Das Bild zeigt die Wissensmanagement-Software WIVIO auf verschiedenen Devices.

Halten Sie Ihr Wissen bzw. WIVIO lebendig

Während regelmäßige Löschaktionen für Laufwerke und andere Systeme fast immer durch eine Person angestoßen werden müssen, bietet unser Wissensmanagement-System WIVIO ein praktisches Feature, um die Wissensdatenbank stets aktuell zu halten.

Die sogenannte Wiedervorlage in WIVIO sorgt in regelmäßigen Abständen dafür, dass der jeweilige Inhaltsverantwortliche – also der zuständige Mitarbeiter – daran erinnert wird, seine Inhalte und Metadaten zu überprüfen. Das Intervall für diese Erinnerungsfunktion kann dabei für jedes Dokument einzeln gewählt werden.

Nach Ablauf des jeweiligen Intervalls wird der Zuständige automatisch benachrichtigt und aufgefordert sein Wissensdokument – kurz WiDok –  auf Aktualität, Relevanz und Richtigkeit zu prüfen. Ist ein WiDok veraltet, muss entschieden werden, ob es aktualisiert oder gelöscht wird.

Wann sollten Sie ein WiDok löschen?

Folgende Indikatoren sollen Ihnen helfen zu entscheiden, ob ein WiDok gelöscht werden kann oder nicht:

#1: Das WiDok wurde über einen längeren Zeitraum nicht bearbeitet

Das erste Kriterium wird automatisch vom System überprüft. Ein WiDok kommt dann zur Wiedervorlage, wenn es im hinterlegten Zeitraum, maximal jedoch innerhalb eines Jahres, nicht bearbeitet wurde. Das bedeutet, dass die Inhalte vom Inhaltsverantwortlichen begutachtet werden müssen. Durch diese sogenannte Aktualitätsprüfung bzw. Aktualitätskontrolle wird das Wissen regelmäßig auf Aktualität, Relevanz und Richtigkeit geprüft. Sind zwei von drei Faktoren nicht mehr gegeben, sollte das WiDok gelöscht werden.

#2: Das WiDok verfügt über keine oder geringe Interaktionen

Wurde ein WiDok innerhalb eines Jahres kein einziges Mal in WIVIO betrachtet, sollte es in Frage gestellt werden. WIVIO unterstützt die Wissensmanager und Inhaltsverantwortlichen hier durch eine Reihe von Auswertungsmöglichkeiten und zeigt an, welche WiDoks häufiger bzw. welche kaum genutzt wurden. Der Inhaltsverantwortliche sollte in diesem Fall prüfen, ob die Sichtbarkeit und die Benachrichtigungen korrekt hinterlegt sind und den Empfängerkreis ggf. erweitern. Ändern sich die Interaktionen dennoch nicht, ist das ein Indiz dafür, dass das WiDok gelöscht werden kann.

#3: Das WiDok enthält kein betriebsrelevantes Wissen 

Wissensdokumente, die über kein betriebsrelevantes Wissen verfügen und über ein Jahr nicht bearbeitet bzw. genutzt wurden, sollten unbedingt hinterfragt und ggf. gelöscht werden. Von betriebsrelevantem Wissen ist die Rede, wenn der Inhalt des WiDoks mehreren Personen den Arbeitsalltag erleichtert oder das Wissen den Fortbestand des Unternehmens sichert. Betriebsrelevante Dokumente beinhalten meist essenzielle Dokumentationen, Fakten, Anleitungen oder Erkenntnisse, die manchmal auch erst in Zukunft wertvoll sind und dürfen daher nicht gelöscht werden.

#4: Der Aufwand übersteigt den Nutzen 

In manchen Fällen übersteigt der Verwaltungsaufwand eines WiDoks in WIVIO den eigentlichen Nutzen. Sollte also der Aufwand für

  • das Eintragen und Verwalten der entsprechenden Metadaten,
  • das Einhalten der Gestaltungsrichtlinien
  • oder für die Pflege und Weiterentwicklung der Inhalte des WiDoks zu groß sein,

ist es besser, die Inhalte auf einem Firmenlaufwerk zu speichern.

