WIVIO Funktionen im Detail
Themengebiete abbilden & Wissensgebiete nutzen
Mitarbeitende werden immer wieder mit neuen Themen, Herausforderungen und Aufgaben konfrontiert. Dadurch wird das berufliche Wissen sukzessive erweitert und im Optimalfall laufend in Wissensdokumenten erfasst. Mit der Zeit können so mehrere Dokumente rund um ein relevantes Thema entstehen, die sich jedoch unterschiedlichen Fragestellungen widmen, verschiedene Perspektiven aufzeigen oder verschiedene Zielgruppen ansprechen.
WIVIO setzt daher gezielt auf Erstellung, Gliederung und Nutzung von Wissensgebieten. Diese dienen der kontextabhängigen Klassifizierung sowie der strukturierten Darstellung von Wissen.
- Ein Wissensgebiet pro Thema
- Zuordnung der themenrelevanten Dokumente
- Unabhängig von der Organisationsstruktur (Abteilungen, Teams, etc.)
- Mehrfachzuweisungen von Dokumenten möglich
- Benutzer:innen sehen jene Wissensgebiete, für die sie die notwendigen Sichtrechte besitzen
Beispiele für Wissensgebiete in WIVIO
Wissensgebiete sind unabhängig von der Organisationsstruktur (Abteilungen, Teams etc.) und beziehen sich vorrangig auf firmenrelevante Themen wie:
- Ausbildung
- Auswertungen
- Datenschutz
- Formulare
- Reklamationen
- Einschulung
- SEO/SEA
- Veranstaltungen
- Werbemittel
- Mitbewerber
- Newsletter
Struktur und Logik auf allen Ebenen
Die Zuordnung von Dokumenten zu Wissensgebieten erhöht die Übersichtlichkeit in WIVIO und ermöglicht das Filtern der Suchergebnisse. Zu Beginn sollten Sie mit den Wissensgebieten auf oberster Ebene beginnen.
Erst wenn die Wissensdatenbank komplexer wird, ist es ratsam auch untergeordnete Wissensgebiete zu erstellen und zu nutzen. Wir empfehlen Ihnen hier jedoch max. drei Ebenen zu nutzen.
Die verschiedenen Ebenen der Wissensgebiete bilden dann eine Art »Wissensbaum« mit Verzweigungen. Dieser Wissensbaum ist die hierarchische Darstellung der Wissensgebiete und stellt alle WiDoks, Wissensgebiete und deren Verbindungen dar. Wenn der Wissensbaum einem einfachen und verständlichen Grundkonzept folgt, ist es für die Anwender leichter, dessen Struktur zu verstehen. Sie finden sich dadurch besser zurecht und die Wissensgebiete stoßen auf mehr Verständnis und Akzeptanz.
Klare Zuständigkeiten pro Thema
Zu jedem Wissensgebiet kann eine Person als Wissensgebiet-Verantwortliche:r (WGV) hinterlegt werden. Wissensgebiet-Verantwortliche haben automatisch Sichtrechte auf alle Dokumente im Wissensgebiet sowie auf untergeordnete Wissensgebiete. Bei Änderungen werden sie von WIVIO benachrichtigt.
Aufgaben als Wissensgebiet-Verantwortliche:r
- Erster Ansprechpartner bei Fragen zum Wissensgebiet
- Prüfung der inhaltlichen Qualität der Dokumente
- Erkennen von Wissenslücken
- Prüfen, ob alle relevanten WiDoks das Wissensgebiet hinterlegt haben
- Teilung von unnötig langen bzw. großen Dokumenten veranlassen
- Fusionierungen anregen, um doppelte Dokumente zu vermeiden
- Prüfen, ob zugeordnete WiDoks archiviert oder gelöscht werden sollten
- Überblick über alle zugeordneten WiDoks und untergeordneten Wissensgebiete bewahren
Kurz & Knapp
Wissensgebiete dienen der Gliederung und Darstellung von Dokumenten in WIVIO und bilden die Wissensbasis einer Organisation in Form eines Wissensbaumes ab. Sie sind ein optionales, aber effektives Werkzeug der WBI®Methode.
Durch die Zuordnung der Dokumente zu Wissensgebieten kann eine brauchbare Übersicht geschaffen werden. Mehrfachzuweisungen sind möglich, was einen großen Vorteil gegenüber einem Laufwerk darstellt. Etwaige Überschneidungen sowie Redundanzen werden aufgedeckt.
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