WIVIO Funktion
Suchfunktion in WIVIO: Smart & schnell
Mitarbeitende verbringen bis zu 20 % ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen nach benötigten Informationen und Wissen. Das entspricht rund acht Stunden pro Woche, die einfach verschwendet werden. Zeit, die an anderen Stellen fehlt und besser für wesentliche Dinge verwendet werden sollte. Daher gilt: Je strukturierter die Inhalte und die Suche sind, desto schneller und produktiver sind die Mitarbeitenden.
Die hybride, KI-gestützte Suche in WIVIO ist ein zentrales Kernelement für effizientes Wissensmanagement. Sie kombiniert klassische Volltextsuche mit moderner semantischer Suche und erkennt dadurch auch Synonyme, ähnliche Begriffe und Formulierungen. Die KI-Suche umfasst:
- integrierte Volltextsuche & Semantik
- Autovervollständigung und Autokorrektur
- praktische Filter (z. B. Wissensgebiete, Zuständigkeit, Format, Zeitraum)
- Priorisierung nach Relevanz
Klassische Suche mit Filter- & Sortiermöglichkeiten
Die klassische Suche in WIVIO bezieht sich auf die exakte Übereinstimmung von Schlüsselwörtern. Die Ergebnisse werden durch den Suchalgorithmus nach Relevanz gereiht. Alle Suchtreffer erscheinen übersichtlich in einer Liste – inklusive Dokumentennummer, Titel, Zuständigkeit, usw. Im nächsten Schritt können Sie die Suchtreffer variabel filtern bzw. sortieren:
- Filtern nach Zuständigkeit (Inhaltsverantwortung)
- Filtern nach Wissensgebiet (Kategorisierung)
- Filtern nach Dateiformat
- Alphabetische Sortierung
- Sortieren nach Datum der letzten Veröffentlichung
- Sortieren nach Dokumentennummer
Je nach Bedarf kann auch auf die hybride KI-Suche umgeschaltet werden.
Hybride KI-Suche in WIVIO
Mit der hybriden, KI-gestützten Suche in WIVIO finden Sie Wissen schneller, gezielter und präziser als je zuvor. Sie kombiniert die klassische Volltextsuche mit einer modernen semantischen Suchfunktion.
WIVIO erkennt somit nicht nur exakte Begriffe, sondern versteht auch den Sinn Ihrer Anfrage. Synonyme, ähnliche Formulierungen oder verwandte Themen werden berücksichtigt und beeinflussen die Suchtreffer. So erhalten alle Mitarbeitenden passende Ergebnisse, auch wenn sie nicht das richtige Wording kennen oder sich bei der Wortwahl nicht ganz sicher sind.
Exakte Treffer, zum Beispiel im Dokumententitel oder bei einer Dokumentennummer, werden wie gewohnt an erster Stelle angezeigt. Durchsucht wird ausschließlich die jeweils zuletzt veröffentlichte Version der Dokumente, für die der Mitarbeitende die entsprechenden Sichtrechte hat.
Verlässliche Quellen: Ihre Dokumente
Die Suche in einer Wissensdatenbank unterscheidet sich maßgeblich von einer Suchmaschine oder KI im Internet. Bei öffentlichen Suchmaschinen wie Google® sowie diversen KI-Anbietern werden unzählige Ergebnisse mit fragwürdigem, oft widersprüchlichem Inhalt angezeigt. Die Quellen sind dabei sehr unterschiedlich und nicht zentral.
In einer firmeninternen Wissensdatenbank wie WIVIO befinden sich hingegen nur Wissensdokumente, deren Inhalte von den Zuständigen regelmäßig überprüft werden. Nur die jeweils zuletzt veröffentlichte Version eines Wissensdokuments wird für die Suche in WIVIO indiziert. Somit greifen Mitarbeitende stets auf aktuelles, relevantes und richtiges Wissen zu und können sich auf die qualitativ hochwertigen Inhalte verlassen.
Wissenslücken identifizieren
Durch die Auswertung von Suchanfragen und Suchbegriffen können gezielt Wissenslücken identifiziert und optimalerweise in weiterer Folge geschlossen werden. Speziell Suchanfragen ohne Suchtreffer können auf eine explizite oder strategische Wissenslücke hinweisen:
- Explizite Wissenslücken entstehen oft, wenn das Wissen nur implizit − also in den Köpfen der Mitarbeitenden − vorhanden ist. Sie können häufig durch das Schreiben oder Beauftragen von entsprechenden Wissensdokumenten geschlossen werden.
- Strategische Wissenslücken hingegen entstehen, wenn das Wissen, das aufgrund der Unternehmensstrategie zukünftig relevant sein wird, weder implizit noch explizit im Unternehmen vorhanden ist. In diesem Fall sollten hier dringend Personen mit den notwendigen Kompetenzen aufgebaut, eingestellt oder externe Experten hinzugezogen werden, um die Wissenslücken zu schließen.
Kurz & Knapp
Langwieriges Suchen und die damit verbundene Zeitverschwendung waren gestern: Die hybride KI Suche in WIVIO wird Ihnen zukünftig den Arbeitsalltag maßgeblich erleichtern.
Smart & schnell finden Sie und Ihre Kolleg:innen alle wesentlichen Informationen, die Sie für einen reibungslosen Arbeitsalltag brauchen.
Starten Sie jetzt mit unserem Wissensmanagement-Tool WIVIO und profitieren Sie von den zahlreichen Vorteilen einer zentralen, flexiblen Dokumentenverwaltung, sowie von unserer smarten KI-Suche.
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