Warum ein WMS neben einem DMS definitiv Sinn macht

Viele Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz nutzen ein DMS (Dokumentenmanagement-System) als simples Werkzeug, um Geschäftsunterlagen sicher und revisionskonform zu verwalten. Doch ein DMS allein reicht nicht aus, um Wissen im Unternehmen langfristig zu sichern, weiterzuentwickeln und für Mitarbeitende nutzbar zu machen. Ein WMS (Wissensmanagement-System) fokussiert sich hingegen auf die Erfassung, Strukturierung und Verteilung von relevantem Unternehmenswissen. Das sorgt für Innovation, Effizienz sowie Wettbewerbsfähigkeit und bietet in vielerlei Hinsicht einen Mehrwert für Mitarbeitende und Führungskräfte. Beide Systeme haben unterschiedliche Ziele und Anwendungsbereiche.

Klassisches DMS und WMS – der direkte Vergleich:

Mechanismen & Funktionen	Dokumentenmanagementsystem	Wissensmanagementsystem
Fokus	Verwaltung und rechtssichere Ablage von Dokumenten als Informationsobjekte.	Wissensplattform zur Verwaltung von Wissen, Kommunikation & Prozesssteuerung
Inhalte	Geschäftsbelege wie Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, usw.	Dokumente mit relevantem Wissen wie bspw. Anleitungen, Formulare, Prozessdarstellungen, usw.
Schwerpunkt	Struktur, Sicherheit und Compliance	Struktur, Qualität, Relevanz und Nutzbarkeit von Wissen
Funktion	Dokumente ablegen und archivieren	Wissen generieren, aufbereiten, verknüpfen sowie Wisensstransfer
Wissensarten	Überwiegend statische Informationen	Explizites und implizites Wissen, dynamisch und prozessorientiert
Ziele	Effizienz, Produktivität und Qualität der Informationsverarbeitung	Effizienz, Produktivität, Qualität sowie Wettbewerbsfähigkeit
Zusammenarbeit	Dateiablage, ohne Feedbackkultur oder aktive Nutzung	Gemeinsame Nutzung und Weiterentwicklung von Inhalten – dialogbasiert und dynamisch
Benutzerfreundlichkeit	Technik-lastig, komplex	Intuitiv, klar strukturiert; auch für nicht-technische Nutzer:innen
Automatisierung & KI	Oftmals beschränkt auf die Suche	KI-Suche, KI Chatbot & Autorentool
Zielgruppen	Verwaltung, Archiv	Alle Mitarbeitenden (besonders in KMU & für hybride Teams)
Zielsetzung	Ablageeffizienz sowie Effizienz in der Informationsverarbeitung	Kulturwandel, Wissensnutzung, Prozessoptimierung

Warum kann ein DMS ein WMS nicht ersetzen?

Wenn Unternehmen versuchen, Wissen in Form von Dokumenten in einem DMS abzulegen, stößt dieses System schnell an seine Grenzen:

• Dokumente im DMS enthalten selten echtes Wissen, sondern meist nur Informationen
• Eine gute Suche ersetzt keine qualitativ hochwertigen Inhalte
• Viele Suchergebnisse bedeuten nicht, dass der Anwender die richtige Antwort findet

Dokumentenmanagement-Systeme leisten also in ihrem Anwendungsfokus einen wesentlichen Beitrag, sind aber für Wissensmanagement ungeeignet. Sie sind nicht darauf ausgelegt Wissen im klassischen Sinne zu verwalten, geschweige denn das Wissen aktuell zu halten. Dennoch versuchen viele Unternehmen SharePoint für diese Zwecke zu nutzen. Doch als Wissensmanagement-Lösung stößt das kostenlose Tool schnell an seine Grenzen. Wie WIVIO im direkten Vergleich besser abschneidet, erfahren Sie im Blogbeitrag: WIVIO vs. SharePoint

Verbesserte Suche führt nicht zwangsläufig zu besseren Ergebnissen

DMS-Hersteller versuchen ständig ihre Suchtechnologie zu optimieren. Doch die beste Suche nützt nichts, wenn es keine Inhalte gibt, die es wert sind, gefunden zu werden. WBI geht hier daher bewusst einen anderen Weg: Wir sorgen für hochwertige Wissensinhalte, eine einheitliche Struktur und eine optimale Aufbereitung für unterschiedliche Zielgruppen. Der Fokus liegt dabei auf dem frühzeitigen Erfassen und Sichern von qualitativ hochwertigem Wissen und auf der benutzerfreundlichen, zielgruppengerechten Aufbereitung der Inhalte. Das Ergebnis sind relevante Suchergebnisse, schnelle Antworten und zufriedene Anwender.

Vorteile eines WMS für Mitarbeiter:innen:

• WMS als gemeinsame Basis bei Projekten, Diskussionen und Meetings
• Erleichterter Wissensaustausch führt zu besserer Zusammenarbeit in Projekten
• Schneller Zugriff auf Lösungen hilft Probleme schneller zu lösen
• Klare Verantwortlichkeiten erleichtern den Austausch mit Experten
• Motivation steigt, da Expertise sichtbar wird und die Anerkennung steigt

Vorteile eines WMS für Führungskräfte:

• Transparenz und Übersicht über das vorhandene Wissen im Unternehmen
• Frühzeitiges Erkennen von Wissenslücken
• Systematische Sicherung, Aktualisierung und Wiederverwendung von Wissen
• Klarheit über Experten, Zuständigkeiten und deren Pflichtbewusstsein

Ein WMS bietet also auch Führungskräften verschiedene Vorteile, die ein DMS allein nicht bieten kann. Wissen wird strategisch steuerbar – ein Vorteil, den ein DMS nicht bieten kann.

FAZIT

Ein Wissensmanagementsystem (WMS) ergänzt ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), indem es den Wert des Wissens maximiert und sicherstellt, dass Mitarbeitende und Führungskräfte jederzeit auf qualitativ aufbereitetes Wissen zugreifen können. Ein DMS kann die Funktionen eines professionellen Wissensmanagements nicht ersetzen – es dient der reinen Ablage und ist lediglich ein Teil der Gesamtlösung.

WIVIO hingegen ist ein durchdachtes Wissensmanagement-Tool, das für den Praxisalltag ausgelegt ist: sofort einsetzbereit, methodisch fundiert und auf echte Nutzung ausgelegt. Wer Ordnung, Aktualität und klare Zuständigkeiten im Umgang mit Wissen sucht, findet in WIVIO die passende Lösung.

Wir von WBI unterstützen Sie gerne dabei, Wissen langfristig zu sichern und erfolgreich nutzbar zu machen!