WIVIO Funktion
Datei-Anhänge in WIVIO
Sie möchten alle Ihre Daten im Überblick behalten und auch andere Dateitypen in WIVIO speichern? Mit Datei-Anhängen in WIVIO ist das möglich!
WIVIO ist ein Ort für alle Dateien mit unternehmensrelevanten Inhalten. Bei jedem einzelnen WiDok können mehrere Dateitypen wie Bilder, Videos, Prozessvisualisierungen usw. als Anhänge hinzugefügt werden. Die Verwaltung dieser Dateien erfolgt direkt im Browser.
So profitieren Sie von Datei-Anhängen in WIVIO:
- Alles gebündelt an einem Single-Point-of-Truth
- Offen für alle Dateiformate
- Versioniert & einfach zu ersetzen
Alles zentral an einem Ort verfügbar
WIVIO setzt bei Dokumenten gezielt auf gängige Dateiformate wie Word-, Excel-, PowerPoint-, Visio- und PDF-Dateien. Diese haben sich bereits in vielen Unternehmen etabliert und verursachen daher keinen Mehraufwand im Arbeitsalltag. Dennoch gibt es mitunter auch andere Dateiformate, die für die Weiterentwicklung des Dokuments relevant sind.
Daher ist es in WIVIO möglich, bei jedem Wissensdokument ergänzende Inhalte zu hinterlegen. Dazu zählen u. a. Fotos, Videos, Grafiken oder Prozessdarstellungen. Ziel ist es alle relevanten Inhalte an der passenden Stelle zu sammeln und allen Beteiligten zentral zur Verfügung zu stellen.
- Pro Wissensdokument können maximal 30 Anhänge angehängt werden.
- Die maximale Dateigröße liegt bei 300 MB pro Anhang.
- Die Anhänge sind nicht für die Suche indiziert.
Klare Hinweise auf Anhänge
Die Anhänge sind sowohl auf der jeweiligen Detailseite eines Dokuments sichtbar als auch auf Übersichtsseiten, in Aufgaben und in Listenansichten.
Auf Übersichtsseiten werden Datei-Anhänge auf der rechten Seite als zusätzliche Reiter in der Vorschau angezeigt.
In Listenansichten wird durch eine Büroklammer auf vorhandene Anhänge hingewiesen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Anhänge nicht übersehen oder bei der Überarbeitung im Rahmen der Aktualitätskontrolle nicht vergessen werden.
TIPP: Auch in unserem WIVIO für Microsoft Teams-App werden Datei-Anhänge durch eine Büroklammer sichtbar gemacht.
Upload und Verlinkung
Der Upload mehrerer Anhänge ist einfach per Drag & Drop möglich. Dabei wird der Dateiname automatisch als Name für den Anhang übernommen, was den Prozess beschleunigt. Wird eine Datei ersetzt, wird der Name entsprechend aktualisiert.
Für jeden Anhang kann ein eindeutiger Link erstellt werden. Das erleichtert den schnellen Zugriff und vereinfacht das Verlinken auf diverse Anhänge. Links können bereits im Entwurfsstadium generiert werden, funktionieren allerdings erst nach der Erstveröffentlichung des Entwurfs.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an unsere Consultants oder an unser Support-Team – wir unterstützen Sie gerne bei Ihren Vorhaben.
Passende Settings für jeden Betrieb
Bei den Datei-Anhängen handelt es sich um ein optionales Feature, das ggf. auch durch die WIVIO-Administrator:innen deaktiviert werden kann. Unterstützt werden grundsätzlich alle gängigen Dateiformate. Die Auswahl der möglichen Formate kann in den Systemeinstellungen im Bereich „Administration“ durch den firmeneigenen Admin kundenspezifisch und schnell definiert werden:
- Deaktivierung bzw. Aktivierung der Datei-Anhänge für das System
- Definition der maximalen Größe für Anhänge (zwischen 5 und 300 MB)
- Auswahl der zulässigen Dateiformate für Anhänge
Die Änderungen von zentralen Einstellungen erfolgen direkt über die Benutzeroberfläche und werden somit unmittelbar wirksam. WIVIO lässt sich dadurch flexibel an die firmenspezifischen Anforderungen jeder Organisation anpassen.
Kurz & Knapp
Mit den Datei-Anhängen in WIVIO lassen sich alle unternehmensrelevanten Inhalte zentral bündeln – von Word- und PDF-Dateien bis hin zu Bildern, Videos und Prozessgrafiken. Dank der einfachen Verwaltung direkt im Browser können Dateien per Drag & Drop hochgeladen und durch eindeutige Links geteilt werden.
Anhänge sind auf Detailseiten sowie in Listen klar erkennbar und lassen sich über eindeutige Links schnell teilen. Firmenrelevantes Wissen wird dadurch transparent und übersichtlich zugänglich. Es entsteht ein Single-Point-of-Truth für alle Informationen und das zeitaufwändige Suchen hat endlich ein Ende.
Starten Sie jetzt mit Datei-Anhängen in WIVIO und profitieren Sie von den Vorteilen einer zentralen, flexiblen Dokumentenverwaltung.
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