Integriertes Managementsystem: Schluss mit Qualitätschaos

Es ist der Tag des Audits. Der externe Prüfer nimmt Platz und stellt die erste Frage: „Können Sie mir den aktuellen Nachweis für diesen Prozess zeigen?“ Ein Moment der Stille, bis die hektische Suche beginnt: in alten E-Mails, auf verschiedenen Laufwerken, in Excel-Tabellen. Die Minuten vergehen und Unsicherheit macht sich breit. Schließlich taucht eine Datei auf, aber ist das wirklich die aktuell gültige Version? Während das Audit ins Stocken gerät, steigt die Nervosität. Genau dieses Szenario erleben leider unzählige Unternehmen, die bisher auf ein Integriertes Managementsystem verzichtet haben – und das kostet Zeit, Geld und Vertrauen.

Mit einem Integrierten Management System (IMS) können derartige Probleme des Qualitätsmanagements ganz einfach vermieden werden und das ohne großen Mehraufwand. Wie das geht und bei welchen Herausforderungen WIVIO Sie als IMS unterstützen kann, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Synergien und Effizienz mit einem integrierten Managementsystem

Viele Unternehmen kämpfen mit den Folgen eines fehlenden Management-Tools: die Probleme variieren von isolierten Systemen, über redundante Dokumentenpflege bis hin zu unklaren Prozessen. Besonders Unternehmen ohne ein Integrated Management System (IMS) stehen oftmals vor den folgenden betrieblichen Herausforderungen:

• Daten- und Dokumentenchaos: Viele Unternehmen kämpfen damit, viele unterschiedliche Datenquellen zu sortieren. Wichtige Informationen und Unterlagen des firmeninternen QM-Handbuchs liegen dadurch verstreut auf unterschiedlichen Laufwerken, müssen aus E-Mails herausgelesen oder in verschiedenen Systemen gefunden werden. Meist weiß niemand genau, wo was liegt und vor allem nicht, wo die neueste Version eines Dokuments gespeichert ist.

• Hoher Zeitverlust durch ineffiziente Suche: Mitarbeitende verbringen täglich bis zu 30% ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach relevanten Informationen, da es keine zentrale Wissensquelle gibt oder relevantes Wissen nicht auffindbar ist.⁽¹⁾ Das führt schnell zu einer Vielzahl an zeitfressenden Problemen.

• Doppelarbeit & aufwändige Datenpflege: Ohne eine zentrale Plattform für relevante Dokumente und das QM-Handbuch werden viele Aufgaben mehrfach erledigt. Das erfasste Wissen wird an unterschiedlichen Orten gesichert und überarbeitet, was zu Redundanzen und widersprüchlichen Versionen führen kann.

• Inkonsistente Prozesse & fehlende Automatisierung: Manuelle oder fehlerhafte Prozesse kosten nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Sei es durch fehleranfällige Abläufe, unnötige Abstimmungsmeetings oder ineffiziente Dokumentenverwaltung. Ohne eine einheitliche Struktur für Prozessdarstellungen, Dokumentenmanagement und Audit-Trails steigt das Risiko von Normverstößen, Datenlecks und Ineffizienzen.

• Fehlende Transparenz & hohe Kosten: Wer ist für welches Dokument oder für welchen Prozess verantwortlich? Oft fehlen klare Zuständigkeiten und Workflows bei Personaländerungen. Das führt zu Ineffizienz sowie hohen Kosten und erschwert den Onboarding-Prozess.

Die Lösung: ein IMS wie WIVIO!

Bei all diesen Problemen kann ein leistungsstarkes IMS wie unser Software-Tool WIVIO Sie maßgeblich unterstützen. Es bringt Struktur, Effizienz und Transparenz in das Management von Wissen, Dokumenten und Prozessen und bündelt Ihre Ressourcen.

Welche Dokumente können in einem IMS geordnet werden?

• Management-Handbuch
• Anweisungen
• Dokumentationen
• Schulungen
• Audits
• Unternehmensziele
• Prozessdarstellungen

So bringt das Managementsystem Ordnung in Ihr Unternehmen und macht alle Informationen binnen weniger Klicks für Prozesseigner und Mitarbeitende erreichbar.

