WIVIO Funktion
Sichtbarkeit & Zugriffsrechte in WIVIO gezielt steuern
WIVIO bietet ein leistungsstarkes Rechtemanagement für Benutzer und Benutzergruppen. Mit der gezielten Vergabe von Sichtbarkeitsrechten lässt sich präzise festlegen, wer welche Inhalte in der Wissensdatenbank sehen darf. Die Zuweisung der Zugriffsrechte gestaltet sich flexibel und orientiert sich typischerweise an Position, Aufgabenbereich und Verantwortungsbereich der jeweiligen Mitarbeitenden oder Führungskräfte.
Wie offen ein Unternehmen mit seinem Wissen umgeht, hängt stark von der Unternehmenskultur und der internen Hierarchie ab. Entscheidend ist, dass jedes Unternehmen die passende Strategie für den Umgang mit Firmenwissen definiert und diese konsequent in WIVIO umsetzt.
Sichtbarkeitsgruppen in WIVIO erstellen und pflegen
Die Erstellung und Verwaltung von Sichtbarkeitsgruppen in WIVIO ist ausschließlich User:innen mit der Rolle „Administrator“ vorbehalten. Die Grundlage für deren Konfiguration bildet in der Regel eine strategische Entscheidung der Geschäftsführung, wie offen die Inhalte der Wissensdatenbank zugänglich sein soll.
Unter dem Menüpunkt „Konfiguration“ können Adminstratoren die Sichtbarkeitsgruppen in WIVIO steuern. Dazu legen sie neue Gruppen an und weisen ihnen die entsprechenden Mitglieder zu.
In WIVIO sind Sichtbarkeitsgruppen bewusst unabhängig von Benachrichtigungsgruppen und lassen sich dadurch flexibel konfigurieren.
Sichtbarkeit auf Dokumentenebene definieren
Für jedes einzelne Dokument – in WIVIO als Wissensdokument bezeichnet – kann direkt in den Dokumentendaten hinterlegt werden, wer Zugriff haben soll und wer nicht. Unter dem Menüpunkt „Entwürfe“ können Inhaltsverantwortliche sowohl einzelnen Benutzer:innen, als auch ganzen Benutzergruppen Zugriff auf ihre Dokumente geben. So ist Wissen zielgruppenspezifisch sichtbar und steht genau den richtigen Personen zur Verfügung.
Unser Tipp zur Policy für Firmenwissen:
Es hat sich bewährt, dass User:innen jeweils Zugriff auf den Teil der Dokumente erhalten, der für deren Funktion bzw. Aufgabengebiet relevant ist. Das verhindert Informationsüberflutung, steigert die Nutzungsqualität der Wissensdatenbank und gewährleistet gleichzeitig die Sicherheit sensibler Unternehmensinhalte.
Kurz & Knapp
WIVIO ermöglicht mit seinem flexiblen Rechtemanagement eine präzise Steuerung von Sichtbarkeiten auf Dokumentenebene. Durch das gezielte Hinterlegen von einzelnen Benutzern oder bestimmten Benutzergruppen, finden Mitarbeitende relevante Inhalte schneller, arbeiten fokussierter und werden nicht durch unnötige Informationen abgelenkt. Das spart Zeit und steigert die Produktivität im Arbeitsalltag spürbar.
Nutze das Potenzial eines durchdachten Rechtemanagements und mach dein Unternehmenswissen zur echten Stärke. Starte jetzt mit WIVIO und bring Struktur, Sicherheit und Effizienz in deine Wissensdatenbank.
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