Dokumentenlenkung & Dokumentenmanagement nach ISO 9001 – so gelingt’s mit WIVIO

Dokumentenlenkung nach ISO 9001:2015 bedeutet: Jedes qualitätsrelevante Dokument wird kontrolliert erstellt, geprüft, freigegeben und revisionssicher archiviert — mit dem optimalen Tool wie WIVIO läuft dieser Prozess automatisiert und normkonform. Doch noch bis heute stapeln sich in einigen Firmen ausgedruckte Blätter und handgeschriebene Notizen. Tische, Aktenordner, Kästen – alles wird belagert. Die analoge Informationsvermittlung ist bis heute mühsam, zeitintensiv und platzraubend. Mit der Digitalisierung hat sich dieser Prozess grundlegend gewandelt: Smarte Tools ermöglichen heute eine effiziente, sichere und ortsunabhängige Verwaltung von Informationen und Wissen.

Um Abläufe, Prozesse und andere relevante Inhalte noch gezielter zu steuern und deren Qualität zu sichern, kommen Richtlinien wie die ISO 9001 ins Spiel, die klare Vorgaben für den Umgang mit Dokumenten und Prozessen festlegen. Die ISO 9001:2015 verlangt seit der Revision 2015 eine Dokumentenlenkung als zentraler Bestandteil des Qualitätsmanagements. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle relevanten Informationen, sei es in Form von Handbüchern, Prozessbeschreibungen, Berichten oder anderen dokumentierten Inhalten, gezielt „gelenkt“ werden.

Anforderungen der ISO 9001:2015 an das Dokumentenmanagement

1. Dokumente müssen jederzeit in lesbarer Form und leicht auffindbar zur Verfügung gestellt sein
2. Die Dokumente sollen angemessen geschützt und nur für die relevante Zielgruppe verfügbar sein (Zugriff, Verteilung)
3. Die Dokumente müssen vor willkürlichen Änderungen geschützt werden (Inhaltsverantwortlicher)
4. Die aktuelle Version bei Änderungen muss durch eine Versionierung gewährleistet sein (Revisionssicherheit)
5. Aufbewahrung der Dokumente (Archivvorschriften)

Doch trotz klarer Vorgaben, lassen sich die einzelnen Punkte im Tagesgeschäft nicht einfach umsetzen. Um Chaos zu verhindern und den Anforderungen – besonders im Hinblick auf Audits – gerecht zu werden, ist eine geeignete Softwarelösung unverzichtbar.

Dokumentenlenkung mit WIVIO

Unsere webbasierte Software WIVIO bietet einen rollenbasierten Zugriff auf die erfassten Inhalte und erleichtert die Dokumentenlenkung. Sie wird somit allen Anforderungen an ein modernes Dokumentenmanagement-System (DMS) nach ISO 9001:2015 gerecht und bietet zudem zahlreiche nützliche Funktionen, um die Nutzerinnen in ihrem Arbeitsalltag zu unterstützen.

1. Erstellung dokumentierter Informationen

In WIVIO werden sogenannte Wissensdokumente (WiDoks) hochgeladen oder erstellt und damit zentral zur Verfügung gestellt. WiDoks sind immer dokumentenbasiert und in einem gängigen Dateiformat wie Word^®, Excel^®, PowerPoint^® oder als PDF-Datei verfügbar.

2. Kennzeichnung

Jedes Dokument in WIVIO verfügt über einen Dokumentenkopf mit den wichtigsten Informationen. Mittels vorgegebenen Metadaten wie Titel, einmaliger Dokumentennummer, Datum der letzten Bearbeitung, Informationen zum Inhaltsverantwortlichen (IV) sowie der Seitenanzahl ist jedes Dokument klar identifizierbar.

3. Versionierung

Jedes in WIVIO veröffentlichte WiDok verfügt über eine durchgängige Bearbeitungs-Historie, durch die Versionsverlauf nachvollziehbar wird. Während ein Dokument überarbeitet wird, bleibt stets die aktuelle Version des Wissensdokuments für alle anderen Benutzer sichtbar.

4. Prüfung und Genehmigung der Inhalte

Die Genehmigung ist ein wesentlicher Mechanismus zur qualitativen Überprüfung eines WiDoks nach einer erfolgten Änderung. Erfasst oder überarbeitet ein Autor im Auftrag ein WiDok, so müssen die Änderungen vor der Veröffentlichung durch den Inhaltsverantwortlichen (IV) genehmigt werden. Der IV ist der jeweilige Experte bzw. Wissensträger zu einem Thema und verantwortet daher den Inhalt eines WiDoks.

5. Freigabemechanismus

Im Sinne des Qualitätsmanagements ist es zudem möglich einen Freigabemechanismus für QM-relevante Wissensdokumente zu aktivieren. Dadurch wird sichergestellt, dass der QM-Zuständige alle notwendigen Änderungen freigeben oder ggf. ablehnen kann.

6. Zugriff und Verfügbarkeit

In WIVIO wird mittels Sichtbarkeits- und Benachrichtigungsgruppen sichergestellt, dass die Dokumente für die relevanten Personen zugänglich sind. Bei jedem Dokument können in den Dokumentendaten die Sichtbarkeit und die Benachrichtigungen eingestellt werden. Es können jeweils einzelne Benutzer oder ganze Gruppen hinzugefügt werden. Dadurch wird das Wissen zielgruppengerecht sichtbar und per Push-Prinzip an die relevanten Empfänger verteilt.

Durch die intelligente Suchfunktion (nach Metadaten, Suchbegriffen etc.) sind Dokumente in WIVIO leicht auffindbar. So kommen die User:innen gezielt und schnell an das benötigte Wissen und bleiben auskunfts- bzw. handlungsfähig.