Welche Vorteile hat ein integriertes Managementsystem?

Integrated Management Systems bieten verschiedene Vorteile, die Ihren Unternehmensalltag effizienter gestalten und Prozesse verkürzen können. Die Software WIVIO ist nicht nur ein leistungsfähiges Wissensmanagement-Tool, sondern eignet sich auch ideal als IMS-Plattform. Hier sind die wichtigsten Gründe, warum ein integriertes Managementsystem in einem Unternehmen nicht fehlen darf:

• Einheit und Synergien statt Datensilos ✅
  Egal ob Qualitätsmanagement, Arbeitssicherheit, Umweltmanagement, Energiemanagement, Gesundheitsschutz oder Datenschutz – WIVIO ermöglicht es, mehrere Managementsysteme gleichzeitig abzubilden und schafft durch die Verbindung große Synergien.

• Zentrale Ablage mit schlankerem, effizienterem Management ✅
  WIVIO schafft eine Single Point of Truth, an dem alle relevanten Informationen strukturiert, auffindbar und versionssicher gespeichert sind. Redundante QM-Dokumente, die für verschiedene Normen und Zertifizierungen an mehreren Stellen gesichert waren, können nun zentral gepflegt und zur Verfügung gestellt werden. Überschneidungen sind gewollt und vereinfachen Prozesse um ein Vielfaches – Redundanzen und Doppelarbeit werden hingegen vermieden.

• Wissen bleibt erhalten ✅
  Selbst bei Personalwechsel oder Strukturänderungen innerhalb des Unternehmens bleiben Informationen zentral dokumentiert und gehen nicht verloren. Durch den großen Wissensschatz können bessere Schulungsergebnisse erzielt werden und das Onboarding verkürzt sich.

• Prüfmechanismen & Wiedervorlagen ✅
  Benutzerinnen werden in regelmäßigen Abständen an das Prüfen ihrer Dokumente im IMS erinnert und durch praktische Features bei der Überarbeitung unterstützt. Veraltete Dokumente gehören somit der Vergangenheit an und alle Beteiligten freuen sich über verifizierte, wertvolle Inhalte, auf die sie vertrauen können.

• Automatische Versionierung & Dokumentenlenkung ✅
  Alle Änderungen bleiben durch WIVIO nachvollziehbar und werden im Versionsverlauf dokumentiert. Gezielte Benachrichtigungen sorgen im Sinne der Dokumentenlenkung dafür, dass beteiligte Personen bei Änderungen informiert werden.

• Freigabeworkflows und ISO-Konformität ✅
  Eine zentralisierte Steuerung und der anpassbare Freigabeprozess sorgen für die notwendige Sicherheit und Konformität. Doch was ist ein integriertes-Managementsystem? Diese Systeme sind perfekt auf Zertifizierungen wie ISO 9001 oder ISO 14001 abgestimmt. So unterstützen ISO-konforme Dokumentationen und automatisierte Prüfprozesse Sie und alle Prozesseigner aktiv beim Qualitätsmanagement.

• Erleichterungen im Arbeitsalltag ✅
  Eine intuitive, hybride Volltextsuche sowie die nahtlose Integration in Microsoft Office und Teams bieten eine tägliche Arbeitserleichterung für alle Mitarbeitenden. Durch stabile Links gehören „tote“ Dokumentenverweise bald der Vergangenheit an. Regelmäßige Releases sorgen für ständige Verbesserungen, denn WIVIO wächst mit den Anforderungen und passt sich ständig an neue Herausforderungen an.

Fazit

Unternehmen, die sich für WIVIO als IMS-Lösung entscheiden, profitieren von einer Vielzahl an Vorteilen. Egal ob KMU oder Großunternehmen, Cloud oder On-Premise. WIVIO bietet höchste Sicherheit und hilft Ihnen, Risiken zu reduzieren.

(1) Quelle: Workplace Relevance Report 2023 | Coveo