Dokumentenbasiertes Arbeiten mit MS Office

Umgeben von Fachkräftemangel, Wissensverlust und digitaler Komplexität sind Wissensmanagement-Systeme als verlässliche Informationsquelle unerlässlich. Warum MS-Office-basierte Wissensdatenbanken hier eine besonders effiziente und praxisnahe Lösung bieten, erfahren Sie in diesem Blogeitrag.

In wissensintensiven Ländern wie Österreich, Deutschland und der Schweiz, wo Fachkräftemangel und die bevorstehende Ruhestandswelle große Probleme darstellen, sind einfache, intuitive Wissensmanagement-System (WMS) entscheidend für den Unternehmenserfolg. Denn langfristige Wissenssicherung und zeitnaher Wissenstransfer bieten die notwendige Sicherheit für Unternehmer:innen, die nicht auf ihren Wissensschatz verzichten wollen.

In der Praxis scheitern jedoch viele Systeme an ihrer Komplexität. Die Lösung? Ein intuitives, dokumentenbasiertes System wie WIVIO, das auf Microsoft Office-Anwendungen setzt und somit genau auf die Tools, die Millionen von Mitarbeitenden ohnehin täglich verwenden.

Niederschwelligkeit als Schlüssel zum Erfolg

Eine Wissensdatenbank muss einfach zu bedienen sein, sonst wird sie schlichtweg nicht genutzt. Daher eignen sich Microsoft Word und Excel hervorragend dazu, Erfahrungen und Lessons Learned unkompliziert in Form eines Dokuments zu erfassen. Denn wenn das Erfassen von Wissen zu umständlich wird oder eine zusätzliche Schulung bedarf, wie beispielsweise bei der Einführung eines Wikis, verzichten viele Mitarbeitende lieber auf die Wissenssicherung.

Ohne klare Zuständigkeiten veralten solche Wissenssysteme zudem schnell und verlieren dadurch an Relevanz und Akzeptanz im Arbeitsalltag. Deshalb ist WIVIO so konzipiert, dass es sich nahtlos in das bestehende digitale Ökosystem der meisten Firmen integrieren lässt. Anstatt neue, komplexe Softwarelösungen einzuführen, setzt WIVIO auf bewährte Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint, die den Schulungsaufwand bei der Einführung durch ihr bekanntes Interface minimieren.

Minimaler Aufwand – maximale Effizienz

Bestehende Dokumente weiterverwenden: Ihre Mitarbeitenden können ihre bisherigen Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien einfach in WIVIO hochladen. Ab sofort dient das smarte Tool als zentraler, strukturierter Speicherort für Ihr gesamtes Unternehmenswissen.

Software, die Ihre Mitarbeitenden sofort verstehen: Dank der bekannten Benutzeroberfläche von MS Office ist WIVIO praktisch selbsterklärend. Es braucht keine aufwändigen Schulungen – das spart Kosten und ist ein enormer Vorteil für KMU im deutschsprachigen Raum.

Weniger suchen – schneller finden: Durch die intelligente, semantische Suche sind Antworten auf Fragen und Problemlösungen sofort verfügbar. Das macht Mitarbeitende aussage-, entscheidungs- und handlungsfähiger.

Wissen aus anderen Systemen übernehmen: Bereits erfasstes Wissen aus anderen Systemen kann leicht in Wissensdokumente – kurz WiDoks – kopiert werden. Durch die Dokumentenlenkung mittels Benachrichtigungen werden beteiligte Personen dann gezielt über Neuerungen bzw. Änderungen informiert.

Intuitive Dokumentation mit Word, Excel und PowerPoint

Durch die nahtlose Integration mit MS Office schafft WIVIO eine einheitliche Wissensplattform für Ihr Team. Ob Prozessbeschreibungen, interne Schulungen oder Kalkulationen, mit WIVIO bleibt alles flexibel und ist immer in der aktuellen Version verfügbar:

• Word: Ideal für Textdokumente mit Bildern, Links und Grafiken. Perfekt geeignet für Anleitungen, Checklisten oder Protokolle.

• PowerPoint: Präsentationen für das Onboarding, für interne Schulungen sowie für Strategie- und Verkaufs-Meetings lassen sich direkt als WiDoks speichern und aktuell halten.

• Excel: Von einfachen Tabellen bis zu komplexen Auswertungen – Excel-Dateien können zentral abgelegt und gemeinsam genutzt werden, auch ohne zusätzliche BI-Software-Lizenzen.

• Visio: Digitalisieren und optimieren Sie Ihre Prozesse in WIVIO und stellen Sie diese Ihrem Team zur Verfügung. Ob Flow-Chart, Datenvisualisierung oder klassisches Diagramm – alle Nutzer:innen profitieren davon. Alltägliche Abläufe und Prozesse können in WIVIO von allen eingesehen und im Arbeitsalltag geprüft werden. Theorie und Praxis werden dadurch ständig abgeglichen. Etwaige Abweichungen können in der Folge eingepflegt oder korrigiert werden, was die Weiterentwicklung maßgeblich fördert und das Wissen aktuell hält.

In allen Tools kann das Wissen einfach und unkompliziert erfasst, gegliedert und gestaltet werden – ganz niederschwellig und ohne Programmierkenntnisse.

Druckoptimiert, klar strukturiert und mit Metadaten

In WIVIO sind alle Dokumente automatisch im passenden Layout mit sauberem Dokumentenkopf, klarer Gliederung und vollständigen Metadaten gespeichert:

• Titel
• Verantwortliche:r
• Dokumentennummer
• Datum der letzten Änderung
• Seitenanzahl

Dadurch sind Wissensdokumente sofort als solche erkennbar und auf Knopfdruck druck- und einsatzbereit. Gerade in Beratungsunternehmen, im technischen Außendienst oder in der Produktion, wo gedruckte Unterlagen auch im Zeitalter der Digitalisierung noch eine wichtige Rolle spielen, bietet WIVIO einen unschlagbaren Vorteil.

Da der Titel und die zuständige Person auf dem Wissensdokument genannt werden, ist sofort klar, an wen man sich bei weiterführenden Fragen zu diesem Thema wenden kann. Der Dokumentenkopf beinhaltet zudem die eindeutige Dokumentennummer, die automatisch durch das System vergeben wird sowie das Datum der letzten inhaltlichen Überarbeitung. Durch das Anführen der Seitenzahl sowie der Gesamtseitenanzahl kann im ausgedruckten Zustand leicht überprüft werden, ob das WiDok vollständig vorliegt und keine Seiten fehlen.

FAZIT: Wissensmanagement? Easy, mit WIVIO!

WIVIO ist die moderne und praxistaugliche Lösung für Unternehmen, die Wissensmanagement einfach, effizient und benutzerfreundlich umsetzen wollen. Durch die Kombination aus vertrauten Office-Programmen, einem benutzerfreundlichen Frontend und einem leistungsstarken Backend überzeugt WIVIO insbesondere Unternehmen im DACH-Raum.

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