WIVIO Dokumentenarchiv: Halten Sie Ihre Wissensdatenbank aktuell

Im Alltag entstehen unzählige Dokumente wie Auswertungen, Protokolle, Analysen, Richtlinien und Entscheidungen. Vieles davon ist wichtig, manches verliert aber mit der Zeit an Relevanz. Die zentrale Frage lautete bisher: Behalten oder löschen?

Mit dem neuen Dokumentenarchiv in WIVIO gibt es jetzt eine neue Option, die Ordnung und Sicherheit optimal miteinander vereint. Dieses Feature sorgt dafür, dass beispielsweise Auswertungen, in die viel Arbeitszeit und Know-how geflossen sind, nicht versehentlich gelöscht werden und wichtige, mühsam erarbeitete Entscheidungen erhalten bleiben.

Entscheidungen dokumentieren

In Projekten werden Entscheidungen oft nach gründlicher Prüfung und Abwägung getroffen – zum Beispiel mit Pro- und Contra-Listen oder unter Einbeziehung mehrerer Mitarbeiter und manchmal auch externer Berater. Nach einigen Jahren sind die Gründe dafür jedoch oft nicht mehr nachvollziehbar, weil die Unterlagen gelöscht wurden. Wenn ein neuer Mitarbeiter später die damalige Entscheidung hinterfragt, fehlen die Grundlagen, um sie zu erklären. Genau hier setzt das neue WIVIO-Dokumentenarchiv an: Es bewahrt solche Entscheidungsgrundlagen dauerhaft und macht sie auch später noch zugänglich.

Ordnung schaffen ohne Wissensverlust

Das Dokumentenarchiv ist weit mehr als ein einfacher Ablageort. Es dient als Werkzeug, um die Wissensdatenbank aktuell zu halten und gleichzeitig wertvolles Wissen vor voreiligem Löschen zu schützen. Statt Chaos oder Datenmüll entsteht so ein System, das schlank bleibt und gerade deshalb auf aktuelle, richtige und relevante Inhalte zurückgreifen kann.

Archivieren bedeutet also: Ein Dokument wird nicht mehr aktiv genutzt, bleibt aber zugänglich – zum Beispiel für abgeschlossene Projekte, Konzepte oder Berichte mit längerfristigem Nutzen.

Wann löschen, wann archivieren?

Nicht jedes Dokument hat denselben Lebenszyklus. Die neue Funktion unterstützt Sie dabei, schnell die richtige Entscheidung zu treffen:

• Behalten, wenn Inhalte aktuell, richtig und relevant sind.
• Überarbeiten, wenn Themen wichtig, aber nicht mehr auf dem neuesten Stand sind.
• Archivieren, wenn Unterlagen vorerst nicht gebraucht werden, aber später nützlich sein könnten.
• Löschen, wenn Inhalte endgültig veraltet oder obsolet geworden sind.

Dieses Vorgehen schafft Transparenz und vermeidet unnötige Daten und Speicherbelastung – ein Gewinn für alle, die mit dem Wissensmanagement-Tool WIVIO arbeiten.

TIPP: Über ein Diagramm in der Seitenleiste jedes einzelnen Wissensdokuments – kurz WiDoks – ist sofort ersichtlich, wie oft das Dokument genutzt wird. Die Interaktionen in einem von Ihnen wählbaren Zeitraum helfen bei der Entscheidung, ob ein Dokument in den Ruhestand gehen darf oder noch benötigt wird.

Der Faktor Mensch – wenn Löschen schwerfällt

Neben den funktionalen Vorteilen berücksichtigt das Dokumentenarchiv auch eine menschliche Komponente: Vielen fällt es schwer, sich endgültig von Dokumenten zu trennen. Sei es aus Unsicherheit, ob Inhalte noch einmal gebraucht werden, oder aus emotionaler Bindung an aufwendig erarbeiteten Ergebnissen – das Löschen ist oft eine Hürde. Hier schafft das Archiv Abhilfe: Es bietet die Möglichkeit, Unterlagen „wegzulegen“, ohne sie unwiederbringlich zu entfernen. Damit wird die psychologische Barriere überwunden: Wissen bleibt erhalten, und dennoch entsteht die notwendige Ordnung.

Vorteile für Unternehmen

Ein durchdachtes Archiv bietet konkreten Mehrwert:

• Effizienz – Suchende finden schneller, was wirklich zählt.
• Sicherheit – das Risiko von Datenverlust oder Fehlentscheidungen sinkt.
• Nachvollziehbarkeit – Wissen bleibt verfügbar, auch wenn es gerade nicht gebraucht wird.
• Entlastung – Die Wissensdatenbank bleibt aufgeräumt und schlank.
• Vertrauen – Die Mitarbeiter wissen, dass sie auf die Inhalte vertrauen können und nutzen das Tool häufig und gerne.

Ihr neues Strategie-Tool

Das Dokumentenarchiv ist jedoch nicht nur ein technisches Feature, sondern ein Strategiewerkzeug für Unternehmen und Organisationen. Es ermöglicht eine klare Trennung zwischen aktuellen Informationen und Inhalten, die möglicherweise später wieder gebraucht werden. Damit schließt WIVIO eine Lücke zwischen „Wissenssicherung“ und dem notwendigen „Löschen“ von Falschem und Altem. Es schafft Vertrauen in die eigenen Prozesse und erhöht die Qualität des Single-Point-of-Truth.

FAZIT: Fokussierung durch Archivierung

Wer das Dokumentenarchiv in WIVIO nutzt, gewinnt Übersicht, Sicherheit und Flexibilität im Umgang mit Wissen. Anstatt wertvolle Inhalte aus Unsicherheit „liegen zu lassen“, können Unternehmen bewusst entscheiden, was bleibt, was geht und was vorerst ruht. Eine weitere Funktion, die Ihnen dabei hilft Ihre Wissensdatenbank lebendig zu halten und den Fokus auf das Wesentliche zu legen. So wird Wissensmanagement zu einem aktiven Prozess – klar strukturiert, nachhaltig und effizient.

Denn WIVIO ist die moderne und praxistaugliche Lösung für Unternehmen, die Wissensmanagement einfach, effizient und benutzerfreundlich umsetzen wollen. Durch die Kombination aus vertrauten Office-Programmen, einem benutzerfreundlichen Frontend und einem leistungsstarken Backend überzeugt WIVIO insbesondere Unternehmen im DACH-Raum.