Aktuelles Wissen im Blick behalten
Dokumentenarchiv in WIVIO
Nicht jedes Dokument, das du heute nicht mehr brauchst, sollte sofort gelöscht werden. Mit dem Dokumentenarchiv in WIVIO nimmst du solche Inhalte aus der aktiven Wissensbasis, ohne sie vorschnell aufzugeben. So bleiben aktuelle Informationen im Vordergrund. Gleichzeitig kannst du archiviertes Wissen bei Bedarf wieder aktivieren oder endgültig entfernen.
- Mehr Übersicht: Aktiv genutzte Dokumente werden nicht von überholten Inhalten verdeckt. Die Suche wird entlastet.
- Wissen bewusst bewahren: Potenziell nützliche Inhalte bleiben im Archiv verfügbar.
- Klare Entscheidungen: Behalten, überarbeiten, archivieren oder löschen wird zu einem nachvollziehbaren Umgang mit Dokumenten.
Wenn Behalten und Löschen nicht die richtigen Optionen sind
Mit der Zeit sammeln sich in KMU oft Prozessbeschreibungen, Projektunterlagen, Entscheidungen und andere Wissensdokumente an. Einige davon gelten weiterhin, andere müssen überarbeitet werden. Manche werden im Moment nicht gebraucht, könnten später aber wieder hilfreich sein. Bleiben all diese Inhalte in der aktiven Wissensbasis, wird die Orientierung schwieriger. Werden sie zu früh gelöscht, fehlt später womöglich eine hilfreiche Grundlage. Das Dokumentenarchiv in WIVIO schafft dazwischen einen klaren Zustand: nicht mehr aktiv, aber weiterhin verfügbar.
Über das Kontextmenü mit den drei Punkten kannst du einzelne Dokumente bequem archivieren und den von dir gewünschten Intervall zur Überprüfung hinterlegen.
Dokumentenarchiv: Vorgehensweise und Zugriff
Die Archivierung wird oft im Zuge der Aktualitätsprüfung angestoßen. Der jeweilige Zuständige kann dabei für jedes Dokument entscheiden, was damit geschehen soll:
- Behalten: Der Inhalt ist aktuell, relevant und wird im Arbeitsalltag gebraucht. Das Dokumente bleibt im veröffentlichten Zustand und stets verfügbar.
- Überarbeiten: Das Thema bleibt wichtig, aber der dokumentierte Stand stimmt nicht mehr vollständig. Der Inhalt wird überarbeitet.
- Archivieren: Das Dokument wird derzeit nicht benötigt, bietet jedoch Hintergrundinformationen oder kann zu einem späteren Zeitpunkt wieder nützlich werden.
- Löschen: Der Inhalt hat keinen weiteren Nutzen und soll nach dem dafür vorgesehenen Löschprozess endgültig entfernt werden.
In WIVIO kann unter „Mein Bereich“ zwischen den eigenen veröffentlichten, archivierten und gelöschten Dokumenten gewechselt werden. Im „Gemeinsamen Bereich“ können nur Wissensmanager:innen die archivierten oder gelöschten Dokumente aller User:innen sehen und ggf. reaktivieren.
Dein Vorteil: Weniger alte Treffer, mehr Sicherheit im Alltag
Für Mitarbeitende zählt vor allem, schnell die richtige Information zu finden. Wenn nicht mehr relevante Dokumente aus der aktiven Suche verschwinden, rücken aktuelle Arbeitsanweisungen, Standards und Wissensinhalte wieder nach vorne.
- Weniger Suchzeit: Die aktive Wissensbasis konzentriert sich auf wesentliche, aktuelle Inhalte, die im Tagesgeschäft gebraucht werden.
- Weniger Rückfragen: Mitarbeitende müssen seltener klären, ob ein gefundener Inhalt noch relevant ist.
- Bessere Einarbeitung: Neue Teammitglieder orientieren sich an der aktuellen Wissensbasis, statt an überholten Unterlagen, und können sich schneller einarbeiten.
Das Beste daran: Im WIVIO Dokumentenarchiv können bereits archivierte Wissensdokumente unkompliziert wieder reaktiviert werden, wenn diese zu einem späteren Zeitpunkt erneut gebraucht werden.
Fazit: Wissen bewahren, ohne die aktive Wissensbasis zu überladen
Mit dem Dokumentenarchiv in WIVIO trennst du klar zwischen aktivem und vorerst nicht mehr benötigtem Wissen.
Relevante Inhalte bleiben leichter auffindbar, während potenziell wertvolle Dokumente nicht vorschnell verloren gehen. So entsteht eine Wissensbasis, in der Mitarbeitende schneller erkennen, was sie für ihre Arbeit brauchen und in der dein Unternehmen bewusst mit dem Lebenszyklus seiner Dokumente umgeht.
Zurück zu allen FunktionenFAQ: Häufige Fragen zum Dokumentenarchiv
Was ist der Unterschied zwischen Archivieren und Löschen?
Archivierte Dokumente bleiben verfügbar und können wieder aktiviert werden. Beim Löschen wird ein Dokument nach dem vorgesehenen Löschprozess endgültig entfernt.
Erscheinen archivierte Dokumente weiterhin in der Suche oder in den Antworten des Chatbots „Frag WIVIO“?
Nein. Archivierte Inhalte werden in der Suche und vom Chatbot „Frag WIVIO“ nicht berücksichtigt. Dadurch konzentrieren sich die Suchergebnisse und Antworten auf die aktive Wissensbasis.
Kann ein archiviertes Dokument wieder genutzt werden?
Ja. Wenn der Inhalt erneut relevant wird, kann das Dokument reaktiviert und wieder in die aktive Wissensbasis übernommen werden.
Welche Dokumente gehören ins Archiv?
Geeignet sind Dokumente, die aktuell nicht mehr gebraucht werden, aber später noch als Referenz, Erfahrungsgrundlage oder Ausgangspunkt für eine neue Fassung dienen können.
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