WIVIO WMS Release 25.5

In diesen Release Notes finden Sie alle Verbesserungen und neuen Funktionen des aktuellen WIVIO WMS Releases auf einen Blick:

• NEU: Dokumentenarchiv
• NEU: Auswertung der Interaktionen bzw. Zugriffszahlen eines Dokuments
• NEU: Integrierter PDF-Leser in WIVIO
• NEU: KI-gestützte Dokumentensuche (WIVIO Enterprise)

Änderungen und Erweiterungen – Allgemein

NEU: Dokumentenarchiv

Das Dokumentenarchiv in WIVIO ist eine Zwischenstation für Dokumente und hilft dabei, die Wissensdatenbank aktuell zu halten und Systemüberladung zu verhindern.

• Keine Angst vor Datenverlust: Wissen bleibt verfügbar.
• Kein Chaos in der Hauptdatenbank: Entlastung für Suchende.
• Mut zur Entscheidung: Lieber archivieren als ewig „liegen lassen“.

Abbildung 1: Das Archiv

Wann wird ein Dokument archiviert?

Es werden Dokumente archiviert, die aktuell nicht mehr aktiv genutzt, aber später erneut wichtig werden könnten. Beispiele für Archivierung:

• Projektdokumentation abgeschlossener, aber referenzfähiger Projekte
• Temporär stillgelegte Prozesse
• Alte Berichte oder Analysen mit Substanz, aber keiner aktuellen Nutzung

Wann wir ein Dokument gelöscht?

Löschen ist der richtige Schritt, wenn das Dokument definitiv keinen Nutzen mehr hat – weder heute noch in Zukunft. Beispiele für Löschung:

• WiDoks, die in anderen Dokumenten vollständig integriert wurden
• Veraltete Protokolle, Richtlinien, Checklisten ohne Bezug zum aktuellen Stand

Schnelle Entscheidungshilfe

Der Inhaltsverantwortliche (IV) kann am besten entscheiden, wann ein Dokument archiviert oder gelöscht werden soll. Geeigneter Zeitpunkt für diese Entscheidung wäre spätestens die regelmäßige Inhaltskontrolle.

Status des Dokuments	Beschreibung	Empfohlene Aktion
Relevanter Inhalt, aktuell gepflegt	Wird regelmäßig genutzt und ist up-to-date	Beibehalten
Relevanter Inhalt, aber nicht aktuell	Veraltet, aber Thema ist weiterhin wichtig	Überarbeiten
Inhalt nicht relevant, aber potenziell künftig nützlich	Könnte künftig wieder relevant sein, evtl. als Vorlage	Archivieren
Veraltet, kein Nutzen mehr zu erwarten	Wurde ersetzt oder ist inhaltlich irrelevant geworden	Löschen

Ablauf bei Archivierung

• Der Inhaltsverantwortliche (IV) oder der Wissensmanager können ein veröffentlichtes WiDok jederzeit archivieren – vorausgesetzt, das Dokument befindet sich nicht gerade in Überarbeitung.
• Bei der Archivierung muss einen Archivierungsgrund erfasst und einen Zeitraum für die regelmäßige Archivkontrolle (Überprüfung archivierter Dokumente) ausgewählt werden.
• Falls andere WiDoks auf das archivierte WiDok verweisen, werden die Verweise werden als ungültig markiert (mit Grund „Archiviert“) und die Inhaltsverantwortliche entsprechend benachrichtigt.
• Nach der Archivierung wird ebenso eine Benachrichtigung an Wissensmanager und WGV gesendet.
• Das Archivieren eines Dokuments erzeugt keine neue Dokumentenversion, aber es wird protokolliert, wer das Dokument archiviert hat, mit welchem Grund und an welchem Datum.

Abbildung 2: Dokument archivieren

Zugriff und Einschränkungen im Archiv

• Im Gegensatz zum Papierkorb ist das Archiv für alle Nutzer sichtbar – mit Ausnahme von Konsumenten und Sammelbenutzern, sofern sie über die entsprechenden Sichtrechte auf das jeweilige Dokument verfügen.
• Archivierte Dokumente können nicht weiterentwickelt bzw. überarbeitet werden. Es gibt keine Wiedervorlage, sondern ausschließlich eine Archivkontrolle.
• Bei der Suche nach veröffentlichten Dokumenten werden archivierte WiDoks nicht angezeigt.

