WIVIO Funktion
Aufgabenübersicht: Ihre To-Dos stets im Blick
Unter dem Menüpunkt „Mein Bereich“ kann jede:r User:in auf seine Aufgabenübersicht in WIVIO zugreifen. Beim Unterpunkt „Aufgaben“ sind alle offenen To-Dos der jeweiligen User:innen übersichtlich aufgelistet. Zudem wird die Aufgabenliste sowie die Anzahl der offenen Aufgaben, rechts oben neben dem Profilbild angezeigt. Die Aufgaben können bei Bedarf nach Aufgabentyp gefiltert werden:
- Aktualität prüfen
- Genehmigung prüfen
- Freigabe prüfen
- Korrigieren
- Aufgabe Lesen*
- Info Lesen*
* wenn bei den Benutzerdaten in WIVIO keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist
Erledigte Aufgaben abschließen
Über das Drei-Punkte-Menü können Wissensarbeiter:innen ihre offenen Aufgaben Schritt für Schritt abarbeiten und schließen. Im Anschluss erscheint die Systemmeldung „Aufgabe erfolgreich abgeschlossen“. Sobald alle Aufgaben in der Liste finalisiert sind, verschwindet die rote Markierung im Menü und neben dem jeweiligen Profilbild der User:innen.
Wurde bei der Wiedervorlage ein konkretes Datum hinterlegt, muss die Datei zu diesem Datum überarbeitet und neu veröffentlicht werden, um die Aufgabe zu schließen. Sollte es nicht möglich sein, die Aufgabe gleich zu bearbeiten, können Sie die Wiedervorlage in der Aufgabeliste verschieben, indem Sie ein neues Wiedervorlagedatum hinterlegen.
TIPP: Offene Aufgaben können über den Menüpunkt „Statistik“ auch beobachtet und anonymisiert ausgewertet werden.
Genehmigung: Änderungen zustimmen oder ablehnen
Wird ein Dokument bzw. WiDok von einem Wissensarbeiter überarbeitet, so bekommt der oder die jeweilige Inhaltsverantwortliche die Aufgabe die Änderungen zu prüfen und die Genehmigung zu erteilen. Die zuständige Person muss nun entscheiden, ob die Änderungen übernommen oder die Genehmigung abgelehnt wird.
Gerade im zweiten Fall ist es wichtig, einen aussagekräftigen Ablehnungsgrund anzugeben. Die Autor:innen werden anschließend von WIVIO über die Ablehnung informiert und wissen, an welchen Stellen sie nachbessern müssen. In ihrer Aufgabenliste erscheint dafür die Aufgabe „Korrigieren“.
Nach Umsetzung der Korrekturen bzw. Verbesserungen kann die Genehmigung erneut initialisiert werden.
Kurz & Knapp
WIVIO sorgt mit einer zentralen Aufgabenübersicht für maximale Transparenz und stellt sicher, dass keine To-Dos im Wissensmanagement verloren gehen. Über den persönlichen Bereich behalten Nutzer:innen jederzeit den Überblick über anstehende Aktualisierungen, Prüfungen und Korrekturschleifen.
Durch strukturierte Workflows für Genehmigungen und Wiedervorlagen unterstützt WIVIO Unternehmen dabei, Informationen aktuell und qualitätsgesichert zu halten. Die Möglichkeit, Aufgaben flexibel zu verschieben oder über Statistiken anonymisiert auszuwerten, macht WIVIO zu einem effizienten Werkzeug für die tägliche Wissensarbeit und für ein lückenloses, revisionssicheres Qualitätsmanagement.
Starten Sie jetzt mit unserer Software WIVIO und profitieren Sie von den zahlreichen Vorteilen sowie von unserer smarten KI-Features.
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