7. Durchführung von Änderungen oder Aktualisierungen

Dank des Wiedervorlage–Features erinnert WIVIO die Inhaltsverantwortlichen automatisch daran, ihre Dokumente zu überprüfen. Der Erinnerungszeitraum kann individuell festgelegt werden. Bei der Überarbeitung prüfen die Verantwortlichen die Aktualität, Relevanz und Richtigkeit der Dokumente und nehmen bei Bedarf Anpassungen vor. Änderungen werden im Änderungs­kommentar festgehalten und an alle Beteiligten kommuniziert.

8. Schutz

Dokumente müssen vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder unbeabsichtigten Änderungen geschützt werden. Neben den bereits genannten Funktionen können kritische Dokumente in WIVIO einfach verschlüsselt werden. Durch die Versionierung und die Historie wird jede Änderung dokumentiert und frühere Versionen können bei Bedarf unkompliziert wiederhergestellt werden.

9. Archivieren bzw. Löschen

Zusammenfassung der 9 Prozessschritte:

Nach seiner ersten Veröffentlichung in WIVIO durchläuft ein WiDok regelmäßig den WBI-Prozess. Das bedeutet, dass das darin befindliche Wissen laufend erfasst, verteilt, genutzt, weiterentwickelt und gesichert wird.

Prozessschritte der Dokumentenlenkung nach ISO 9001:2015	WBI-Prozess	Schritte
Erstellung dokumentierter Informationen	WiDoks zur Wissensdokumentation	erfassen
Kennzeichnung und Versionierung	Eindeutige Identifizierung von Dokumenten mit Metadaten, Versionierung & Historie	erfassen
Prüfung und Freigabe der Dokumente	Genehmigung durch den Inhaltsverantwortlichen (IV) bzw. Freigabe durch einen definierten Freigeber	verteilen
Zugriff und Verfügbarkeit	Sichtbarkeits- und Benachrichtigungsfunktion, intelligente Suche	verteilen
Durchführung von Änderungen oder Aktualisierungen	Wiedervorlage und Aktualitätskontrolle, Benachrichtigung mittels Änderungskommentar	weiterentwickeln
Schutz	Sichtbarkeitskontrolle, Verschlüsselung von Dokumenten, Versionierung und Historie	sichern
Archivierung und Entsorgung	Archivieren eines WiDoks im Archiv oder komplettes Löschen	sichern

Dokumentenlenkung vs. Dokumentenmanagement – was sind die wesentlichen Unterschiede

Wer sich mit Qualitätsmanagement beschäftigt, stößt schnell auf die Begriffe Dokumentenmanagement und Dokumentenlenkung. Diese werden im Alltag oft synonym verwendet, stehen jedoch für zwei unterschiedliche Dinge.

Dokumentenmanagement bezeichnet alle Maßnahmen rund um die digitale Verwaltung von Unternehmensdokumenten: Ablagestruktur, Suchbarkeit, Zugriffsrechte und Archivierung. Es geht darum, dass Mitarbeitende relevante Dokumente und Geschäftsbelege schnell finden — egal ob Vertrag, Angebot, Lieferschein oder Rechnungsbeleg. Ziel ist es, Ordnung ins Chaos zu bringen und Informationen schnell zugänglich zu machen. Ein klassisches Dokumentenmanagementsystem (DMS) leistet genau das, eignet sich jedoch nicht als Wissensmanagement-Tool. Warum, das erzählen wir dir in unserem Blogbeitrag „Warum ein WMS neben einem DMS definitiv Sinn macht“

Dokumentenlenkung hingegen ist ein Begriff aus dem Qualitätsmanagement und eine zentrale Anforderung der ISO 9001:2015. Sie umfasst den geregelten, nachvollziehbaren Umgang mit qualitätsrelevanten Dokumenten und beschreibt den kontrollierten Lebenszyklus eines Dokuments. Konkret bedeutet das: Wer darf ein Dokument erstellen? Wer prüft es? Wer gibt es frei? Welche Version ist aktuell gültig? Und wie wird eine veraltete Version sicher aus dem Verkehr gezogen? Dokumentenlenkung ist damit ein definierter Prozess mit klaren Verantwortlichkeiten, Versionshistorie sowie klaren Freigaberegeln.

Kurz gesagt: Dokumentenmanagement organisiert. Dokumentenlenkung kontrolliert und schützt.

Das smarte Wissensmanagement-Tool WIVIO ermöglicht beides: Dokumente werden strukturiert abgelegt und gleichzeitig durch Freigabeprozesse, Versionierung und Zugriffsrechte normkonform gelenkt.

Fazit:

Mit WIVIO schafft ihr die perfekte Grundlage, um ISO 9001:2015-konforme Dokumentenprozesse effizient und sicher umzusetzen. Die webbasierte Software vereinfacht die Dokumentenlenkung durch Funktionen wie Versionierung, Freigabemechanismen und intelligente Suchoptionen. Gleichzeitig sorgt sie für Schutz, Transparenz und eine strukturierte Archivierung Ihrer Wissensdokumente.

Durch die intuitive Bedienbarkeit und die gezielte Unterstützung der einzelnen Prozessschritte – von der Erstellung über die Prüfung bis hin zur Aktualisierung und Archivierung – wird nicht nur die Qualität Ihrer Prozesse sichergestellt, sondern auch die Anforderungen an Audits problemlos erfüllt.

Setzt mit WIVIO auf ein zukunftssicheres Wissensmanagement, das eure Organisation dabei unterstützt, Effizienz zu steigern, Qualitätsstandards einzuhalten und eure Prozesse nachhaltig zu optimieren.