WIVIO Funktion
Benutzerverwaltung in WIVIO
Die Verwaltung von User:innen in einem Wissensmanagement-Tool ist eine Aufgabe, die viele Mitarbeitende aus der IT gerne vermeiden. Administrator:innen haben in WIVIO daher erhöhte Rechte, die ihnen die globale Benutzerverwaltung erleichtern. Unter dem Menüpunkt „Benutzer“ können Administrator:innen die firmenweiten Benutzer:innen in WIVIO zentral verwalten und pflegen. Das umfasst:
- Neue Benutzer anlegen
- Bestehende Benutzer bearbeiten
- Bestehende Benutzer als Vorlage für andere verwenden
- Passwörter bearbeiten bzw. zurücksetzen
- Benutzer deaktivieren bzw. reaktivieren
- Benutzer löschen und bei Bedarf wiederherstellen
Zentrale Verwaltung der Benutzer:innen in WIVIO
Insofern kein externes Benutzerverzeichnis (AD) angebunden ist, kann der Administrator:in die Benutzerdaten und Profilbilder verwalten. Dazu gehören auch die Benutzerrollen, die definieren, welche Rechte der Benutzer:innen im Wissensmanagement-Tool hat. Es gibt drei Benutzerrollen mit erweitertem Zugriff:
- Wissensarbeiter
- Wissensmanager
- Administratoren
Die Benutzerrollen mit Schreibzugriff unterscheiden sich wesentlich von den Benutzerrollen mit reinem Lesezugriff: den Konsument:innen. Diese Rolle eignet sich für Nutzergruppen, die Informationen zwar suchen und konsumieren, aber nicht aktiv bearbeiten sollen.
Zuweisung zu Gruppen und Layouts
Unter dem Menüpunkt „Gruppen“ können Administrator:innen neue Gruppen erstellen oder bestehende Gruppen bearbeiten.
Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:
- Hinzufügen oder Entfernen einzelner oder mehrerer Benutzer:innen zu Sichtbarkeits- und Benachrichtigungsgruppen und somit eine zentrale Steuerung des Dateizugriffs über das gesamte System hinweg.
- Kopieren von Gruppenzuordnungen auf Benutzerebene, um diese auf andere Anwender:innen zu übertragen.
- Nutzung einzelner Benutzerprofile als Vorlage für die Konfiguration anderer Accounts.
- Hinterlegen einzelner Benutzer:innen bei QM-relevanten Dokumenten oder Layouts als Freigeber: Dadurch wird sichergestellt, dass Änderungen immer durch eine befugte Person freigegeben werden müssen.
- Benutzerbezogene Freigaben, bei denen einem/einer Benutzer:in ein/eine Freigeber:in zugeteilt wird: In der Regel handelt es sich dabei um Vorgesetzte oder eine fachlich zuständige Person.
Erleichterung durch AD-Anbindung
WIVIO Enterprise ermöglicht die praktische Anbindung an das firmeneigene Active-Directory via Entra ID. Dadurch müssen die Benutzerdaten nicht manuell eingepflegt werden, sondern werden über das Active-Directory zentral übernommen. Die doppelte Verwaltung und Pflege entfallen.
Zusätzlich werden auch die Active-Directory Gruppen sowie die Organisations-Struktur aus dem Active-Directory übernommen. Dadurch können die AD-Gruppen bei Sichtbarkeiten und Benachrichtigungen weiterverwendet werden. Zudem unterstützen die hinterlegten Hierarchien praktische WIVIO-Features, wie die Benachrichtigungen des direkten Vorgesetzten.
Kurz & Knapp
WIVIO bietet Administrator:innen eine zentrale und effiziente Benutzerverwaltung, mit der Nutzer:innen, Rollen, Gruppen und Zugriffsrechte im gesamten Wissensmanagement-System gesteuert werden. Über klar definierte Benutzerrollen – von Konsument:innen bis zu Administrator:innen – lassen sich Bearbeitungs-, Freigabe- und Sichtbarkeitsrechte gezielt vergeben.
Durch Gruppen- und Layoutzuweisungen sowie QM-Freigabeprozesse unterstützt WIVIO strukturierte und revisionssichere Wissensarbeit in Unternehmen. Die optionale AD-Anbindung ermöglicht zusätzlich eine automatisierte Benutzer- und Gruppensynchronisierung und macht WIVIO zur skalierbaren Wissensmanagement-Lösung für alle Unternehmen im DACH-Raum.
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