WIVIO WMS Release 25.2

In diesen Release Notes findet ihr alle Verbesserungen und neuen Funktionen des aktuellen WIVIO WMS Releases auf einen Blick:

• NEU: Ähnliche Inhalte – Dokumente mit ähnlichem Titel oder inhaltlichen Überschneidungen ^BETA
• NEU: Dashboard für Dokumentenqualität ^BETA
• NEU: Neuer Menüpunkt „Verweise“
• Optimierung: Verbesserte Benutzer-Erstellung
• NEU: Benutzer klonen
• NEU: Gruppenzuordnungen kopieren

Änderungen und Erweiterungen – Allgemein

NEU: Ähnliche Inhalte ^BETA

Ein wesentlicher Aspekt von Wissensmanagement ist die Vermeidung von Doppelarbeiten. Wenn es zu einem Thema bereits ein Wissensdokument gibt, ist es oft besser fehlende Informationen dort zu ergänzen, statt ein neues Dokument zu erstellen. Daher unterstützt WIVIO die Anwender entsprechend durch eine neue Funktionalität:

• Beim Erstellen eines neuen Dokuments zeigt WIVIO bereits vorhandene Dokumente mit ähnlichem Titel an. So sieht der Nutzer auf einen Blick, welche Inhalte es schon gibt, und kann doppelte Arbeit vermeiden.
• Je mehr Wissen in einem WiDok erfasst wird, desto präziser werden die Vorschläge erstellt. Deshalb schlägt WIVIO bei jedem Entwurf und bei jedem Dokument ähnliche Inhalte vor, die inhaltliche Überschneidungen aufweisen oder ähnliche Titel haben.

Abb. 1: Dokumente mit ähnlichem Titel bei der Dokumentenerstellung

Neuer Menüpunkt „Weitere Inhalte“

Unter dem neuen Menüpunkt „Weitere Inhalte“ werden ab dem Release 25.2 auf der Detailseite eines jeden Wissensdokuments die automatisch ermittelten, ähnlichen Dokumente angezeigt. Das gilt sowohl für Entwürfe, als auch für Dokumente.

Abb. 2: Ähnliche Inhalte zu einem bestehenden Dokument

Anhänge integriert in „Weitere Inhalte“

Um die Übersicht des Menüs weiter zu optimieren, wurden die Anhänge – die bisher als eigene Registerkarte dargestellt wurden – nun in die Registerkarte „Weitere Inhalte“ integriert. Damit befinden sich in dieser Ansicht alle Inhalte, die das Dokument thematisch ergänzen oder sich inhaltlich mit dem Dokumenteninhalt überschneiden.

Abb. 3: Anhänge in „Weitere Inhalte“

NEU: Dashboard für Dokumentenqualität ^BETA

Das neue Dashboard bietet eine umfassende Übersicht über alle ungültigen Verweise in ihren Dokumenten. Es hilft Wissensarbeitern dabei, fehlerhafte oder veraltete Verlinkungen auf gelöschte oder nicht existierende Dokumente schnell zu erkennen und gezielt zu korrigieren. 

In zukünftigen Erweiterungen wird das Dashboard durch zusätzliche Funktionen weiter ausgebaut. Geplant sind z. B. gezielte Empfehlungen zur Verbesserung der Dokumentenqualität.

Abb. 4: Dashboard für Dokumentenqualität warnt vor ungültigen Verweisen

Abb. 5: Keine ungültigen Verweise – das Dashboard ist grün

Automatische Benachrichtigung bei Löschung eines WiDoks

Inhaltsverantwortliche (IV) erhalten ab dem Release 25.2 automatische eine Benachrichtigung, wenn ein WiDok, auf das sie in ihren Dokumenten verweisen, gelöscht wird. So können sie ungültige Verweise frühzeitig korrigieren und ihre Wissensdokumente entsprechend aktualisieren. Das erhöht die inhaltliche Qualität und hilft bei der Vermeidung von Wissenslücken.

Abb. 6: Information über Rückverweise beim Löschen eines Dokuments

Abb. 7: E-Mail-Benachrichtigung bei der Löschung eines WiDoks mit Rückverweisen

NEU: Neuer Menüpunkt „Verweise“

Unter dem Menüpunkt „Management“ in der Hauptnavigation gibt es ab dem Releas 25.2 einen neuen Abschnitt für „Verweise“. Diese neue Seite richtet sich an Wissensmanager und bietet eine umfassende, systeminterne Übersicht über alle

• Verweise,
• Rückverweise,
• und ungültigen Verweise (Verlinkungen auf gelöschte/nicht existierende Dokumente)

Damit wird die Vernetzung der Dokumente im Wissensmanagement-System transparenter und nachvollziehbarer gestaltet.

TIPP: Über die Einträge kann der Wissensmanager nun direkt eine E-Mail an den zuständigen Inhaltsverantwortlichen senden, um auf ungültige Verweise in einem WiDok hinzuweisen. Zudem lassen sich die Verweise nach verschiedenen Kriterien sortieren und filtern, sodass relevante Einträge gezielt identifiziert und effizient bearbeitet werden können.

Abb. 8: Übersichtsseite mit allen Verweisen im System

Änderungen und Erweiterungen – Admin

Optimierung: Verbesserte Benutzer-Erstellung

Der Prozess zur Erstellung neuer Benutzer wurde optimiert, um den Administrationsaufwand zu reduzieren. Ab sofort können auch Gruppenzuordnungen sowie Freigeber direkt während der Benutzererstellung festgelegt werden. Die Benutzeranlage ist somit schneller und effizienter.

Abb. 9: Benutzer-Erstellung

NEU: Benutzer klonen

Durch die Verwendung eines bestehenden Benutzers als Vorlage lassen sich neue Benutzer schneller anlegen. Dabei werden automatisch die Rollen, die Gruppenzuordnungen (Sichtbarkeit und Benachrichtigungen), sowie die Freigeber-Zuweisung des ausgewählten Benutzers übernommen. Dies spart Zeit und reduziert den manuellen Aufwand bei der Benutzerverwaltung.

Die Funktion „Als Vorlage verwenden“ kann über das Kontextmenü eines beliebigen Benutzers gestartet werden. Anschließend müssen natürlich die Basisdaten des neuen Benutzers angepasst werden. Die übernommenen Rollen, Freigeber- und Gruppenzuordnungen können vor dem Speichern noch geprüft und bei Bedarf angepasst werden.

Abb. 10: Benutzer als Vorlage verwenden

Abb. 11: Rollen, Gruppenzuordnungen und Freigeber-Zuweisung werden kopiert

NEU: Gruppenzuordnungen kopieren

Administratoren können nun auch die Gruppenzuordnungen eines bestehenden Benutzers auf einen neu angelegten Benutzer kopieren bzw. übertragen. Dies ist besonders nützlich, wenn Benutzer über Active Directory synchronisiert und automatisch in WIVIO angelegt werden, jedoch die Gruppenzuordnungen manuell gepflegt werden müssen. Mit dieser Funktion entfällt die manuelle Zuweisung einzelner Gruppen, wodurch der Prozess der Benutzerverwaltung schneller und effizienter wird.

Die Funktion „Gruppenzuordnungen kopieren“ kann über das Kontextmenü eines beliebigen Benutzers gestartet werden. Anschließend wird der Benutzer ausgewählt, dem die gleichen Gruppen zugewiesen werden sollen. Die kopierten Gruppenzuordnungen können kontrolliert und bei Bedarf angepasst werden.

Abb. 12: Gruppenzuordnungen kopieren