Archivkontrolle

Archivierte Dokumente unterliegen einer regelmäßigen Archivkontrolle, damit das Archiv schlank und nützlich bleibt. Spätestens alle 2 Jahre wird der IV automatisch erinnert und muss entscheiden:

• Reaktivieren, wenn wieder relevant
• Löschen, wenn dauerhaft veraltet
• oder im Archiv belassen

Reaktivierung

Ein archiviertes WiDok wird reaktiviert, wenn das Thema wieder relevant wird. Beispiele:

• Planungs- oder Projektfortsetzung
• Mitarbeiter fragen aktiv nach dem enthaltenen Wissen und benötigen es aktuell

Archivierte Dokumente sind im Normalfall nicht mehr aktuell und brauchen eine zwingende Inhaltskontrolle nach der Reaktivierung.

Löschung

Ein archiviertes WiDok wird gelöscht, wenn es nach bestimmter Zeit immer noch nicht relevant und benötigt wird. Beispiele:

• Keine Nachfrage und Zugriffe über einen längeren Zeitraum
• Keine Wiederverwendung ist zu erwarten

Abbildung 3: Archivkontrolle Aufgabe

NEU: Auswertung der Interaktionen eines Dokuments

Die Interaktionen geben ein direktes Bild davon, wie häufig und intensiv ein Dokument im Laufe der Zeit genutzt wird. Diese Kennzahlen sind ein wertvolles Instrument, um die Relevanz von Inhalten zu beurteilen. Die Auswertung von Interaktionen unterstützt Inhaltsverantwortliche und Wissensmanager in mehreren Bereichen:

• Anstelle von Bauchgefühl können Inhaltsverantwortliche (IV) konkrete Zahlen zur Nutzung vorlegen, um Entscheidungen zu treffen. Dokumente mit geringen Zugriffen können als Kandidaten für Archivierung oder Löschung markiert werden.
• Inhalte mit hohem Nutzungsgrad werden als „lebendige“ Dokumente identifiziert und brauchen eine höhere Priorität bei der Pflege.
• Die Effizienz wird gesteigert– Zeit und Ressourcen werden gezielt auf die Inhalte gelenkt, die den größten Mehrwert für die Organisation bieten.

Definition einer Interaktion

Als Interaktion zählt das Lesen der Originaldatei des Dokuments oder der PDF-Vorschau.

Interaktionen pro Dokument

Inhaltsverantwortliche können die Interaktionen ihrer eigenen WiDoks auswerten. Die gleichen Informationen stehen auch den Wissensmanagern zur Verfügung.

• In der rechten Seitenleiste der Dokumentenansicht ist ein Bereich für Interaktionen integriert
• Darstellung: Verlauf der Zugriffe über Zeit
• Zeitraumfilter: letzte 30 Tage / 3 Monate / 6 Monate / 12 Monate / seit letzter Veröffentlichung oder seit der Archivierung / seit der Erstellung / benutzerdefiniert

Abbildung 4: Interaktionen in der rechten Seitenleiste

Abbildung 5: Zeitraum auswählen

NEU: Integrierter PDF-Leser in WIVIO

Mit dieser neuen Funktion wird die PDF-Vorschau direkt in WIVIO eingebettet und ersetzt die bisherige Bildvorschau.

Die Anzeigequalität ist deutlich verbessert – Texte und Grafiken werden gut dargestellt, sodass auch feine Details leicht erkennbar sind.

Dank der neuen Vorschau können Sie flexibel in das Dokument zoomen, Seiten komfortabel wechseln und durch das gesamte Dokument scrollen. Zusätzlich ist es möglich, Texte direkt in der Vorschau zu markieren, um Inhalte schnell zu kopieren. Sie können somit das Dokument direkt in WIVIO lesen, ohne die PDF-Datei separat öffnen zu müssen.

Abbildung 6: Integrierter PDF-Leser in WIVIO

NEU: KI-Dokumentensuche (nur für WIVIO Enterprise)

WIVIO bietet jetzt eine intelligente Suche, die klassische Volltextsuche mit moderner KI kombiniert. So finden Nutzer schneller die gesuchten Inhalte – egal ob nach genauen Begriffen oder nach Synonymen gesucht wird.

• Ähnliche Begriffe bzw. Synonyme werden durch die KI erkannt
• Exakte Treffer (z. B. Titel oder Dokumentennummern) werden weiterhin priorisiert

Zudem können Nutzer bei Bedarf zwischen klassischer und KI-Suche wechseln, z. B., falls die KI-Suche in seltenen Fällen vorübergehend langsamer reagiert (etwa bei einer Störung bei OpenAI).

Die neue KI-Suche wird nach dem Release-Rollout schrittweise für unsere Enterprise Kunden freigeschaltet. Wir kommen aktiv auf Sie mit einer Ankündigung vorab zu.