Wissen geht mit in die Pension
Wie Unternehmen mit dem richtigen System verhindern, dass Jahrzehnte an Erfahrung einfach mit der Pensionierung verschwinden – und warum das oft leiser passiert, als man denkt. Daher möchten wir Ihnen die Geschichte von Franz erzählen…
Franz ist kein Mann für große Reden. Er braucht keine Bühne, keine Präsentation, keinen Applaus.
Franz ist einfach da. Immer schon gewesen. Er kennt jede Maschine, die Kunden mit ihren Eigenheiten, die Lieferanten und jeden einzelnen Mitarbeiter, der nach ihm angefangen hat. Seit 1988 arbeitet er in der Firma. Zuerst als Maschinenschlosser, später als Einrichter und zuletzt als ruhender Pol der gesamten Produktion.
Es gab Tage, da stand alles still – bis Franz kam. Wenn eine Anlage streikte, hörte er zuerst zu, dann schaute er sich alles in Ruhe an – und dann kam fast immer die passende Lösung: „Das ist die Kupplung. Die mag keine schnelle Anfahrt, schon gar nicht bei den schweren Teilen. Fahr sie weicher hoch.“ Kein Maschinenbauer hätte das vermutlich so in seiner Anleitung beschrieben – aber Franz wusste es und er hatte Recht. Es funktionierte.
Der stille Schatz – und die große Lücke
Im Frühjahr steht Franz‘ Ruhestand an. Die Kollegen planen eine kleine Feier. Es gibt ein Geschenk, vielleicht eine goldene Schraube mit Gravur, vielleicht ein Fotobuch. Und viele werden sagen: „Schade, dass du gehst Franz. Du wirst fehlen.“
Was passiert, wenn jemand wie Franz geht? Da bleibt nicht nur eine freie Stelle. Sondern eine riesige Lücke. Nicht auf dem Papier. Nicht im ERP. Nicht im Intranet. Sondern im gesamten Betrieb. Sein wertvolles Wissen und seine jahrelange Erfahrung gehen mit ihm. Sein Wissensschatz steckt tief in seinem Kopf. Und genau da liegt das Problem: Sein Wissen ist nirgends vermerkt. Es ist implizit, erfahren, gefühlt. Es wurde nicht digitalisiert, geschweige denn in einem System oder Unternehmenshandbuch festgehalten. Und doch ist es in jedem zweiten Handgriff wirksam und wird ständig benötigt.
Die unbequeme Wahrheit: Wissenstransfer passiert nicht von allein
Die kleinen Abweichungen im Prozess und das, was zwischen den Zeilen der Kundengespräche steht, sind nirgends niedergeschrieben. Selbst die „schlauen Umwege“, mit denen man Stillstand vermeiden kann, sind nicht erfasst. Und das passiert nicht aus Boshaftigkeit oder Absicht. Sondern weil der Alltag oft keine Zeit dafür lässt und Dokumentation oft zu kurz kommt. Weil „man das eh weiß“ – bis es niemand mehr weiß.
Im Unternehmen von Franz will man daher dieses Mal nicht denselben Fehler machen, den man vor Jahren bei einem anderen Kollegen gemacht hat.
Damals ging ein Meister in Rente – mit ihm verschwanden auch seine Mappen, sein Schmierzettel-System und sein Bauchgefühl für die Produktionsplanung.
Die Einarbeitung des Nachfolgers zog sich über Monate. Kleine Fehler häuften sich. Und am Ende war klar: Das darf uns nicht noch einmal passieren!
Dokumentation, die für Franz funktioniert
Mit dem Fiasko vom letzten Austritt im Hinterkopf, startet man dieses Mal anders: nicht mit einem riesigen Projekt, sondern mit einer einfachen Frage: „Franz, könntest du uns bitte ein paar Sachen aufschreiben – so wie du’s machst, nicht wie’s im Handbuch des Herstellers steht?“
Franz fühlt sich geehrt, ist aber keiner, der gerne stundenlang in einem System oder Wiki rumklickt. Word und Excel kennt er aber. Und die ein oder andere Präsentationen für die Azubis hat er auch schon gemacht. Deshalb muss eine unkomplizierte Lösung her, mit der Franz gut zurechtkommt. Die Anforderungen sind klar:
- Franz will mit seinen gewohnten Programmen arbeiten – ohne neues Tool, ohne Schulung.
