Warum WIVIO das bessere Wiki ist

Klassische Firmen-Wikis stoßen oft an ihre Grenzen – sie sollten als zentrale Plattform im Unternehmen die gemeinsame Nutzung von Wissen erleichtern. Stattdessen stiften Wikis oft mehr Chaos als Nutzen: Veraltete Inhalte, doppelte Informationen und fehlende Verantwortung führen dazu, dass Mitarbeiter lieber auf gut Glück suchen, als sich auf das interne Wiki zu verlassen. Zahlreiche Verlinkungen – ob aktiv oder längst veraltet – machen ein ungepflegtes Wiki noch unattraktiver. WIVIO bietet mit einer automatischen Versionierung und klaren Verantwortlichkeiten eine Alternative, die Wissen stets aktuell und strukturiert hält. Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag, warum WIVIO eine effizientere Lösung für Ihr Unternehmen darstellt – gerade im Vergleich zu einem klassischen Wiki!

Generell haben sich Wikis als beliebte Plattform für Wissensmanagement in Unternehmen etabliert. Jedoch sind klassische Wikis in ihren Funktionen oft begrenzt: unübersichtliche Strukturen, fehlende Versionierung und redundante Inhalte können die effiziente Nutzung erschweren. Zusätzlich kann Wissen verloren gehen, wenn keine klaren Verantwortlichkeiten bestehen, alte Versionen von Dokumenten unkontrolliert existieren und Mitarbeitende sich nicht darauf verlassen können, dass sie stets mit den aktuellsten Informationen arbeiten.

WIVIO deckt genau diese fehlenden Funktionen eines Wikis ab und die genannten Probleme können erst gar nicht entstehen.  Dank der automatischen Versionierung ist jede Änderung nachvollziehbar, und der vollständige Bearbeitungsverlauf kann jederzeit eingesehen werden. So stellen Unternehmen sicher,  dass immer die aktuellste Version eines Dokuments genutzt wird – und bei Bedarf lassen sich auch ältere Versionen problemlos wiederherstellen. Zusätzlich wird das Unternehmenswissen durch klare Verantwortlichkeiten und regelmäßige Aktualisierungserinnerungen eindeutig zugeordnet und immer auf aktuellem Stand gehalten.

Als eine dokumentenbasierte Wissensmanagement-Lösung unterstützt WIVIO Unternehmen dabei, ihr Wissen strukturiert, aktuell und auffindbar zu halten. Während klassische Wikis oft als eine einfache Sammlung an Informationen fungiert, bietet WIVIO eine durchdachte Struktur mit klaren Zuteilungen der Verantwortlichkeiten und automatisierten Prozessen.

WIVIO arbeitet nahtlos mit Microsoft Office, Teams und SharePoint zusammen. So lassen sich Dokumente unkompliziert austauschen, zentral verwalten und bleiben immer auf dem neuesten Stand – die ideale Grundlage für strukturiertes und effizientes Wissensmanagement.

WIVIO löst das Laufwerkchaos und bekämpft ineffiziente Dokumentenverwaltung

Häufig kämpfen Unternehmen mit chaotischen Dateiablagen auf internen Laufwerken: Dokumente werden mehrfach gespeichert, verschiedene Versionen sind im Umlauf und es gibt keine zentrale Stelle, an der Mitarbeitende zuverlässig die richtigen Informationen finden. Eigentlich sollen Wikis ja helfen, diese Probleme zu lösen, doch werden sie oft selbst zur Daten-Müllhalde, wenn es keine klare Struktur und Kontrolle gibt.

WIVIO kann mehr als ein Wiki – und mehr als ein klassisches DMS. Während Dokumentenmanagement-Systeme vor allem auf die Ablage und Archivierung von Dateien fokussiert sind, geht WIVIO einen Schritt weiter: Es verwandelt Dokumente in lebendiges, gepflegtes Unternehmenswissen:

• Zentrale, kontextbezogene Ablage: WIVIO verknüpft Inhalte mit Prozessen, Themen und Rollen – statt bloß Dateien abzulegen.
• Wissen statt Datei-Chaos: Kein Ordner-Navigieren mehr – die intelligente Struktur und automatische Versionierung sorgen für Klarheit und Aktualität.
• Verantwortung statt Zufall: Für jedes Wissensdokument ist eine Person verantwortlich. So bleibt Wissen gepflegt und aktuell – ganz automatisch.
  

Intelligente Suchfunktion mit KI-Integration: Wissen finden statt suchen

Eine der größten Herausforderungen in Unternehmen ist das Auffinden relevanter Informationen. In klassischen Wikis basiert die Suche meist auf manuellen Metadaten oder einer simplen Stichwortsuche, die oft ungenaue, gar keine oder zu viele Ergebnisse liefert. Das führt dazu, dass Mitarbeitende unnötig Zeit verschwenden, um die richtigen Inhalte zu finden.

WIVIO bietet eine intelligente Volltextsuche kombiniert mit einer kontextbezogenen Suche, die speziell für effizientes Wissensmanagement entwickelt wurde. Die intuitive Suche umfasst:

• Integrierte Volltextsuche bzw. kontextbezogene Suche – nicht nur Schlagwörter
• Vorschläge zur Autokorrektur
• Autovervollständigung, die User bereits beim Eintippen mit relevanten Vorschlägen unterstützt.
• Filter- und Sortierfunktionen nach Parametern, mit denen sich Ergebnisse gezielt eingrenzen lassen (z.B. Wissensgebiet).
• Priorisierung relevanter Inhalte nach Relevanz, sodass Mitarbeitende schneller genau die Informationen erhalten, die sie suchen.

