Wissen das bleibt – setzen Sie auf Wissensmanagement mit WBI

Wissen und jahrelange Erfahrung sind das Kapital der Zukunft – gerade in produzierenden Unternehmen. Je mehr Wissen einem Unternehmen über die Jahre erhalten bleibt, desto besser. Doch wie gelingt es, dieses Wissen dauerhaft zu sichern, effizient bereitzustellen und gleichzeitig ein System zu schaffen, das im Arbeitsalltag funktioniert?

Von der Werkbank zur digitalen Wissensplattform

Die Geschichte dazu begann vor über 30 Jahren bei der Meusburger Georg GmbH & Co KG in Wolfurt/Österreich. Der Firmengründer Georg Meusburger erkannte schnell den Wert von diversen handgeschriebenen Notizen an den Maschinen in der Produktion und begann diese digitalisieren zu lassen. Es entstand eine intuitive Form des Wissensmanagements und eine unternehmenseigene Wissensdatenbank, die bis heute genutzt und ständig erweitert wird.

Das Prinzip ist einfach: Wissen, das im Unternehmen im Arbeitsalltag entsteht, wird zeitnah dokumentiert, strukturiert und somit dauerhaft verfügbar gemacht – egal, ob es sich um Fertigungsanweisungen, Checklisten, Auswertungen, Projektberichte oder Lösungsbeschreibungen handelt.

Die bei Meusburger entwickelte Software WIVIO bildet dabei das Herzstück: Sie integriert sich nahtlos in bestehende Arbeitsumgebungen wie Microsoft Office und Teams und erlaubt eine intuitive Bedienung ohne lange Schulungen. Dokumente mit wertvollem Wissen werden also in Word, Excel, Visio oder PowerPoint erstellt und in der zentralen Wissensdatenbank gesichert.

Das Tool, das inzwischen von der WBI Wissensmanagement GmbH, einem Spin-off von Meusburger, entwickelt wird, sorgt für klare Ordnung durch Versionierung, steuert Zugriffsrechte und versendet gezielte Benachrichtigungen. Durch eine automatische Aktualisierungserinnerung für jede Wissenseinheit werden Experten angeregt, ihr Wissen regelmäßig zu prüfen und weiterzuentwickeln.

Wissensmanagement ist mehr als reine Dokumentation

Der Alltag in modernen Unternehmen zeigt, dass im Durchschnitt:

• 66 % der Firmen mehrere Speicherorte für ihr Wissen haben
• 1,8 Stunden am Tag mit der Suche nach Informationen verschwendet werden
• 163 Minuten täglich für E-Mails geopfert werden

Die Folgen: Zeitverlust, Doppelarbeit, genervte Mitarbeitende und ineffiziente Prozesse

Ein durchdachtes Wissensmanagement-System wie WIVIO setzt genau hier an: Informationen sind strukturiert, auffindbar, versionssicher und teamübergreifend nutzbar. Führungskräfte gewinnen damit ein Steuerungsinstrument, das weit über das bloße Verwalten von Dateien hinausgeht. Selbst bei Personalwechsel, beim On- und Offboarding und bei Projekten erleichtert das Wissensmanagement-Tool den Arbeitsalltag für alle Beteiligten.

Schluss mit verstaubten QM-Handbüchern

In vielen Unternehmen zeigt sich ein ähnliches Bild: Hunderte Stunden an Arbeitsaufwand verstauben in Form von ungenutzten Qualitätshandbüchern auf irgendwelchen Firmenlaufwerken. Das Problem ist bekannt: Erfasstes Wissen landet in Dokumenten, die niemand ernst nimmt, da sie nach dem Erlangen der Zertifizierung nicht mehr aktiv im Unternehmensalltag eingesetzt werden. Dann – kurz vor dem nächste Audit – kommt plötzlich Hektik auf und das QM-Handbuch wird eilig umdatiert. Unternehmen verlieren dabei einen wertvollen Wissensschatz, da das bereits erfasste Wissen nicht aktiv in den Arbeitsalltag einfließt und im Umkehrschluss auch nicht geprüft und aktualisiert wird.

WBI hat es sich daher zur Mission gemacht, dass das erfasste Wissen in Unternehmen als erfolgskritische Ressource wahrgenommen und aktiv genutzt wird. Mit WIVIO wird gelebtes Qualitätsmanagement gefördert und das Wissen kontinuierlich verbessert (KVP). Die High-Level-Structure wird mittels Wissensgebieten umgesetzt und dient als Gliederung bzw. Orientierungshilfe im QM-Projekt. Durch klare Zuständigkeiten, strukturierte Dokumentenlenkung, revisionssichere Prozesse und einen einfachen Freigabemechanismus stehen Aktualität und Qualität stets im Fokus. Der große Vorteil dabei: WIVIO lässt sich unabhängig von Unternehmensgröße oder den anvisierten Normen nahtlos in Ihre bestehende IT-Struktur integrieren.

Wissen trifft auf KI – ein starkes Duo

Die steigende Komplexität im betrieblicher Arbeitsabläufe verlangt immer häufiger nach technischen Lösungen. Künstliche Intelligenz (KI) kann Sie dabei unterstützen – aber nur, wenn sie auf fundierte Daten zugreifen kann. Genau hier leistet das Wissensmanagement von Meusburger mit WIVIO Vorarbeit: Die Software verfügt über eine semantische Suche, erkennt thematisch ähnliche Dokumente, warnt vor veralteten Verlinkungen und wird zur fundierten Basis für KI-gestützte Prozesse.

In den kommenden Releases werden weitere, nützliche KI-Features wie der WIVIO Chatbot, das Admin-Dashboard sowie das KI-basierte Autoren-Tool eingeführt.

FAZIT:

WIVIO ist nicht nur irgendeine zusätzliche Software, sondern eine tägliche Arbeitserleichterung und zuverlässige Informationsquelle für alle. Es ist so konzipiert, dass es sofort einsatzfähig ist: Keine langen IT-Projekte oder technischen Hürden. Ein einfaches Plug & Play System für alle. Das erhöht die Akzeptanz, fördert die Motivation der Mitarbeitenden und trägt zu einer lebendigen Wissenskultur im Unternehmen bei.

5 Vorteile, von denen Sie profitieren:

1. Weniger Suchen: Mehr Zeit für Entscheidungen
2. Schnelleres Onboarding: Neue Kolleg:innen sind sofort handlungsfähig
3. Wissen bleibt: Auch wenn Mitarbeitende gehen
4. KI-Ready: Saubere Datenbasis für intelligente Prozesse
5. Führungsinstrument: Wissen steuern, statt nur speichern