WIVIO vs. SharePoint: Wissensmanagement Tools im Vergleich

Wissen effizient managen – aber wie? Viele Unternehmen setzen auf SharePoint, weil es leicht verfügbar ist. Doch als umfängliches Wissensmanagement-Tool stößt es schnell an seine Grenzen. WIVIO geht einen entscheidenden Schritt weiter: mit klaren Strukturen, Verantwortungen und Methode. In diesem Beitrag zeigen wir, inwiefern WIVIO mehr kann und wie Unternehmen damit Wissen wirklich verwendbar machen können.

Gibt es ein richtiges Wissensmanagement-Tool?

Es gibt viele Wege, wie Unternehmen relevantes Wissen effizient organisieren und für Mitarbeitende leicht zugänglich machen können. Wissensmanagement-Tools sorgen dafür, dass wichtige Informationen strukturiert erfasst, sinnvoll verwaltet und zielgerichtet zur Verfügung gestellt werden. Doch nicht jedes System erfüllt jeden Bedarf.

Welche Lösung passend ist, richtet sich stark nach dem konkreten Einsatzzweck: Ob Dokumentenmanagement, Wissensdatenbank oder CRM. Es gibt zahlreiche Plattformtypen mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Ihr gemeinsames Ziel: die Leistung im Unternehmen nachhaltig zu steigern.

SharePoint: Einfache, mitgelieferte Lösung mit begrenzten Möglichkeiten

Ein bekanntes Beispiel für ein solches System ist Microsoft SharePoint. Die Plattform ist vor allem als leistungsstarkes Dokumentenmanagement- und Inhaltsmanagement-System konzipiert und tief in die Microsoft 365-Welt integriert. Da SharePoint oftmals mit der MS Office Lizenz mitgeliefert wird, nutzen es viele Unternehmen in der Hoffnung, dass es alle Anforderungen erfüllt.

Doch genau hier liegt auch das Problem: SharePoint wurde nicht speziell für Wissensmanagement entwickelt. Es bietet eine große Anzahl an Funktionen, aber nicht die Struktur, Methode und Alltagstauglichkeit, die echtes Wissensmanagement benötigt.

SharePoint dient der zentralen Ablage, Versionierung und Kollaboration – insbesondere in großen oder stark regulierten Unternehmen. Doch bereits bei der Zugriffssteuerung und Rechtevergabe zeigen sich die ersten Schwachstellen.

Wissen hingegen geht über einzelne Dateien hinaus. Wer Ordnung, Transparenz und nachhaltige Wissensnutzung anstrebt, braucht mehr als nur eine Plattform zur Dateiablage.

SharePoint vs. WIVIO: Warum echtes Wissensmanagement mehr braucht

Viele Unternehmen setzen auf SharePoint als Plattform zur Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung. Was auf den ersten Blick praktisch erscheint, erweist sich im Alltag oft als unübersichtlich und ineffizient. Denn SharePoint wurde nicht für systematisches Wissensmanagement entwickelt. Hier ein Vergleich:

1. SharePoint verwaltet Dateien – WIVIO organisiert Wissen

SharePoint funktioniert als Plattform für Zusammenarbeit und Dateiablage. Was auf den ersten Blick sinnvoll erscheint, kann im Alltag zu Chaos führen:

• Struktur entsteht durch Ordner oder Sites, die von Bereich zu Bereich unterschiedlich benannt, verschachtelt oder organisiert sind.
• Versionskontrolle funktioniert nur bei konsequenter Nutzung, was in der Praxis selten passiert.
• Verantwortlichkeiten sind selten definiert. Wer prüft Inhalte? Wer löscht alte Versionen? Wer ist die Ansprechperson?

Die Folge: Wissen ist vorhanden, doch niemand findet es, weiß, ob es aktuell ist oder fühlt sich verantwortlich. WIVIO verfolgt hier einen grundlegend anderen Ansatz:

• Jedes Wissensdokument hat eine definierte Zuständigkeit (Inhaltsverantwortliche:r).
• Inhalte sind zentral, thematisch sortiert, im Wissensbaum angelegt und nicht in Ordnern.
• Automatische Wiedervorlagen erinnern an Aktualisierungen – ganz ohne IT-Logik.
• Alle Änderungen sind nachvollziehbar dokumentiert – inklusive Versionen und Freigaben. WIVIO denkt nicht in Dateien. Es denkt in Verantwortung.