#5: Temporäre WiDoks stets im Blick behalten 

WIVIO eignet sich auch bestens dazu temporäre Wissensdokumente, die nur eine gewisse Zeit lang gültig sind, zentral zur Verfügung zu stellen. Bei diesen Wissensdokumenten wird bereits bei der Erstellung ein Ablaufdatum hinterlegt, an dem sie wieder gelöscht werden sollen. Dazu wählt der Inhaltsverantwortliche bei der Wiedervorlage das entsprechende Datum und bekommt in weiterer Folge einen automatischen Reminder vom System. Bespiele für temporäre WiDoks sind:

  • Präsentationen einmaliger Events
  • Einmalige Schulungsdokumente
  • Sitzungs- und Besprechungsprotokolle
  • Ideensammlungen nach der Entscheidungsfindung
  • Bereits umgesetzte Aufgaben oder Projekte, die nur einmalig von Relevanz sind

Sonstige Gründe für das Löschen von Wissensdokumenten

Wissensdokumente sollten nicht nur im Rahmen der Wiedervorlage hinterfragt und gelöscht werden. Es gibt auch Situationen im Alltag, die ein zeitnahes Löschen erfordern:

  • Zwei Dokumente wurden zu einem fusioniert – eines der beiden wird gelöscht
  • Redundante oder widersprüchliche Inhalte werden abgeglichen und ggf. gelöscht
  • Ein Dokument im PDF-Format wird durch ein editierbares Format (Word/Excel/Visio) ersetzt
  • WiDoks, die eine veraltete Gesetzeslage beschreiben
  • Alte Strategie-Papiere, die durch eine neue Strategie aufgehoben bzw. ungültig werden
  • Veraltete Informationen werden durch neue ersetzt, z. B. eine Anleitung zu einer alten Maschine

Der Löschprozess in WIVIO

Trifft einer der genannten Gründe auf ein WiDok zu, sollte der Inhaltsverantwortliche die Löschung in WIVIO starten. Dadurch wird der direkte Vorgesetzte des Zuständigen von WIVIO via E-Mail benachrichtigt.

Wichtig: In WIVIO muss bei jeder Löschung ein Löschgrund bzw. Löschkommentar angegeben werden. Dieser sollte möglichst aussagekräftig und kurz sein, sodass der direkte Vorgesetzte prompt erkennen kann, warum das WiDok löschbar bzw. obsolet ist.

Wurde ein WiDok schließlich gelöscht, befindet es sich im Papierkorb des jeweiligen Inhaltsverantwortlichen sowie des Wissensmanagers. Es kann also notfalls wiederhergestellt und erneut veröffentlicht werden. Das hilft, die Wissensdatenbank schlank zu halten und dennoch auf Informationen zugreifen zu können, falls etwas vorschnell gelöscht wurde.

TIPP: Überlassen Sie die Entscheidung über die Löschung eines WiDoks dem Inhaltsverantwortlichen. Er ist der Experte auf dem jeweiligen Gebiet und kann die Situation am besten abschätzen.

Fazit

WIVIO unterstützt Sie durch verschiedene Features aktiv dabei, Ihre Wissensdatenbank aktuell zu halten. Und gerade eine lebendige Wissensdatenbank mit relevanten, aktuellen und wertvollen Inhalten ist wichtig, um sicherzustellen, dass Ihr Team sich auf die Inhalte in WIVIO verlassen kann. Nur wenn das Team Vertrauen in das Wissensmanagement-System hat und es tagtäglich gerne nutzt, profitieren alle Beteiligten von den zahlreichen Vorteilen. Durch eine Löschfreigabe und den Papierkorb kann zudem einem Wissensverlust durch vorschnelles Löschen vorgebeugt werden. Ihr Wissensschatz ist bei uns also sicher!

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