WIVIO Funktion
Backup-Funktion & Know-how-Schutz in WIVIO
Das oberste Ziel von Wissensmanagement ist es wertvolles Unternehmenswissen zu dokumentieren und damit langfristig im Betrieb zu sichern. Doch sobald Wissen explizit verfügbar ist, könnte es auch außerbetrieblich bzw. missbräuchlich verwendet werden. Gerade wenn ein Mitarbeiter beispielsweise durch einen Mitbewerber abgeworben wird, besteht die Möglichkeit der missbräuchlichen Weitergabe von wertvollem Unternehmenswissen.
WIVIO sorgt daher durch verschiedene Mechanismen und Funktionen für Sicherheit und wirkt einem Datenverlust in mehrerlei Hinsicht aktiv entgegen. Zudem können die notwendigen Vorlagen für Arbeitsverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen oder Verschwiegenheitserklärungen zentral in WIVIO gesichert und im Laufe der Zeit weiterentwickelt werden.
Backup aller Wissensdokumente
Nur ein definierter Kreis an WIVIO-User:innen kann eine Sicherungskopie der gesamten Wissensdatenbank in Form eines »Back-ups« erstellen. Dabei wird eine ZIP-Datei kreiert, in der jedes einzelne Dokument als lokale Sicherungskopie enthalten ist. Es handelt sich jeweils um die letzte veröffentlichte Version der Dokumente. Zusätzlich wird eine Übersichtstabelle aller Wissensdokumente generiert und ebenfalls lokal gesichert. Die Übersicht enthält neben Dokumentennummer und Titel auch alle anderen wesentlichen Metadaten. Dateianhänge von Dokumenten sind nicht im Download-Ordner enthalten.
Die Sicherungsfunktion ist im Bereich „Management“ unter dem Menüpunkt „Dokumentensicherung“ zu finden. Sie eignet sich besonders für Audits, Revisionszwecke, zur internen Archivierung oder für eine systemübergreifende Auswertung. Alle Inhalte werden nachvollziehbar und strukturiert bereitgestellt – ohne manuelle Exportvorgänge.
Passwortschutz für Dokumente
Explizites Wissen ist für ein Unternehmen sehr wertvoll und bringt viele Vorteile mit sich. Doch wenn Wissen erst einmal dokumentiert und veröffentlicht wurde, ist es natürlich auch vor Diebstahl nicht vollkommen geschützt. Kritische oder geheime Inhalte können in WIVIO durch einen dokumentenbasierten Passwortschutz vor ungewollten Zugriffen geschützt werden. Nur Personen, die über das vereinbarte Passwort verfügen, können in weiterer Folge das Dokument lesen oder überarbeiten.
Unser Tipp zum Umgang mit Firmenwissen:
Inhalte sind nur sehr selten wirklich geheim. Wir empfehlen daher, den Zugriff auf relevantes Wissen eher großzügig zu gestalten. Die Vorteile einer offenen Wissenskultur überwiegen und ermöglichen den notwendigen Dialog und Praxisbezug, um Wissen stets aktuell zu halten.
EU Richtlinie (EU) 2016/943 zum Know-how-Schutz
Seit Juli 2016 existiert die Richtlinie (EU) 2016/943 für Know-how-Schutz in Unternehmen. Sie sieht eine Wissensmanagement-Compliance vor, durch die vertrauliches, sensibles Know-how sowie vertrauliche Geschäftsinformationen (Geschäftsgeheimnisse) vor rechtswidrigem Erwerb, rechtswidriger Nutzung und Offenlegung geschützt werden sollen. Dazu müssen die für den Geschäftsbetrieb wesentlichen Inhalte sowie geschäftskritischen Informationen identifiziert und gesichert werden, um sie vor Daten-Diebstahl oder die missbräuchliche Verwendung durch Mitarbeiter:innen zu schützen.
Unternehmen müssen Geschäftsgeheimnisse laut Punkt 3 der Richtlinie (EU) 2016/943 aktiv schützen (z. B. durch IT-Maßnahmen, Mitarbeiterschulungen, interne Richtlinien und Verträge) und das im Streitfall nachweisen. Wer keinen nachweisbaren Schutzplan hat (NDAs, Zugangsbeschränkungen, IT-Konzept), verliert seinen Schutzanspruch.
Die Richtlinie kommt dort zur Anwendung, wo kein formaler Rechtsschutz (Patent oder Gebrauchsmuster) zur Verfügung steht. Sie befasst sich mit vertraulichen Geschäftsinformationen bzw. Geschäftsgeheimnissen, die folgende Kriterien erfüllen:
- Sie sind mit Geheimhaltungsmaßnahmen durch die Organisation geschützt.
- Sie sind auch Personen, die sich mit dem speziellen Thema beschäftigen, nicht bekannt oder ohne weiteres zugänglich.
- Sie sind von kommerziellem Wert, weil sie geheim sind.
In Österreich wurde RL (EU) 2016/943 durch das Bundesgesetz gegen den unlauteren Wettbewerb 1984, der Zivilprozessordnung und dem Verbraucherbehörden-Kooperationsgesetz (UWG-Novelle 2018), BGBl. I Nr. 109/2018, umgesetzt.
Kurz & Knapp
WIVIO bietet Unternehmen gezielte Funktionen, um dokumentiertes Wissen sowohl zu sichern, als auch vor Missbrauch zu schützen. Mit der Backup-Funktion lässt sich die gesamte Wissensdatenbank als ZIP-Datei inklusive Übersichtstabelle exportieren. Diese Sicherungskopie eignet sich ideal für Audits, zur Archivierung oder zur revisionssicheren Dokumentation.
Für besonders sensible Inhalte steht ein dokumentenbasierter Passwortschutz zur Verfügung, der den Zugriff auf autorisierte Personen beschränkt. Die rechtliche Grundlage dafür bietet die EU-Richtlinie 2016/943.
Schützt euer Unternehmenswissen mit den richtigen Features, klaren Richtlinien und einer verantwortungsvollen Wissenskultur.
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