2. Die SharePoint-Suche als Schwachstelle

Die Suche ist das Herzstück jedes Wissensmanagement-Tools. SharePoint bietet zwar eine Suche, doch ist diese in der Praxis oft unpräzise:

• Suchergebnisse hängen stark von der Pflege von Metadaten ab.
• Die Volltextsuche liefert zu viele oder unpassende Ergebnisse.
• Ähnliche oder doppelte Inhalte bleiben unerkannt.

WIVIO hingegen ist für den Praxisalltag ausgelegt, ganz nach dem Prinzip: “In 20 Sekunden die richtige Lösung finden”:

• semantische Volltextsuche mit Autovervollständigung (auch bei Tippfehlern)
• Intelligente Vorschläge bei ähnlichen Inhalten
• Filterung nach Thema, Dokumenttyp, Aktualität, Inhaltsverantwortlichem oder Bereich
• Ergebnisliste mit Relevanzsortierung – nicht nur nach Dateinamen

3. Wissensmanagement braucht klare Verantwortung

Ein System lebt von seiner Nutzung. In SharePoint jedoch übernimmt meist nur die IT-Abteilung Verantwortung. WIVIO schafft im Vergleich klare Regeln und Zuständigkeiten:

• Jedes Wissensdokument gehört einer Person – einsehbar für alle.
• Änderungen werden dokumentiert und müssen vom Zuständigen genehmigt bzw. freigegeben werden.
• Dank automatischer Erinnerungen werden veraltete Inhalte vermieden.
• Lesebestätigungen sichern die Nachvollziehbarkeit, was ideal für ISO, Arbeitssicherheit oder Compliance ist.

Das Ergebnis: Wissen wird nicht nur gespeichert, sondern gepflegt, aktualisiert und aktiv genutzt.

4. SharePoint braucht Projektplanung – WIVIO ist sofort einsatzbereit

SharePoint-Projekte scheitern oft an ihrer Komplexität:

• Monatelange Implementierungsphasen
• Schulungsbedarf für Admins und Nutzer:innen
• Abhängigkeit von IT oder externen Berater:innen
• Laufender Aufwand für Strukturierung, Berechtigungen & Governance

WIVIO ist sofort & unkompliziert nutzbar: Es ist speziell für den Mittelstand konzipiert und kann mit wenig IT-Aufwand und ohne Customizing direkt verwendet werden.

• Plug & Play: keine Konfiguration notwendig
• 100 % im Browser:  keine Installation nötig
• Intuitive Oberfläche: Schulung in nur zwei Stunden
• Microsoft 365-kompatibel: keine doppelte Datenpflege

5. Methode statt unübersichtlichem Systembaukasten

Wissensmanagement ist mehr als Technik, es ist eine Frage der richtigen Struktur und Methode. Obwohl SharePoint Optionen liefert, herrschen ohne klare Methodik und Regeln im System schnell Chaos und Intransparenz.

WIVIO basiert auf der jahrelang erprobten WBI®Methode:

• Vor rund 30 Jahren aus der Praxis entstanden
• erprobte Layouts und Strukturen für Wissen, Prozesse, Checklisten, QM
• Perfekt für kleine Teams wie für Unternehmen mit mehreren Standorten geeignet
• Skalierbar ohne zusätzliche Tools oder Migrationsaufwand

6. Integration ist gut – Alltagstauglichkeit ist besser

Ein häufiges Argument für SharePoint lautet: „Wir haben es ja schon – es ist integriert.“ Das stimmt. Doch Integration heißt nicht, dass es auch genutzt wird.

Auch WIVIO ist vollständig in die Microsoft-Welt integriert:

• Dokumente direkt in Word, Excel, PowerPoint bearbeiten
• Nutzung über Microsoft Teams möglich
• Single Sign-on via Active Directory
• Direkte Verlinkung und Einbindung ins Intranet möglich

Der Unterschied: WIVIO ist so gestaltet, dass Menschen es wirklich nutzen – weil sie den Mehrwert sofort erkennen, nicht weil es IT-konform oder vorgeschrieben ist.

