WIVIO Funktion
Aktualitätsprüfung in WIVIO
WiDoks mit veralteten oder fehlerhaften Informationen können bei den Mitarbeitenden das Vertrauen in die Datenqualität und somit das Vertrauen in die Wissensdatenbank zerstören. Relevante, richtige und stets aktuelle Inhalte fördern hingegen die Motivation, die Wissensdatenbank täglich zu nutzen. Das smarte Wissensmanagement-Tool WIVIO setzt daher gezielt auf eine regelmäßige Aktualitätsprüfung der gespeicherten Inhalte.
Die Aktualitätskontrolle sorgt für die notwendige redaktionelle Dynamik. Sie ist somit ein wichtiger Bestandteile der Weiterentwicklung von firmeninternem Wissen und fördert:
- verlässliche Wissensquellen
- eine verbesserte Dokumentenqualität
- die kontinuierliche Erweiterung Ihrer Wissensbasis
- Inhalte, die es auch wert sind, gefunden zu werden!
Ablauf der Aktualitätsprüfung
Durch die Wiedervorlage in WIVIO werden die Inhaltsverantwortlichen in den gewünschten Abständen automatisch an die notwendige Aktualisierung ihrer Wissensdokumente erinnert. Am Ende des definierten Wiedervorlage-Zyklus fordert das System die Inhaltsverantwortlichen dazu auf, die anstehende Aktualitätsprüfung durchzuführen. Diese:r muss im Zuge dessen den Inhalt des Wissensdokuments hinterfragen und es anhand der Kriterien für WiDoks neu bewerten.
- Ist das Wissensdokument (WiDok) noch aktuell, richtig und relevant?
- Sind die Metadaten korrekt und aktuell?
- Müssen die Benachrichtigungen oder die Sichtbarkeit angepasst werden?
- Sind die angeführten Links bzw. Verweise zu anderen WiDoks noch gültig?
- Gibt es ähnliche oder redundante Inhalte in anderen WiDoks?
Kurz & Knapp
Die regelmäßige Aktualisierung und Pflege von innerbetrieblichen Dokumenten und deren Inhalten ist enorm wichtig, um diese und damit auch die gesamte Wissensdatenbank aktuell und relevant zu halten.
Die Situation ist vergleichbar mit einer geliebten Pflanze im eigenen Garten: Werden Pflanzen nicht regelmäßig gepflegt, gedüngt und wenn nötig zurückgeschnitten, verkümmern sie rasch. Ähnlich verhält es sich bei Dokumenten mit essentiellem Wissen, die nicht regelmäßig in Verwendung sind: Sie verkümmern und verschwinden irgendwann. Die Aktualitätskontrolle wirkt hier aktiv entgegen.
Durch smarte Features wie die Wiedervorlage und die Aktualitätskontrolle unterstützt Sie WIVIO beim langfristigen Erhalt Ihres wertvollen Unternehmenswissens!
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