WIVIO Funktion
Firmenspezifische Layouts in WIVIO
Relevante Dokumente werden zunehmend nicht nur firmenintern verwendet, sondern auch mit Partnern, Lieferanten und Kunden geteilt.
WIVIO – die Software für digitales Wissensmanagement – bietet daher die Möglichkeit, das Dokumentenlayout flexibel anzupassen. Eine praktische Funktion, um Dokumentenvorlagen optimal auf spezifische Anforderungen sowie Zielgruppen abzustimmen und Corporate-Design-Anforderungen optimal zu erfüllen. Das gewährleistet ein einheitliches, professionelles Auftreten gegenüber Kunden, Lieferanten und anderen Stakeholdern.
Das Feature „Layouts“ in WIVIO basiert auf Microsoft-Office-Vorlagen und unterstützt gängige Dateiformate wie Word, Excel und PowerPoint. Die Layouts umfassen zentrale Designelemente wie Farben, Schriftarten, Formatvorlagen, Seitenränder usw. Sie bilden die Grundlage für alle Dokumente, die in WIVIO erstellt werden und übernehmen automatisch sämtliche Design-Einstellungen und Formatvorlagen.
Firmeninterne Dokumente
Dokumente für den firmeninternen Gebrauch enthalten einen standardisierten Dokumentenkopf mit allen relevanten Metadaten und können dadurch sofort als Wissensdokumente identifiziert werden. Durch den Kopf sind der Titel, die Dokumentennummer und die zuständige Person sofort ersichtlich – auch bei ausgedruckten Dokumenten. Sie werden hauptsächlich innerhalb der Organisation verwendet. Das Layout ist allen betriebsinternen Personen bekannt und selbsterklärend.
Technisch gesehen werden die Platzhalter im Dokumentenkopf mit den entsprechenden Metadaten aus WIVIO befüllt, sobald ein Dokument erstellt oder aktualisiert wird. Dadurch sind die Daten im Dokumentenkopf stets aktuell.
Die Vorlage für interne Dokumente, die wir standardmäßig mit WIVIO ausrollen, basiert auf der jahrelangen Erfahrung, die wir bei Meusburger und WBI machen durften. Es handelt sich um ein praxiserprobtes Layout mit wesentlichen Metadaten, die für Betriebe aller Branchen und Größen Sinn machen.
Externe Dokumente
Externe Wissensdokumente sind für den Gebrauch außerhalb des Unternehmens konzipiert und verzichten bewusst auf einen Dokumentenkopf, um externe Empfänger nicht zu verwirren. Stattdessen wird bei externen Dokumenten ein unternehmensspezifisches Briefpapier inkl. Firmenlogo, Firmenadresse sowie einem diskreten Hinweis auf die Dokumentennummer eingefügt.
Freigabeprozess für Layouts
In WIVIO kann optional ein Freigabeprozess sowie ein verantwortliche, freigebende Person für jedes Layout festgelegt werden. Sie erhält eine Mitteilung, wenn das von ihr verwaltete Layout eingesetzt wird und kann ggf. eingreifen. Dadurch lässt sich eine kontrollierte Nutzung bestimmter Layouts sicherstellen – zum Beispiel für Dokumente eines QM-Handbuchs oder andere regulierte Inhalte in einem Unternehmen.
Verwalten von Layouts in WIVIO
Zu Beginn steht in WIVIO das Standard-Layout für interne Dokumente zur Verfügung, das alle wichtigen Meta-Daten übersichtlich darstellt. Später kann das gewünschte Layout für ein Wissensdokument geändert werden, beispielsweise für den externen Einsatz oder für andere spezifische Verwendungszwecke. So bleibt die Arbeit mit WiDoks stets flexibel und anwendungsorientiert.
Das Erstellen und Aktualisieren der Layouts ist ausschließlich Nutzern mit der Rolle „Administrator“ oder „Wissensmanager“ vorbehalten. Detaillierte Anleitungen und praktische Tipps zur Layout-Erstellung sind in der WIVIO-Musterdatenbank verfügbar.
Fertige Layouts lassen sich unkompliziert im Bereich „Konfiguration“ unter dem Menüpunkt „Layouts“ hochladen.
Firmenspezifische Layouts komplett ersetzen
In WIVIO ist es möglich, bestehende Layouts zu überarbeiten und anschließend zu ersetzen. Damit können mit einem Klick alle Dokumente, die dieses Layout nutzen, bei Bedarf aktualisiert werden. Durch das Überschreiben werden die entsprechenden Layout-Elemente in allen Dokumenten, die das bisherige Layout verwenden, mit den neuen Layout-Einstellungen ersetzt. Dieser Vorgang ist Personen mit den Rollen Admin oder Wissensmanager vorbehalten.
Für das Ersetzen eines Layouts wird im Bereich „Konfiguration“ unter dem Menüpunkt „Layouts“ eine neue Layoutdatei im jeweiligen Microsoft-Office-Vorlagenformat hochgeladen. Vor der Veröffentlichung kann eine Vorschau des neuen Layouts eingesehen werden, um Fehler zu vermeiden.
Kurz & Knapp
WIVIO ermöglicht es, Dokumentenlayouts flexibel zu gestalten und an unterschiedliche Anforderungen bzw. Zielgruppen anzupassen. Die Layouts basieren auf Microsoft-Office-Vorlagen und steuern zentrale Designelemente wie Farben, Schriftarten und Formatvorlagen.
Interne Dokumente erhalten einen standardisierten Dokumentenkopf mit allen relevanten Metadaten, während externe Dokumente mit einem firmeneigenen Briefpapier versehen werden. Layouts können von befugten Usern erstellt und bei Bedarf mit einem Klick zentral aktualisiert werden – inklusive optionaler Freigabeprozesse für eine kontrollierte Nutzung gewisser QM-relevanter Vorlagen.
Nutze die volle Flexibilität von WIVIO und erstelle, gestalte und verwalte deine Dokumentenlayouts schnell, unkompliziert und zielgruppenadäquat.
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