WIVIO Funktion
Die Wiedervorlage
Durch das Wiedervorlage-Feature unseres Wissensmanagement Tools WIVIO werden die Verantwortlichen regelmäßig an die Aktualisierung ihrer Dokumente erinnert.
Nach Ablauf des Wiedervorlagezyklus erhält der Inhaltsverantwortliche eine automatische Benachrichtigung mit der Bitte, die Aktualitätsprüfung durchzuführen. Gespeicherte Dokumente können daher laufend auf Aktualität, Richtigkeit und Relevanz geprüft werden.
Gerade im Qualitätsmanagement und bei Auswertungen, die zum Ende eines Quartals oder eines Jahres fällig sind, ist die Wiedervorlage essenziell und eine praktische Arbeitserleichterung.
Durchdachte Intervalle – optimale Möglichkeiten
Wählen Sie das optimalen Intervall passend für Ihr Dokument:
- Jährlich
- Halbjährlich
- Vierteljährlich
- Monatlich
- Wöchentlich
- Wiedervorlage zu einem definierten Datum
Als Standard ist 1 Jahr hinterlegt – dies ist auch das längst mögliche Intervall.
D. h. spätestens nach einem Jahr erstellt WIVIO eine Aufgabe für den Inhaltsverantwortlichen, eine Aktualitätskontrolle durchzuführen.
Natürlich gibt es aber auch Dokumente, bei denen kürzere Intervalle sinnvoll sind. Beispielsweise können Auswertungen in verschiedenen Abständen notwendig sein. Um diese immer pünktlich zu erstellen, kann ein Intervall von einem Monat oder sogar einer Woche eingestellt werden.
Welches Intervall der Zuständige konkret wählt, ist sehr stark vom Inhalt des Dokuments abhängig und sollte dementsprechend entschieden werden. Wichtig ist, dass der Aufwand für die Aktualisierung den Nutzen nicht übersteigt.
Ein WiDok erscheint jedoch nur dann zur Wiedervorlage, wenn es innerhalb des hinterlegten Zeitraums nicht überarbeitet wurde!
Eine Funktion – viele Vorteile für Sie:
- Regelmäßige Prüfung auf Aktualität, Relevanz und Richtigkeit
- Zeitraum frei definierbar
- Erhöhte Dokumentenqualität durch regelmäßige Überarbeitung
- Verlässlicher Wissenserhalt bei Neuerungen und Änderungen
- Erfüllt die Anforderungen von gängigen Normen der Qualität (ISO, etc.)
- Schnelles Erkennen von Änderungen durch obligatorischen Änderungskommentar in der Benachrichtigung
- Hält die firmeninterne Wissensdatenbank aktuell
- Fördert das Archivieren bzw. Löschen veralteter Inhalte
Kurz & Knapp
Die Wiedervorlage ist eine praktische Erinnerungsfunktion und bildet die technische Grundlage für die Aktualitätsprüfung.
Der jeweilige Verantwortliche wird automatisch von WIVIO daran erinnert, sein WiDok zu prüfen und gegebenenfalls die Inhalte und Metadaten zu aktualisieren.
Gerade im Qualitätsmanagement und bei Auswertungen, die zum
Ende eines Quartals oder eines Jahres fällig sind, ist die Wiedervorlage essenziell und eine praktische Arbeitserleichterung.
Jetzt WIVIO als Demo-Version für 30 Tage kostenlos testen:
