WIVIO Funktion
Gezielte Benachrichtigungen
In einer lebendigen Wissensdatenbank werden laufend neue Wissensdokumente erstellt und überarbeitete Dokumente erneut veröffentlicht. Doch was nutzt all dieses neue, wertvolle Wissen, wenn niemand aus dem Team Bescheid weiß, dass es existiert?
Die Software WIVIO arbeitet daher mit automatisierten Benachrichtigungen von relevanten Empfänger:innen. Die Wahl des Empfängerkreises obliegt dabei dem/der Inhaltsverantwortlichen des jeweiligen Wissensdokuments. Ziel der Benachrichtigungen ist die optimale Wissenslogistik bzw. bestmögliche Wissenskommunikation im Unternehmen. Der/die Inhaltsverantwortliche sollte sich daher stets fragen:
- Wer benötigt Informationen?
- Was ist relevant?
- Wann werden die Informationen gebraucht?
So haben alle Mitarbeitenden immer einen aktuellen Überblick darüber, welche Informationen relevant sind und wo es Neuerungen gibt.
Automatische Push-Mitteilungen
Wissensdokumente – kurz WiDoks – können mittels Push-Prinzip aktiv an Personen oder Personengruppen zugewiesen werden. Die gewählten Personen oder Gruppen erhalten daraufhin eine Benachrichtigung per E-Mail oder direkt im Tool, falls sie keine E-Mail-Adresse hinterlegt haben.
Damit entsteht für diese Empfänger die Aufgabe, das Dokument zu lesen und das darin enthaltene Wissen bestmöglich zu erwerben, da die Inhalte künftig für sie relevant sein werden.
TIPP: E-Mails eignen sich besonders gut für Benachrichtigung, da viele Empfänger:innen täglich mit einem E-Mail-Programm arbeiten. Sie benötigen kein zusätzliches Programm und keine Einschulung, wodurch mögliche technische Hürden umgangen werden.
Benachrichtigungen in WIVIO verwalten
Um die Benachrichtigungen eines WiDoks zu verwalten, kann der/die jeweilige Inhaltsverantwortliche in den Dokumentendaten beim Reiter „Benachrichtigung“ auswählen, wer eine Benachrichtigung erhalten soll. Dadurch wird das Wissen gezielt an jene Personen verteilt, für die es von Relevanz ist.
Zur Auswahl stehen:
- einzelne Benutzer:innen
- Benachrichtigungsgruppen
TIPP: Durch die praktische AD-Anbindung von WIVIO können Administrator:innen auch Gruppen aus dem Active Directory übernehmen und sie darin verwalten.
Einfach & übersichtliche Benachrichtigungen dank strukturierter E-Mails
Die Benachrichtigungen von WIVIO sind übersichtlich aufgebaut, sodass die Inhalte schnell erfasst werden können. Es handelt sich in der Regel um strukturierte Daten mit einem tabellarischen Aufbau. Sie umfassen neben dem direkten Link zur neusten Version des WiDoks auch den Änderungskommentar sowie alle relevanten Metadaten.
Die Empfänger:innen gewöhnen sich in der Regel rasch an die schematische Struktur und können sie daher schneller erfassen als unstrukturierte E-Mails mit unübersichtlichen Fließtexten.
TIPP: Gerade Führungskräfte, die täglich sehr viele Benachrichtigungen erhalten, profitieren deutlich davon, da sie die einzelnen E-Mails einfach durchklicken und ggf. eingreifen können – ganz, ohne lange E-Mail-Verläufe
Kurz & Knapp
WIVIO sorgt mit automatisierten Benachrichtigungen für eine effiziente Wissenslogistik und stellt sicher, dass neue oder aktualisierte Wissensdokumente gezielt die richtigen Mitarbeiter:innen im Unternehmen erreichen.
Inhaltsverantwortliche definieren dabei klar, wer welches Wissen wann benötigt, um den Wissensfluss im Betrieb optimal zu steuern. Über Push-Mitteilungen per E-Mail oder direkt in WIVIO werden relevante Personen oder Gruppen aktiv informiert und zum Lesen der Inhalte aufgefordert.
Dank strukturierter, übersichtlicher Benachrichtigungen mit Link, Metadaten und Änderungskommentar können Informationen schnell erfasst werden.
So unterstützt WIVIO nachhaltiges Wissensmanagement, fördert interne Transparenz und steigert die Effizienz moderner Unternehmen!
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