Informationsmanagementsoftware für Industrie & Produktion: Wissen sichern, Zuständigkeiten klären, Prozesse steuern

In produzierenden Unternehmen hängt der Erfolg maßgeblich davon ab, ob das richtige Wissen zur richtigen Zeit verfügbar ist. Ob in der Qualitätsprüfung, im Projektmanagement, in der Produktion oder im Management: Wenn Informationen fehlen, entstehen Verzögerungen, Fehler und unnötige Kosten. Vor allem in Industrie- und Fertigungsunternehmen mit mehreren Abteilungen, hoher Personalfluktuation oder geplanter Nachfolge ist die gezielte Organisation von Wissen erfolgskritisch. Genau hier setzt moderne Informationsmanagementsoftware an – und bietet weit mehr als nur eine strukturierte Ablage.

Was ist Informationsmanagementsoftware?

Informationsmanagementsoftware unterstützt Unternehmen dabei, die ständig wachsende Informationsflut in geordnete, zugängliche Strukturen zu überführen. Sie bildet die technologische Grundlage dafür, dass Informationen – unabhängig von Abteilung, Standort oder Person – jederzeit auffindbar, aktuell und nachvollziehbar sind.

Im Kern geht es darum, Wissen und Daten nicht nur irgendwo abzulegen, sondern so zu organisieren, dass sie aktiv zur Prozessoptimierung, Fehlervermeidung und Entscheidungsfindung beitragen können. Solche Systeme ersetzen unübersichtliche Dateiablagen, isolierte Wissensinseln oder manuelle Versionierungen durch eine zentrale, intelligente Lösung, die alle relevanten Beteiligten miteinander vernetzt.

Typische Funktionen einer Informationsmanagementsoftware sind:

• Zentrale und versionierte Ablage von Dokumenten und Prozessen
• Klare Zuständigkeiten mit automatischen Erinnerungen bei Aktualisierungsbedarf
• Intelligente Volltextsuche mit semantischem Verständnis
• Nahtlose Integration in bestehende Tools wie Microsoft Office, ERP-Systeme oder Active Directory
• Revisionssichere Dokumentation – ideal auch für Audits, Zertifizierungen oder Compliance-Anforderungen

Das Ergebnis: Weniger Suchaufwand, weniger Fehlerquellen – und deutlich mehr Transparenz, Effizienz und Sicherheit im gesamten Unternehmen.

Zwischen Informations- und Wissensmanagement: WIVIO schließt die Lücke

Viele Unternehmen suchen nach einem Informationsmanagementsystem, um Ordnung in ihre Dokumenten- und Prozesswelt zu bringen. Gleichzeitig steigt die Notwendigkeit, implizites Wissen – also das Know-how in den Köpfen der Mitarbeitenden – zu dokumentieren und weiterzugeben.

WIVIO vereint beides: WIVIO ist eine cloudbasierte Informations- und Wissensmanagementsoftware, die speziell für mittelständische Industrieunternehmen entwickelt wurde. Sie hilft dabei, Informationen systematisch zu strukturieren, Verantwortlichkeiten zu klären und Wissen langfristig verfügbar zu machen – unabhängig davon, ob es sich um Arbeitsanweisungen, Qualitätsdokumente, Projektergebnisse oder Erfahrungswissen handelt.

Was WIVIO besonders macht: Die Software kombiniert klassische Funktionen eines Informationsmanagementsystems (wie Dokumentenverwaltung und Zugriffskontrolle) mit einem strukturierten Wissensansatz, der auf der praxiserprobten WBI®-Methode basiert. Mit WIVIO wird aus Informationen nutzbares Wissen – für mehr Effizienz, Klarheit und Zukunftssicherheit.

Wie WIVIO funktioniert:

Intelligente Suche
Die KI-gestützte Volltextsuche von WIVIO erkennt Zusammenhänge und findet Inhalte auch dann, wenn nicht exakt nach einem Begriff gesucht wird.

Zuständigkeiten & Erinnerungen
Jedes Dokument ist einer verantwortlichen Person zugeordnet. Automatische Reminder sorgen für Aktualität und Qualität – auch bei Audits oder Übergaben.

Integration & Sicherheit
WIVIO integriert sich in bestehende IT-Umgebungen und unterstützt u. a. Microsoft Office, Active Directory und gängige Cloud-Systeme – DSGVO-konform und wartungsarm.

Weitere WIVIO-Funktionen erkunden

Für wen ist WIVIO besonders geeignet?

WIVIO wurde für mittelständische Industrieunternehmen entwickelt, die mit komplexen Abläufen, fachlichem Wissen und vernetzten Teams arbeiten. Die typischen Anforderungen unterscheiden sich je nach Rolle:

Inhaber:innen & Geschäftsführung

• Wissen für die Unternehmensnachfolge sichern
• Strukturen schaffen, um Abhängigkeiten zu reduzieren
• Digitalisierung ohne hohe IT-Komplexität

Produktions- & Qualitätsverantwortliche

• Revisionssichere Dokumentation (z. B. für ISO 9001, IFS, HACCP)
• Fehlervermeidung durch verbindliche Standards
• Vorbereitung auf Audits mit minimalem Aufwand

IT-Leitung

• Sichere, wartungsarme und browserbasierte Lösung
• Schnelle Integration mit vorhandenen Systemen
• Entlastung durch intuitives System mit externem Support

Projekt- & Abteilungsleiter:innen

• Zentrale Projekt- und Prozessdokumentation
• Wissensweitergabe im Team bei Fluktuation oder Wachstum
• Einheitliche Ablagestruktur und klare Verantwortlichkeiten

Assistenz & Backoffice

• Schneller Zugriff auf aktuelle Informationen
• Vermeidung von Rückfragen durch zentral verfügbare Inhalte
• Erleichterung bei Übergaben und Urlaubsvertretung

Ergebnisse aus der Praxis

Unternehmen, die WIVIO einsetzen, berichten von:

• 30–50 % weniger Suchaufwand
• Bis zu 70 % weniger redundanten Inhalten
• Kürzere Einarbeitungszeiten
• Mehr Transparenz bei Projekten und Prozessen

Erfahrungen und Success Stories

FAZIT: Wissen strukturieren statt verlieren

Ob Nachfolge, Digitalisierung oder Auditvorbereitung: Informationsmanagement ist kein Nebenthema, sondern ein zentraler Erfolgsfaktor in modernen Industrieunternehmen.

Mit WIVIO steht Ihnen ein System zur Verfügung, das nicht nur Informationen sichert, sondern Menschen, Wissen und Prozesse vernetzt – strukturiert, intuitiv und nachhaltig.