WIVIO WMS Release 26.1

In diesen Release Notes finden Sie alle Verbesserungen und neuen Funktionen des aktuellen WIVIO WMS Releases auf einen Blick:

• NEU: Ein- und ausblendbare Filterleiste in Dokumentenlisten
• NEU: Persönliche Ansichten
• NEU: Integration mit Microsoft Office 365 für das Web
• Zentrale Auswertungsmöglichkeit von Interaktionen für Wissensmanager
• Konfigurationsmöglichkeit Benachrichtigung bei Archivierung
• Verbesserung der Systemleistung

NEU: Ein- und ausblendbare Filterleiste in Dokumentenlisten

Die Filterleiste in den zentralen Dokumentenlisten („Gemeinsame Dokumente“ und „Meine Dokumente“) kann ab sofort jederzeit gezielt ein- oder ausgeblendet werden.

Das Ausblenden der Filterleiste schafft mehr Platz für die Dokumentenliste und unterstützt insbesondere eine fokussierte Ansicht der Dokumente, wenn keine Filterung benötigt wird.

Die Filter stehen weiterhin jederzeit zur Verfügung und können bei Bedarf wieder eingeblendet werden.

Abbildung 1: Filterleiste aus- und einblenden

NEU: Persönliche Ansichten

Benutzer können nun persönliche Ansichten in WIVIO erstellen. Eine Ansicht besteht aus einer benutzerdefinierten Kombination aus:

• Filterkriterien (z. B. Wissensgebiete)
• und Sortiereinstellung (z. B. aufsteigend oder absteigend nach Nummer)

Die gespeicherten Ansichten ermöglichen eine schnelle, bedarfsorientierte Dokumentenübersicht, ohne Filter und Sortierungen bei jeder Nutzung erneut manuell konfigurieren zu müssen.

Die neue Funktion steht in folgenden Bereichen zur Verfügung

• „Gemeinsamer Bereich“ > „Dokumente“
• „Mein Bereich“ > „Dokumente“

Ansichten erstellen und verwalten

Nach der Konfiguration von Filtern und Sortierung lassen sich diese Einstellungen als neue Ansicht speichern und mit einem eindeutigen Namen benennen.

Abbildung 2: Neue Ansicht erstellen

Die Ansichten können jederzeit aktualisiert bzw. geändert, umbenannt oder gelöscht werden.

Abbildung 3: Ansicht aktualisieren, umbenennen oder löschen

Bei der Auswahl einer persönlichen Ansicht werden die hinterlegten Filter- und Sortiereinstellungen sofort angewendet.

Um zur Systemansicht zurückzukehren, wählen Sie die Option „Systemansicht“.

Abbildung 4: Gespeicherte Ansichten laden und zur Systemansicht zurückkehren

NEU: Integration mit Microsoft Office 365 für das Web (Microsoft 365 Web Apps)

Word, Excel oder PowerPoint Dokumente können nun direkt in Microsoft Office für das Web (browser-basiert) geöffnet werden. Bisher war das Öffnen ausschließlich über die lokal installierte Desktop-Anwendungen möglich.

Das beschleunigt deutlich den Zugriff auf Dokumente und erhöht die Flexibilität bei der Verwendung von WIVIO, da die Abhängigkeit von lokal installierten Desktop-Anwendungen entfällt.

Lizenzanforderungen

• Verfügbar mit dem Office 365 E1 Lizenz
• Alternativ kostenlos nutzbar mit einem privaten Microsoft-Konto

Abbildung 5: Dokumente mit Microsoft 365 für das Web öffnen

Die Administratoren können zentral unter „Systemeinstellungen“ festlegen, welche Anwendung standardmäßig für alle Benutzer verwendet wird (Desktop oder Web).

Bei der erstmaligen Aktivierung dieser Funktion ist die Desktop App als Standard hinterlegt und somit bleibt das bisherige Verhalten von WIVIO vorerst unverändert.

Abbildung 6: Standard Office Anwendung

Benutzer können diese Standardeinstellung unter „Account-Einstellungen“ individuell überschreiben und selbst zwischen Desktop- und Web-App wechseln.

Es kann pro Benutzer immer nur eine Öffnungsart eingestellt werden. Die Einstellung hat sofortige Wirkung bei der Öffnung von Dokumenten.

Abbildung 7: Office App Benutzereinstellung unter „Account-Einstellungen“

Admins können diese Benutzereinstellung ebenso zentral steuern oder auch über Active Directory synchronisieren lassen.

Abbildung 8: Office App Benutzereinstellung in der Benutzeradministration

Die Integration ist standardmäßig für alle Kunden aktiviert, aber kann optional durch den Administrator deaktiviert werden.

Abbildung 9: Microsoft Office für Web deaktivieren

Auswertungsmöglichkeiten von Interaktionen für Wissensmanager

Die Interaktionen zeigen, wie häufig und intensiv ein WiDok über einen bestimmten Zeitraum genutzt wird und liefern damit eine wichtige Grundlage zur Bewertung der inhaltlichen Relevanz.

Neben der bereits bekannten Auswertung pro Dokument steht Wissensmanager nun zusätzlich eine zentrale Übersicht zur Verfügung. Diese ist unter „Management“ > „Interaktionen“ zu finden.

Die Interaktionen können für einen frei wählbaren Zeitraum ausgewertet werden.

Abbildung 10: Zentrale Auswertung der Interaktionen – Zeitraum auswählen

Die Ergebnisliste lässt sich nach Anzahl der Interaktionen auf- oder absteigend sortieren, um besonders häufig genutzte Inhalte (High Runner) sowie wenig genutzte Dokumente (Low Runner) schnell zu identifizieren.

Abbildung 11: Zentrale Auswertung der Interaktionen – Sortierung

NEU: Konfigurationsmöglichkeit Benachrichtigung bei Archivierung

Bei der Archivierung eines Dokuments werden automatisch alle Wissensmanager und Wissensgebietsverantwortliche (WGV) informiert. Zusätzlich können Admins nun zentral unter „Systemeinstellungen“ konfigurieren, ob auch alle Benutzer aus der Benachrichtigungsgruppe über die Archivierung informiert werden sollen.

Abbildung 12: Konfigurierung der Benachrichtigung bei Archivierung

Verbesserung der Systemleistung

Durch eine grundlegende technische Optimierung wurde die Systemleistung insgesamt verbessert. Insbesondere laden die Dokumentenlisten nun deutlich schneller, was die Navigation und tägliche Arbeit spürbar beschleunigt.