- Die Ablage soll automatisch an der richtigen Stelle erfolgen, ohne dass er lange suchen muss.
- Jedes Dokument soll sofort durchsuchbar, versioniert und nachvollziehbar sein – ohne dass Franz etwas dafür tun muss.
So wuchs Woche für Woche ein ganzer Fundus an praktischem Wissen – Baustein für Baustein. Franz nennt ihn seinen „digitalen Werkzeugkasten“. Darin sammelt er alles, was er seinem jüngeren Ich gern früher mit auf den Weg gegeben hätte – und was anderen heute Zeit, Nerven und Umwege ersparen kann:
- Checklisten für die Maschinenfreigabe
- Hinweise für spezielle Werkzeuge
- Anleitungen mit Fotos zum Troubleshooting, um Standzeiten zu verhindern
- Tipps für die Produktionsplanung
- Erfahrungswerte für Materialien und deren Tücken
Zwei Generationen, ein Ziel: Franz & Leon
Ein besonders schönes Beispiel ist Leon. 19 Jahre jung, motiviert, technikbegeistert – aber eben neu im Job. Leon durfte Franz in den letzten Monaten regelmäßig begleiten. Was am Anfang wie ein „Mitschauen“ wirkte, wurde bald zur echten Kooperation: Franz erklärt. Leon schreibt.
- Gemeinsam erarbeiten sie Lösungen und machen Franz‘ Erfahrungen explizit.
- Sie erstellen Dokumente und überarbeiten bestehende Anleitungen.
- Franz ergänzt sein Know-how. Leon bebildert und formatiert das Ganze.
- Am Ende steht ein echtes, nutzbares Wissensdokument – aus Erfahrung, für die Zukunft.
Und das Wichtigste: Beide lernen dabei. Franz erkennt, wie viel Wissen er eigentlich hat. Leon saugt es auf wie ein Schwamm, konserviert es und weiß, dass er nicht allein ist.
Die Plattform im Hintergrund – leise, aber wirksam
Die Technik dahinter? Nahezu unsichtbar und somit zweitrangig für Franz. Einfach und verlässlich sollte es sein. Keinen Mehraufwand verursachen, sondern langfristigen Nutzen stiften.
Und genau hier unterscheidet sich WIVIO von vielen anderen Wissensmanagement-Tools am Markt:
- Erfassung in Word, Excel oder PowerPoint
- Intuitive Ablage – kein Systemwechsel, kein Schulungsaufwand
- Automatische Versionierung und Freigaben
- Suchbar, auffindbar, aktualisierbar
- Voll integriert in die tägliche Arbeit
So entsteht kein großes Projekt, das Mitarbeiter komplett vereinnahmt, sondern ein laufender Prozess, der sich niederschwellig in den Arbeitsalltag eingliedert. Und dieser Prozess ist nachhaltig und baut einen echten Wissensschatz auf.
Fazit: Wissen bleibt, wenn man es lässt
Der Tag ist gekommen, an dem Franz in Pension geht. Mit Dank, Respekt und vielleicht einer goldenen Schraube mit Gravur.
Aber vor allem: Mit dem guten Gefühl, dass sein Wissen erhalten bleibt und er seinen Kollegen auch weiterhin helfen kann. Selbst wenn er längst daheim im Liegestuhl liegt und den Ruhestand genießt.
Denn das Unternehmen hat es geschafft, das Wissen aus seinem Kopf in einer Wissensdatenbank zu erfassen. Es ist nun fixer Bestandteil des Unternehmens. Nicht theoretisch. Nicht akademisch. Sondern echt, nachvollziehbar, lebendig.
