WIVIO Funktion
Versionierung & Historie
In der Software WIVIO verfügt jedes veröffentlichte Wissensdokument über eine durchgängige Bearbeitungshistorie. Das bedeutet, dass ältere Versionen des Dokuments im Hintergrund gespeichert werden und zu einem späteren Zeitpunkt verfügbar sind. Zu diesem Zweck werden beim Reiter „Historie“ in WIVIO alle Versionen im Verlauf dargestellt und sind für jede:n Benutzer:in einsehbar. Die jeweils aktuelle Version befindet sich ganz oben. Darunter finden Sie die jeweiligen Vorgängerversionen.
Die Versionierung in WIVIO ist speziell für Unternehmen mit ISO-Zertifizierung relevant und bietet mehrere Vorteile:
- Stets die neueste Version für alle verfügbar
- Revisionssichere Inhalte
- Wiederherstellen alter Versionen möglich
- Versionsvergleich zum Abgleich von Inhalten in Word
Historie zeigt Verlauf von Bearbeitungen
Die Versionierung eines Dokuments dient der Verfolgung der zeitlichen Entwicklung. Durch die Versionsnummer ist immer für alle Mitarbeitenden ersichtlich, in welcher Version das aktuelle Dokument vorliegt. Das beugt dem Arbeiten mit veralteten Daten sowie Missverständnissen vor.
Die Versionsnummer bezieht sich immer auf einen eindeutigen Stand. Das Datum eines Dokuments sagt hingegen nur bedingt etwas über den Stand aus. Wenn beispielsweise ein Wissensdokumente um 11 Uhr vormittags als neue Version veröffentlicht wird, verliert die alte Version sofort ihre Gültigkeit. Das Datum ist in diesem Fall also nicht aussagekräftig genug und es könnte zu Missverständnissen kommen.
Die Versionsnummer hingegen erleichtert es, von einem gemeinsamen Stand aus und mit der gleichen Wissensbasis, in ein Meeting oder in eine Schulung zu starten.
Gerade im Qualitätsmanagement sind revisionssichere Dokumente eine wesentliche Anforderung. WIVIO eignet sich daher als webbasierte QMS-Software bzw. Integriertes Managementsystem und erleichtert die Umsetzung der unterschiedlichen ISO-Zertifizierungen durch effizientes, strukturiertes und revisionssicheres Dokumentenmanagement, klare Verantwortlichkeiten und eine hohe Transparenz im gesamten Qualitätsmanagementprozess.
Versionierung von Dokumenten während der Bearbeitung
Die Versionierung in WIVIO sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter:innen stets auf das aktuelle, versionsgleiche Wissen in der zentralen Wissensdatenbank zugreifen. Dadurch sind alle Mitarbeitenden auf dem gleichen, aktuellen Stand.
Während ein Wissensdokument überarbeitet wird, bleibt in WIVIO stets die letztgültige Version des Dokuments für alle anderen Benutzer sichtbar, was ein kontinuierliches Weiterarbeiten ermöglicht. Das Wissensdokument ist jedoch für den Zeitraum der Bearbeitung für alle anderen Wissensarbeiter:innen gesperrt und somit solange schreibgeschützt, bis die neue Version veröffentlicht wurde.
Den aktuellen Stand der Überarbeitung sieht jeweils nur die bearbeitende Person. Alle anderen Benutzer:innen können den Entwurf nicht einsehen. Es gibt jedoch die Möglichkeit, Entwürfe an andere Wissensarbeiter:innen zu übertragen.
Die Änderungskommentare
Wird eine neue Version eines bestehenden Dokuments veröffentlicht, sind die Änderungen nicht immer auf Anhieb erkennbar. Deshalb ist es in WIVIO Pflicht, bei der Veröffentlichung einer neuen Version eines WiDoks einen aussagekräftiger Kommentar anzuführen, der die Änderungen beschreibt:
- Was wurde geändert?
- Warum wurde etwas geändert?
- Was ist neu dazugekommen?
- Was wurde gelöscht?
Der Änderungskommentar ist ein wesentlicher Bestandteil der automatischen Benachrichtigung, die anschließend an die ausgewählten Empfänger:innen gesendet wird. Wurde ein guter, aussagekräftiger Kommentar gewählt, muss bei bereits bekannten WiDoks nicht mehr der gesamte Inhalt gelesen werden. Die kurze Info im Änderungskommentar reicht meist aus. Das spart Zeit und Geld.
Versionsvergleich in Word
In WIVIO ist auch ein Versionsvergleich von Word-Dateien möglich. Damit können zwei unterschiedliche Versionen eines Word-Dokuments miteinander verglichen werden, um Änderungen und Unterschiede nachzuvollziehen. Word kennzeichnet dazu alle Änderungen zwischen den beiden ausgewählten Versionen visuell durch farbliche Markierungen.
Der Versionsvergleich ist ein praktisches Feature, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei der Weiterentwicklung von Dokumenten sicherzustellen. Ein Versionsvergleich ist jedoch nicht möglich, wenn eine der Versionen passwortgeschützt ist.
Zusätzlich gibt es eine Historie von Dokumentenentwürfen: Autor:innen können alle Entwurfsversionen einsehen und jede Version mit der vorherigen oder der veröffentlichten Version vergleichen. Diese Funktion ist verfügbar, solange der Entwurf noch nicht veröffentlicht wurde.
Kurz & Knapp
WIVIO bietet eine professionelle professionelle Versionierung und Historie für Ihre Dokumente, damit alle Mitarbeitenden jederzeit mit der aktuellsten, revisionssicheren Version in der zentralen Wissensdatenbank arbeiten können.
Durch Versionsnummern, eine vollständige Bearbeitungshistorie, aussagekräftige Änderungskommentare in Benachrichtigungen und den Versionsvergleich in Word, wird Transparenz, Nachvollziehbarkeit und ISO-Konformität gewährleistet. Mit WIVIO profitieren Sie von effizientem Wissensmanagement, Zeitersparnis und klarer Kommunikation.
Gerade im Qualitätsmanagement sind revisionssichere Dokumente ein Muss. Decken Sie mit der Software WIVIO alle notwendigen Anforderungen ab und investieren in ein einfaches, pragmatisches Tool, das allen den Arbeitsalltag erleichtert.
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