Dank dieser leistungsfähigen Suchfunktion können Unternehmen die Zeit für die Informationssuche erheblich reduzieren. Dadurch wird nicht nur die Produktivität im Arbeitsalltag gestärkt, sondern auch für eine effiziente Arbeitsweise gesorgt.

Wissensdokumente statt kontextloser Artikel – Strukturierte und überprüfbare Inhalte

Klassische Wikis setzen auf eine Artikelstruktur, in der Inhalte häufig unstrukturiert abgelegt werden. Informationen werden oft dupliziert oder verlieren durch fehlende Aktualisierung ihre Relevanz. WIVIO verfolgt hier einen anderen Ansatz: Die Software basiert auf dokumentenbasiertem Wissensmanagement (WiDoks) mit klaren Regeln für Struktur und Verantwortlichkeiten. Das bedeutet für Sie:

• Jedes Wissen wird als strukturiertes und eindeutiges Dokument erfasst und nicht als losgelöster Artikel auf HTML-Basis
• Automatische Versionierung sorgt dafür, dass immer die aktuellste Version zur Verfügung steht.
• Die Wiedervorlage-Funktion erinnert Inhaltsverantwortliche automatisch daran, ihre Dokumente regelmäßig  auf Aktualität zu prüfen, sodass veraltete Informationen erst gar nicht in Umlauf kommen.

Dank dieses strukturierten Ansatzes wird WIVIO zu einer zuverlässigen Wissensquelle für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden – mit präzisen, aktuellen und jederzeit nachvollziehbaren Informationen.

Plug & Play statt komplexer Implementierung

Die Einführung einer neuen Software kann oft ein langwieriger und komplizierter Prozess sein. Klassische Wikis erfordern oft individuelle Anpassungen, damit sie den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen – das kostet Zeit und IT-Ressourcen. WIVIO hingegen setzt auf ein Plug & Play-Prinzip. Somit ist die Software sofort einsatzbereit und erfordert keine aufwendige Konfiguration.

• Einfaches Setup ohne lange Implementierungszeiten
• Intuitive Benutzeroberfläche, die keine umfangreiche Schulung erfordert
• Nahtlose Integration in bestehende IT-Systeme, ohne komplexe Anpassungen

Das bedeutet: Unternehmen können sofort mit WIVIO starten und profitieren innerhalb kürzester Zeit von den Vorteilen eines optimierten Wissensmanagements.

Perfekte Integration in die Microsoft-Welt

Microsoft-Produkte wie Word, Excel, Teams und SharePoint sind aus dem Arbeitsalltag vieler Unternehmen gar nicht mehr wegzudenken. Klassische Wikis hingegen bleiben oft isoliert – ohne echte Verbindung zu den genutzten Tools. WIVIO wurde hingegen gezielt für eine tiefe Integration in die Microsoft-Welt entwickelt:

• Dokumente lassen sich direkt in Microsoft-Office bearbeiten und nahtlos in WIVIO speichern
• Reibungslose Zusammenarbeit durch die direkte Integration in MS-Teams
• Komfortabler und sicherer Zugriff dank Single-Sign-on (SSO) über Active Directory

Diese Integration sorgt dafür, dass Unternehmen ihren bestehenden Workflow beibehalten können, während gleichzeitig strukturiertes Wissensmanagement betrieben werden kann.

Langfristige Wissenssicherung & Schutz vor Wissensverlust  durch Mitarbeiter-Fluktuation

Mitarbeiter kommen und gehen – doch ihr Wissen sollte bleiben. Oft verliert man als Unternehmen wertvolle Informationen, wenn diese ausscheiden, weil es keine klare Dokumentation gibt. WIVIO bietet eine klare Antwort auf dieses Problem:  

• Wissen wird rechtzeitig dokumentiert und dauerhaft gesichert
• Onboarding und interner Wissenstransfer werden deutlich verbessert
• Strategisches Wissensmanagement wird Teil der Unternehmenskultur und stärkt die Resilienz des Unternehmens

Dieser strategische Ansatz hilft Unternehmen, nachhaltig erfolgreich zu bleiben und das Risiko von Wissensverlust bei einer Personalveränderung zu minimieren.

Fazit: Darum ist WIVIO das bessere Wiki

WIVIO bietet ein durchdachtes, strukturiertes und modernes Wissensmanagement – in vielen Bereichen deutlich überlegen gegenüber klassischen Wikis. WIVIO bietet Unternehmen und ihren Mitarbeitenden eine Vielzahl an Features, die ihnen den Arbeitsalltag spürbar erleichtern, und sogar für mehr Effizient im gesamten Team sorgen.  

Durch strukturierte Wissensdokumente anstatt unübersichtlicher Artikel bleibt das Unternehmenswissen stets aktuell. Eine intelligente Suchfunktion mit KI-Unterstützung hilft Mitarbeitenden dabei, Informationen und Dokumente schnell und gezielt zu finden,  ganz ohne aufwändige Metadatenverwaltung. Mit WIVIO müssen die Wissensdokumente nicht mehr manuell verwaltet oder aktualisiert werden. Die Software hält Inhalte automatisch auf dem neuesten Stand und erinnert automatisch an anstehende Aktualisierungen. WIVIO ist sofort einsatzbereit und lässt sich, dank Microsoft Integration, mühelos in die bestehenden Arbeitsprozesse von fast jedem Unternehmen integrieren. WIVIO und die WBI ^®Methode von WBI sind der Erfolgsgarant für erfolgreiches und nachhaltiges Wissensmanagement.

Vergleich: Klassische Wikis vs. WIVIO