, semantischer Suche und priorisierten Ergebnissen, sodass Nutzer nicht lange durch irrelevante Suchtreffer scrollen müssen.

Automatische Erkennung ähnlicher Inhalte, um redundante Dokumente zu vermeiden. Bsp.: Wird eine neue Prozessbeschreibung erstellt, erkennt WIVIO automatisch, ob bereits ein ähnlicher Prozess existiert und schlägt diesen als ähnlichen Inhalt beim Erstellen des neuen Dokuments vor.

Detaillierte Suchfilter für Kategorien, Ersteller, Zeiträume und andere Metadaten ermöglichen gezielte Suchanfragen. Bsp.: Ein neuer Mitarbeiter kann sich alle relevanten Onboarding-Dokumente innerhalb weniger Sekunden filtern und anzeigen lassen.

4. Historie & Sicherheit statt unkontrollierten Änderungen ✅

Versionierung & Bearbeitungsverlauf, damit jede Änderung nachvollziehbar bleibt. Bsp.: Ein Manager kann sehen, wer eine Arbeitsanweisung wann geändert hat und ggf. frühere Versionen wiederherstellen.

Genehmigungs- und Freigabeworkflows, um Wissen gezielt zu steuern. Bsp.: Ein neues Qualitätsmanagement-Dokument muss von einem Verantwortlichen freigegeben werden, bevor es für alle Mitarbeiter sichtbar wird.

Granulares Berechtigungsmanagement mit individuellen Rollen und Leserechten. Bsp.: Externe Partner können nur auf ausgewählte Dokumente zugreifen, ohne unternehmensinterne Informationen einzusehen.

Sicherung gegen ungewollte Änderungen oder Löschungen durch definierte Workflows. Bsp.: Ein kritisches Dokument kann nicht versehentlich gelöscht oder ohne Genehmigung geändert werden.

5. Produktivitätssteigerung statt Informationschaos ✅

Strukturiertes Onboarding neuer Mitarbeiter, da Wissen klar dokumentiert ist. Bsp.: Neue Teammitglieder haben sofort Zugriff auf alle relevanten Dokumente und müssen nicht mühsam Informationen zusammensuchen.

Effektives Führungsinstrument durch transparente Wissensbasis. Bsp.: Führungskräfte haben jederzeit einen Überblick über kritische Unternehmensinformationen und können fundierte Entscheidungen treffen.

Reduzierung von internen Anfragen & E-Mails, da Informationen zentral und strukturiert verfügbar sind. Bsp.: Ein wöchentliches Meeting zur Dokumentenabstimmung kann entfallen, da alle relevanten Änderungen in WIVIO erfasst und automatisch an die Beteiligten kommuniziert werden.

Fazit: OneNote ist ein Notizbuch – WIVIO ist ein Wissensmanagement-System

OneNote eignet sich hervorragend für persönliche Notizen und Team-Dokumentationen, ist jedoch nicht für professionelles Wissensmanagement ausgelegt. Wer eine gute, langfristige und kostengünstige Lösung sucht, die Aktualität, Kontrolle und gezielte Verfügbarkeit sicherstellt, setzt besser auf WIVIO!

Nutzen Sie WIVIO für:

• Strukturierte Ablage & klare Verantwortlichkeiten
• Intelligente Such- & Filterfunktionen
• Automatische Aktualitätsprüfung & Erinnerungen
• Versionierung & Schutz vor ungewollten Änderungen
• Effiziente Wissenssicherung & Zusammenarbeit
• Verbesserte unternehmensweite Strukturierung

Alles Wichtige im Überblick:

Mechanismen & Funktionen	OneNote	WIVIO
Nahtlose Microsoft Office-Integration	✅ Ja	✅ Ja
Erweiterte Suche mit Filtern	✅ Ja (Volltextsuche)	✅ Ja (Zusätzliche Filter- und Priorisierungsoptionen)
Strukturierte Ablage	⚠️ Eingeschränkt (Notizbücher/Seiten)	✅ Ja (Themenbereiche, Dokumentenstruktur)
Automatische Versionierung	⚠️ Eingeschränkt (Änderungsverlauf, keine echte Versionierung)	✅ Ja (Klare Versionen mit Änderungsverfolgung)
Berechtigungsmanagement	⚠️ eingeschränkt (über SharePoint möglich)	✅ Ja (Feingranulare Rechteverwaltung)
Automatische Aktualitätsprüfung & Wiedervorlage	❌ Nein	✅ Ja
Benachrichtigungssystem für Änderungen	❌ Nein	✅ Ja
Verknüpfung ähnlicher Inhalte	❌ Nein	✅ Ja
Genehmigungs- & Freigabeworkflows	❌ Nein	✅ Ja
Sicherung gegen ungewollte Änderungen & Löschungen	❌ Nein	✅ Ja
Automatische Dokumentennummerierung	❌ Nein	✅ Ja
Stabile Links für langfristige Nutzung	❌ Nein	✅ Ja
Analyse- & Reporting-Funktionen	❌ Nein	✅ Ja