Fazit: SharePoint ist vielseitig. WIVIO ist fokussiert.

SharePoint ist wie ein Werkzeugkasten: Man kann damit vieles bauen – vorausgesetzt, man hat Zeit, Know-how und die notwendigen Ressourcen. Genau hier liegt oft das Problem, denn echtes Wissensmanagement erfordert mehr als nur Funktionen.

WIVIO hingegen ist ein durchdachtes Wissensmanagement-Tool: sofort einsetzbereit, methodisch fundiert und auf echte Nutzung ausgelegt. Wer Ordnung, Aktualität und klare Zuständigkeiten im Umgang mit Wissen sucht, findet in WIVIO die passende Lösung.

SharePoint und WIVIO im direkten Vergleich:

Mechanismen & Funktionen	SharePoint	WIVIO
Nahtlose Microsoft Office-Integration	✅ Hoch integriert	✅ Nahtlos integriert, MS Teams & Office direkt nutzbar
Erweiterte Suche mit Filtern	✅ Basis-Suche mit Abhängigkeit von Metadaten	✅ Intelligente Volltextsuche mit Autovervollständigung & Filtern
Automatische Versionierung	⚠️Möglich durch Admins, aber im Alltag schwer durchschaubar	✅ Automatische Versionierung mit Historie & Vergleich
Berechtigungsmanagement	⚠️ eingeschränkt (über SharePoint möglich)	✅ Ja (Feingranulare Rechteverwaltung)
Definierte Zuständigkeiten	❌ Keine automatische Zuweisung von Zuständigkeiten	✅ Jedes Dokument hat eine:n Inhaltsverantwortliche:n
Automatische Dokumentennummerierung	❌ Nein	✅ Ja
Benachrichtigungssystem für Änderungen	❌ Nein	✅ Ja
Automatische Aktualitätsprüfung & Wiedervorlage	❌ Manuelle Pflege, keine automatische Erinnerung	✅ Automatische Wiedervorlagen für Aktualisierungspflicht
Genehmigungs- & Freigabeworkflows	❌ Nein	✅ Ja
Sicherung gegen ungewollte Änderungen & Löschungen	❌ Nein	✅ Ja

Grundlegende Unterschiede	SharePoint	WIVIO
Zweck	✅ Universelle Plattform für Zusammenarbeit & Dateiablage	✅ Speziallösung für strukturiertes Wissensmanagement
Zielgruppe	✅ IT-Abteilungen & Digitalisierungsprojekte	✅ Geschäftsführung, QM, HR, Fachbereiche – direkt anwendbar
Struktur	✅ Ordner, Bibliotheken, Sites – individuell konfigurierbar	✅ vordefinierte Strukturen & Vorlagen; Einheitlicher Wissensbaum,
Einführung	✅ Aufwendig, IT-getrieben, hohe Konfiguration erforderlich	✅ Plug & Play, sofort einsatzbereit, keine IT-Projektplanung nötig
QM- & ISO-Tauglichkeit	⚠️ Nur mit aufwendiger Konfiguration & Schulung	✅ Standardmäßig ISO-ready (z. B. Freigaben, Leseprotokolle)
Wissenssicherung bei Fluktuation	⚠️ Abhängig vom Nutzerverhalten, keine feste Regelung	✅ Durch Zuständigkeit, Struktur und Wiedervorlagen systemisch gesichert
Langfristiger Nutzen	⚠️ Hängt von Eigeninitiative & Strukturdisziplin ab	✅ Nachhaltiger Wissensaufbau mit Methode & Kulturverankerung
Motivation zur Nutzung	⚠️ Hohe Abhängigkeit von der Disziplin der Nutzenden	✅ Methodisch verankert, Führung und Struktur geben Orientierung
Typischer Schmerzpunkt	⚠️ Dateiablage versandet, niemand weiß was wo liegt	✅ Regelbetrieb mit klarer Verantwortlichkeit & Transparenz